Cho dù bạn làm việc trong một bộ phận quan hệ công chúng bận rộn cho một tập đoàn lớn, hoặc đã được chỉ định để xử lý việc quảng bá cho một sự kiện nhỏ, cảnh báo truyền thông là một trong những công cụ quan trọng nhất của thương mại. Thông báo truyền thông là một lời mời được thiết kế để thông báo cho giới truyền thông về sự kiện của bạn, chẳng hạn như một cuộc họp báo hoặc khai trương và lôi kéo họ tham dự. Một cảnh báo truyền thông khác với thông cáo báo chí, đây là một ví dụ về loại bảo hiểm mà bạn muốn xem sau sự kiện.
Thêm một tiêu đề vào tài liệu đọc Cảnh báo Media Media. Sử dụng phông chữ lớn - 20 điểm trở lên - tất cả các chữ in hoa và in đậm để đảm bảo rằng cảnh báo nổi bật trong số tất cả các mục khác mà phòng tin tức nhận được mỗi ngày.
Bao gồm ngày mà bạn đang gửi thông báo và thông tin liên lạc của bạn ở đầu trang.
Mô tả các thông tin cơ bản về sự kiện này; bao gồm ai, cái gì, ở đâu, khi nào và tại sao. Chia mỗi khía cạnh thành một đoạn riêng biệt, mỗi phần có tiêu đề riêng.
Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, hấp dẫn để mô tả sự kiện, nhưng tránh báo cáo. Một cảnh báo truyền thông được thiết kế để thu hút truyền thông đến một sự kiện, không giải thích sự kiện hoặc cung cấp góc độ về tin tức.
In cảnh báo phương tiện truyền thông trên tiêu đề thư của công ty. Kiểm tra kỹ tài liệu về lỗi chính tả, lỗi chính tả và ngữ pháp và xác nhận rằng các chi tiết của sự kiện là chính xác.
Chuẩn bị danh sách liên lạc phương tiện truyền thông của bạn. Mỗi phương tiện truyền thông có sở thích riêng để nhận thông báo, nhưng hầu hết thích fax hoặc email. Xác nhận rằng thông tin liên lạc bạn có cho mỗi người là chính xác để tránh lãng phí thời gian.
Gửi cảnh báo phương tiện truyền thông ít nhất 24 giờ trước khi sự kiện, nếu có thể. Nếu cảnh báo phương tiện là cho một cuộc họp báo vào phút cuối, hoặc lời đề nghị cho một chuyên gia về một câu chuyện tin tức, hãy gửi nó càng sớm càng tốt, tốt nhất là với ít nhất một hoặc hai giờ thông báo.
Theo dõi cảnh báo phương tiện bằng một cuộc gọi điện thoại nếu bạn muốn xác nhận rằng phương tiện chính đã nhận được cảnh báo và dự định tham dự, hoặc nếu nó đang được thông báo ngắn.
Đăng cảnh báo phương tiện truyền thông lên trang web của công ty bạn và thêm thông tin về sự kiện này vào nguồn cấp dữ liệu truyền thông xã hội của công ty bạn, nếu có. Nếu phương tiện truyền thông theo dõi bạn trực tuyến, họ có thể nhận thông tin từ các nguồn đó ngay lập tức, điều này đặc biệt quan trọng nếu họ ở ngoài hiện trường và không nhận được thông báo in của bạn.
Lời khuyên
-
Giữ thông báo phương tiện ngắn, không quá một trang. Làm rõ rằng sẽ có cơ hội cho hình ảnh và video tại sự kiện truyền thông.
