Kế toán là một khía cạnh thiết yếu của một doanh nghiệp. Lưu trữ hồ sơ kỹ lưỡng cho phép doanh nghiệp cung cấp báo cáo tài chính chính xác cho các cổ đông, người cho vay và Dịch vụ doanh thu nội bộ, trong số những người khác. Cho dù công ty của bạn đang được kiểm toán hay chỉ cần nộp thuế hàng quý, bạn sẽ cần phải có một kế toán viên lành nghề để chuẩn bị các báo cáo cần thiết và đảm bảo rằng các lý thuyết kế toán cơ bản được đáp ứng. Bất kể loại hình kinh doanh nào bạn điều hành, sự hiểu biết thấu đáo về nhiều cách để xem xét nhu cầu tài chính của bạn và nắm bắt tốt các nguyên tắc kế toán là điều bắt buộc đối với cả chủ sở hữu công ty và kế toán viên để đảm bảo rằng tương lai tài chính của bạn được bảo vệ.
Lý thuyết kế toán là gì?
Nó rất cần thiết cho kế toán và chủ doanh nghiệp để hiểu các khái niệm kế toán cơ bản. Các nguyên tắc đằng sau những lý thuyết này đã tăng lên theo thời gian đối với các hoạt động thực tế được sử dụng bởi kế toán viên để đảm bảo tài chính được quản lý và theo dõi đúng đắn. Có một số nguyên tắc được coi là một phần của lý thuyết kế toán cơ bản, bao gồm nguyên tắc chi phí, nguyên tắc phù hợp, tính vật chất, tính bảo thủ và giả định đơn vị tiền tệ.
Giá gốc: Nguyên tắc này yêu cầu ghi lại tài sản ngay khi chúng được mua. Chúng có thể bao gồm từ những thứ đơn giản như vật tư văn phòng và thiết bị nhà máy đến nhượng quyền thương mại mới. Tùy thuộc vào loại tài sản bạn đang ghi, có thể họ sẽ mất giá theo thời gian. Tuy nhiên, chúng vẫn nên được ghi lại khi bạn có được chúng.
Nguyên tắc phù hợp: Nguyên tắc này yêu cầu tất cả các giao dịch liên quan đến một loại doanh thu cụ thể phải được giữ cùng nhau và được báo cáo dưới dạng một đơn vị. Theo lý thuyết nguyên tắc phù hợp, chi phí luôn được báo cáo trong cùng thời kỳ, chẳng hạn như một tháng, quý hoặc năm và thu nhập liên quan được ghi lại. Lý thuyết này chỉ tồn tại trong phương pháp kế toán dồn tích. Chẳng hạn, nếu công ty của bạn có một nhân viên bán hàng kiếm được 2.000 đô la tiền hoa hồng cho công việc được thực hiện vào tháng 1, chi phí cho việc này sẽ được ghi lại vào tháng 1, ngay cả khi bạn không trả cho nhân viên cho đến tháng tiếp theo. Nguyên tắc này đòi hỏi kế toán phải cẩn thận và luôn nhất quán trong tài liệu của họ.
Vật chất: Khái niệm về tính trọng yếu nói rằng một tiêu chuẩn kế toán có thể bị bỏ qua, miễn là kết quả ròng của việc đó sẽ có tác động đủ nhỏ đến những cuốn sách mà không ai xem xét chúng sẽ bị đánh lừa. Phán quyết cẩn thận phải được thực hiện khi xác định liệu một giao dịch cụ thể có đủ quan trọng hay không vì tính trọng yếu không nêu rõ cụ thể những giao dịch nào được coi là có ảnh hưởng nhất.
Chẳng hạn, nếu bạn có một khoản chi phí nhỏ sẽ được trải ra trong một khoảng thời gian một năm, chẳng hạn như phí internet không dây của bạn, việc 240 đô la đó có được tính khi bạn ký hợp đồng lần đầu so với chia thành 20 đô la không thành vấn đề 12 tháng nó sẽ tác động. Tính trọng yếu cũng thay đổi tùy thuộc vào quy mô của công ty, vì ngân sách nhỏ hơn đòi hỏi phải chú ý nhiều hơn đến từng khoản chi tiêu, vì nó chiếm một phần lớn hơn trong toàn bộ. Ủy ban Chứng khoán và Giao dịch đề xuất rằng một mục hàng đại diện cho ít hơn 5 phần trăm ngân sách không cần phải được tính, nhưng cần phải có bất cứ điều gì vượt quá số tiền đó.
Bảo thủ: Nguyên tắc này liên quan đến các khoản nợ. Để đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn giữ đủ tiền cho các hóa đơn có trong thời gian tới, chủ nghĩa bảo thủ yêu cầu tất cả các khoản nợ và nợ tiềm tàng phải được ghi lại ngay khi chúng được dự đoán. Bằng cách này, các công ty có thể lập kế hoạch cho các chi phí tăng lên trong tương lai.
Đơn vị giả định tiền tệ: Nguyên tắc kế toán cấp cao này phù hợp cho các công ty lớn hoặc toàn cầu. Nó xem xét giá trị của đồng đô la và liệu giá trị này có thể duy trì ổn định hay thay đổi theo thời gian. Bằng cách dự đoán sự biến động tiềm tàng của tiền tệ, nó có thể giúp các doanh nghiệp lập kế hoạch cho việc kinh doanh trong tương lai, mở rộng các cơ sở sản xuất hoặc cơ hội đầu tư.
Quản lý kế toán tài chính Versus
Một số loại kế toán có thể tập trung nhiều hơn vào nhu cầu của các nhà quản lý. Kế toán quản trị đặc biệt hữu ích cho các nhà lãnh đạo công ty, vì kế toán làm việc để chuẩn bị các báo cáo cụ thể sẽ giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định quan trọng để định hướng cho tương lai kinh doanh. Thông thường, kế toán quản trị rất thành thạo trong việc điều hành một công ty và do đó phù hợp hơn để cung cấp lời khuyên cho chủ sở hữu.
Tuy nhiên, kế toán tài chính thường làm việc để cung cấp các báo cáo cho biết doanh nghiệp đang hoạt động tốt như thế nào. Cả hai loại kế toán đều phải tuân theo các quy tắc kế toán vàng giống nhau và, nếu làm việc cho cùng một công ty, hãy tuân thủ các nguyên tắc kế toán giống nhau vì sự thống nhất.
Trong kế toán, như trong hầu hết các lĩnh vực kinh doanh, việc xem xét nhiều lựa chọn mang lại chiến lược hiệu quả nhất cho tuổi thọ và sức khỏe tài chính. Kế toán viên chuyên nghiệp đã quen thuộc với tất cả các lý thuyết kế toán cơ bản và biết cách tạo ra từng công việc cho các doanh nghiệp mà họ tương tác. Không một nguyên tắc nào nhất thiết phải phù hợp với tất cả các công ty và nhu cầu của một tổ chức phát triển theo thời gian. Việc đánh giá lại thường xuyên phương pháp mà một doanh nghiệp đang thực hiện trong kế toán và báo cáo tài chính của họ là rất cần thiết.
Kiến thức kế toán cơ bản
Kế toán chạy trên một cái gì đó được gọi là các quy tắc vàng của Hoàng tử, đó là một loạt các hướng dẫn về cách theo dõi các giao dịch tài chính. Bất kể nguyên tắc kế toán nào đang được sử dụng hay kế toán có tuân theo chiến lược tài chính hay quản lý hay không, điều quan trọng là các quy tắc này phải được tuân thủ.
Quy tắc đầu tiên trong số này liên quan đến hệ thống sổ sách kế toán kép, quy định rằng mọi giao dịch sẽ cần phải được phản ánh trong ít nhất hai tài khoản. Chẳng hạn, nếu doanh nghiệp của bạn bán sản phẩm với giá 5.000 đô la, trong kế toán dựa trên cơ sở dồn tích, kế toán sẽ ghi lại giao dịch trong danh mục doanh thu (tín dụng) và các khoản phải thu (ghi nợ) với cùng số tiền.
Nguyên tắc kế toán vàng thứ hai, được sử dụng cho những gì được gọi là tài khoản thực, ra lệnh rằng bạn luôn ghi nợ những gì đến và ghi có những gì đi ra. Một tài khoản thực, theo định nghĩa, có giá trị tiền tệ và là tài sản của doanh nghiệp.
Cuối cùng, khi nói đến tài khoản danh nghĩa, bạn phải ghi nợ tất cả các chi phí và tổn thất và ghi có tất cả thu nhập và lợi nhuận. Tài khoản danh nghĩa là những tài khoản liên quan đến vốn, chẳng hạn như tiền thuê nhà, giảm giá hoặc hoa hồng.
Nguyên tắc và điều khoản kế toán cơ bản
Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn nên hiểu các điều khoản và hướng dẫn kế toán cơ bản để bạn có thể đảm bảo kế toán viên của bạn làm việc theo thông lệ tốt nhất. Trong mọi trường hợp, các giao dịch nên được ghi lại ngay lập tức, cùng với ngày của họ, một mô tả và tài khoản sẽ được ghi nợ và ghi có.
Nói chung, các giao dịch được theo dõi trong một tạp chí. Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp lớn hoặc có một số giao dịch phức tạp, nhiều tạp chí được sử dụng để theo dõi các khoản tín dụng và ghi nợ. Ví dụ, một tạp chí thu tiền mặt theo dõi thu nhập và một tạp chí giải ngân tiền mặt theo dõi chi phí. Tất nhiên, phần mềm kế toán đã thay thế các tạp chí vật lý ở hầu hết các doanh nghiệp, nhưng các chương trình sử dụng các tạp chí kế toán cơ bản giống nhau để theo dõi tài chính.
Biểu đồ các tài khoản hiển thị tổng số hiện tại của tất cả các tài khoản của công ty bạn. Chúng bao gồm tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, giá vốn hàng bán, chi phí hoạt động và các tài khoản khác. Nếu bạn giao dịch chủ yếu trong các dịch vụ thay vì bán sản phẩm, bạn đã thắng có một khoản chi phí bán hàng. Kế toán của bạn sẽ đề xuất những danh mục nào nên được sử dụng và đưa vào biểu đồ tài khoản của bạn, dựa trên loại hình doanh nghiệp bạn hoạt động.
Bốn giả định của lý thuyết kế toán
Lý thuyết kế toán yêu cầu kế toán làm việc trên bốn giả định. Giả định đầu tiên của lý thuyết kế toán yêu cầu các doanh nghiệp luôn sử dụng một tài khoản kiểm tra và thẻ tín dụng riêng để thanh toán cho doanh nghiệp. Giữ riêng các tài khoản cá nhân và doanh nghiệp của bạn không chỉ dễ dàng hơn cho kế toán lập báo cáo tài chính, mà còn là một yêu cầu của các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung. Do đó, việc trộn hai tài khoản có thể khiến bạn dễ bị kiểm toán hơn.
Giả định thứ hai của lý thuyết kế toán giả định rằng một công ty sẽ tiếp tục tồn tại và không phá sản. Giả định thứ ba giả định báo cáo tài chính phản ánh số tiền, không phải số lượng như sản xuất đơn vị. Và giả định thứ tư của lý thuyết kế toán là báo cáo tài chính cần phải được lập ít nhất trên cơ sở hàng tháng hoặc hàng năm.
