Công việc của thủ quỹ là, theo nhiều cách, là công việc quan trọng nhất trong hội đồng quản trị của một tổ chức. Thủ quỹ của câu lạc bộ chịu trách nhiệm cho tất cả số tiền của câu lạc bộ, cả đến và đi, và cần giữ hồ sơ chính xác để đảm bảo tuân thủ pháp luật.
Thu phí
Thu thập lệ phí là một công việc gần như phổ quát của một thủ quỹ câu lạc bộ. Công việc thu thập lệ phí bắt đầu khi câu lạc bộ Năm bắt đầu, cho dù đó là tháng 8 như điển hình của các câu lạc bộ trường học hoặc tháng một như với các tổ chức dịch vụ. Công việc thu thập lệ phí rất đơn giản nhưng đòi hỏi phải lưu giữ hồ sơ tốt. Thủ quỹ nên giữ một danh sách những người đã trả phí để theo kịp thành viên câu lạc bộ.
Hóa đơn thanh toán
Một trong những công việc của thủ quỹ là phải trả hóa đơn cho các câu lạc bộ. Trong môi trường học đường, điều này có thể được thực hiện thông qua các yêu cầu từ quản trị viên của trường trong khi trong một tổ chức cộng đồng, câu lạc bộ thường có một tài khoản kiểm tra. Thủ quỹ cần ghi lại tất cả các hóa đơn được thanh toán và tại sao chúng được thanh toán trong trường hợp cần giải thích thêm.
Chuẩn bị ngân sách
Ngân sách là tài liệu nền tảng của một câu lạc bộ. Mặc dù một số câu lạc bộ thích lên kế hoạch cho một sự kiện sau đó tìm cách tài trợ cho nó, nhưng làm như vậy có thể gây căng thẳng cho câu lạc bộ. Thủ quỹ của câu lạc bộ nên nhấn mạnh vào việc lập ngân sách trước khi bắt đầu bất kỳ nỗ lực gây quỹ nào. Ngân sách nên bao gồm tất cả các chi phí, thậm chí chi phí hành chính nhỏ.
Báo cáo thông tin tài chính
Một cuộc họp hội đồng tổ chức điển hình đòi hỏi một báo cáo tài chính từ thủ quỹ câu lạc bộ. Báo cáo tài chính này nên bao gồm số dư đầu và cuối của bất kỳ tài khoản nào. Bất kỳ khoản tiền thu được nên được bảo hiểm, và hóa đơn thanh toán nên được liệt kê. Báo cáo tài chính phải dễ hiểu và thủ quỹ nên cởi mở để trả lời các câu hỏi về nó.
Chuẩn bị kế vị
Khi một thủ quỹ mới được bầu, thủ quỹ hiện tại cần chuẩn bị cho người đó bằng cách giải thích quy trình lưu giữ hồ sơ và để người kế nhiệm xem xét tất cả các thông tin.
