Để truyền thông có hiệu quả, cần có bảy yếu tố chính. Giao tiếp được xử lý bằng lời nói hoặc bằng văn bản của khán giả. Khán giả có thể bao gồm một người hoặc một ngàn. Khi bạn muốn truyền đạt một cách hiệu quả một tin nhắn cho ai đó hoặc một nhóm người, cho dù nó được nói hay viết, hãy bao gồm các yếu tố này trong tin nhắn của bạn.
Kết cấu
Quá trình giao tiếp nên chứa một cấu trúc tốt. Yếu tố giao tiếp này bao gồm việc tạo ra một mở, một cơ thể và đóng cho các bài phát biểu và thư. Một mở thông báo cho khán giả về chủ đề, cơ thể giải thích nó và đóng cửa liên kết tất cả với nhau.
Trong trẻo
Yếu tố thứ hai trong quá trình giao tiếp là sự rõ ràng. Thông điệp mà một người nói đưa ra phải rõ ràng cho phép khán giả hiểu chủ đề và mục đích của nó.
Tính nhất quán
Tính nhất quán cũng là một yếu tố quan trọng trong giao tiếp. Một người truyền đạt một thông điệp phải đảm bảo rằng nó không chứa sự mâu thuẫn sẽ gây nhầm lẫn cho người nghe.
Trung bình
Phương tiện đề cập đến cách truyền thông điệp. Tin nhắn được truyền đạt theo nhiều cách bao gồm thông qua thư, gọi điện thoại, ghi nhớ, bài phát biểu, thư thoại và qua các chương trình phát sóng trên truyền hình. Chọn phương tiện phù hợp để liên lạc là rất quan trọng và nên được chọn theo ngân sách và mục đích. Khi chọn phương tiện, hãy xác định cách tốt nhất và hiệu quả nhất về chi phí, để truyền tải thông điệp của bạn.
Sự liên quan
Một khía cạnh quan trọng khác của truyền thông là sự liên quan. Xác định xem tin nhắn bạn đang đưa ra có phù hợp với đối tượng đang nhận nó không. Nếu thông điệp là về thống kê tài chính, hãy đảm bảo rằng khán giả sẽ hiểu các tỷ lệ và dữ liệu bạn đang trình bày.
Tính ưu việt và sự trì hoãn
Một khán giả không phải lúc nào cũng hiểu toàn bộ một thông điệp, mà thay vào đó có thể chỉ nhớ các chi tiết từ đầu và cuối của một bài phát biểu hoặc cuộc trò chuyện. Khái niệm này được gọi là "tính ưu việt và sự trì hoãn." Khi truyền đạt một thông điệp, hãy ghi nhớ yếu tố này. Cung cấp các chi tiết quan trọng nhất mà bạn muốn khán giả nắm bắt ở đầu và cuối tin nhắn.
Quy tắc tâm lý của Seven Plus hoặc Minus Two
Theo Lee Hopkins, một tác giả truyền thông kinh doanh, các nhà tâm lý học tin rằng con người lưu giữ thông tin trong não của họ theo cụm. Bởi vì điều này, quy tắc này đã được tạo ra và nói rằng bất cứ lúc nào mọi người chỉ có thể nhớ từ năm đến chín mẩu thông tin cùng một lúc. Điều này được tính bằng cách bắt đầu bằng bảy và cộng hoặc trừ hai.
