Phần tốn kém nhất trong việc điều hành một doanh nghiệp là trả lương cho lao động bằng tiền lương, mang lại lợi ích và tiền thưởng và phát triển các chương trình đào tạo, đó là lý do tại sao việc tính toán mức nhân lực là rất quan trọng. Nhiều công ty sử dụng một chương trình dự báo nhu cầu có tính đến số lượng nhân viên trong quá khứ, số lượng nhân viên nghỉ việc và nghỉ hưu đang chờ xử lý. Mặc dù phần mềm có thể dự đoán cho nhu cầu hiện tại, nhưng phần mềm có thể không được áp dụng theo chiến lược chung của công ty. Để chắc chắn, hãy xem xét tăng đột biến theo mùa, nhu cầu hàng giờ, thời gian nghỉ theo lịch trình và xu hướng thị trường khi tính toán mức nhân lực. Quản trị nguồn nhân lực chiến lược rất quan trọng đối với một công ty muốn giảm thiểu chi phí và cải thiện lợi nhuận.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Dự đoán đơn hàng trong tương lai
-
Mô tả công việc
-
Thời gian xử lý
Kiểm tra các cấp độ vĩ mô và vi mô của doanh nghiệp của bạn để bắt đầu hiểu mức nhân lực cần thiết để hoạt động hiệu quả. Các cấp độ vĩ mô của một doanh nghiệp được chia thành các nhóm nhóm chức năng như lãnh đạo điều hành, dịch vụ khách hàng, bán hàng, hoạt động, tài chính, quản lý chuỗi cung ứng và quan hệ con người.
Các cấp độ vi mô của một doanh nghiệp được chia thành các mô tả công việc và các kỹ năng công việc cần thiết để thực hiện một công việc cụ thể. Xác định những gì khách hàng mong đợi cho thời gian dẫn của bạn và nghiên cứu xem bạn có đúng giờ, trễ hay sớm. Nếu bạn không đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng, bạn có thể bị mất doanh số, điều đó có nghĩa là bạn cần kiểm tra phương pháp điều hành của mình và tìm cách đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Kích thước đúng các khía cạnh trí tuệ con người của một công ty là không dễ thực hiện và có thể thay đổi định kỳ dựa trên vòng đời của một xu hướng kinh doanh và thị trường. Nhưng bạn sẽ có thể tính toán thành công mức nhân lực bằng các bước này.
Các doanh nghiệp nhỏ hơn có xu hướng sử dụng những người có thể thực hiện một số chức năng công việc, trong khi các công ty lớn hơn có xu hướng nhân viên có khả năng thực hiện một loạt các nhiệm vụ cụ thể lặp đi lặp lại với số lượng lớn công việc. Xác định chiến lược của bạn về chiến lược của bạn về nhu cầu nhân sự nói chung.
Nhìn vào dòng đơn hàng dự kiến của doanh nghiệp và xem xét các khu vực tắc nghẽn có xu hướng sao lưu và ảnh hưởng đến quá trình tổng thể. Kiểm tra các hồ sơ tồn đọng của doanh nghiệp và xác định xem sự hài lòng của khách hàng hoặc lợi nhuận hoạt động có bị ảnh hưởng hay không vì doanh nghiệp quá chậm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Nếu có những nhân viên nhàn rỗi hơn 50 phần trăm thời gian, hãy xem lại các mô tả công việc và xem liệu có cách nào mà các nhân viên khác hoặc một nhà thầu có thể làm công việc này. Hoặc xác định xem có một công việc khác cần phải hoàn thành mà nhân viên có thể xử lý trong 50% thời gian làm việc khác của mình và tránh thuê người khác.
Xem xét các mục tiêu của công ty để hỗ trợ các hoạt động làm việc cốt lõi và không cốt lõi. Một số công ty chọn thuê nhân công tạm thời để tăng đột biến theo mùa. Những người khác lựa chọn thuê ngoài những thứ như bảng lương, quản trị lợi ích và thậm chí dịch vụ khách hàng để giảm bớt nhu cầu thuê nhân viên toàn thời gian và cung cấp cho họ lợi ích sức khỏe, kế hoạch nghỉ hưu và làm thêm giờ.
Một số công ty tự coi mình là công ty đào tạo nơi họ mong đợi doanh thu cao hơn, lương thấp hơn và công nhân kém kỹ năng. Các công ty khác có thể đầu tư mạnh vào nhân viên của họ thông qua giáo dục và đào tạo vì họ thuộc lĩnh vực kỹ thuật cao. Quản trị nguồn nhân lực chiến lược bắt đầu với tầm nhìn của công ty và tìm hiểu về cách nhân viên được tuyển dụng, đào tạo, giữ chân và sử dụng.
Môi trường liên minh có thể bị hạn chế về cách nhân viên được phân loại, trả tiền và quản lý. Đàm phán hợp đồng lao động cho phép linh hoạt để giữ cho doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả.
Tỷ lệ sử dụng nhân viên là một cách mà một công ty có thể đánh giá hiệu quả của việc bố trí nhân viên, nhưng lưu ý đến những cạm bẫy như thiết bị bị giảm hoặc thời gian cao điểm có thể gây trở ngại cho dự báo này. Ví dụ: nếu bạn có một doanh nghiệp thức ăn nhanh và bạn phục vụ 200 khách hàng mỗi ngày, bạn có thể dự kiến sẽ mất nửa giờ để phục vụ mỗi khách hàng từ đầu đến cuối. Điều đó có thể bao gồm nhận đơn đặt hàng của khách hàng, xử lý đơn đặt hàng, được trả tiền cho đơn đặt hàng và dọn dẹp hoặc duy trì khu vực công cộng sau khi khách hàng đã đi.
Ở cấp độ tổng hợp, bạn có thể dự kiến rằng với 200 khách hàng, mỗi người mất nửa giờ để phục vụ, bạn sẽ cần nhân lực để chi trả cho hoạt động kinh doanh trong 60 giờ trong khoảng thời gian tám giờ. Bằng cách chia tám giờ cho tổng thời gian cần thiết (60 giờ), bạn thấy bạn cần 7,5 người để xử lý công việc này. Tuy nhiên, sử dụng tỷ lệ sử dụng thẳng như điều này có thể không cung cấp cho bạn tất cả các chi tiết bạn cần để lập kế hoạch phù hợp. Bạn có thể thấy rằng từ 11 giờ sáng đến 2 giờ chiều. đỉnh cao kinh doanh của bạn, trong khi vào những thời điểm khác trong ngày bạn ít bận rộn hơn.
Thay vì sử dụng cửa sổ tám giờ, hãy cân nhắc sử dụng cửa sổ bốn giờ cho thời gian cao điểm của bạn với cùng một phép tính. Xử lý 200 khách hàng trong bốn giờ với nửa giờ mỗi giao dịch vẫn mang lại tổng cộng 60 giờ, nhưng khi 60 được chia cho bốn giờ, bạn thấy rằng cần 15 người.
Hãy nhớ rằng việc hoàn thiện quy trình trả trước mà không điều chỉnh giữa hoặc cuối quá trình sẽ không cung cấp cho bạn những gì bạn cần. Bạn muốn giảm thiểu lãng phí. Trong thời gian cao điểm, yêu cầu công nhân đứng ở một nơi và thực hiện một nhiệm vụ trước khi chuyển lệnh cho người tiếp theo, người này cũng thực hiện một nhiệm vụ và chuyển giao nó. Điều này sẽ loại bỏ mọi người vấp ngã nhau.
Tốt nhất là chi tiết thời gian xử lý ở mỗi bước (thực hiện đơn hàng, cung cấp thay đổi và biên nhận, nấu đơn hàng, phục vụ đơn hàng, dọn dẹp) và đưa vào tính toán thời gian xếp hàng (thời gian chờ), thời gian thiết lập và thời gian ngừng hoạt động của người hoặc máy móc. Bằng cách này, bạn có thể hiểu rõ hơn nhân viên của bạn cần ở đâu trong suốt quá trình. Bạn muốn các đơn đặt hàng của khách hàng chảy đều trên các quy trình để một trạm hoặc khu vực không bị kẹt.
Lời khuyên
-
Không có đủ nhân viên phù hợp có thể có nghĩa là vấn đề với việc đáp ứng nhu cầu chất lượng và sản xuất. Có quá nhiều nhân viên có thể làm tăng chi phí trên không. Có một số nhân viên làm việc quá sức và những người khác có quá nhiều thời gian nhàn rỗi có thể gây ra vấn đề với tinh thần và doanh thu của nhân viên.
Sản xuất quá mức và khiến nhân viên "bận rộn" vì mục đích giữ họ làm việc có thể tốn kém. Một số công ty sử dụng thời gian chết của nhân viên cho các cơ hội giáo dục hoặc đào tạo chéo. Những người khác cung cấp lịch làm việc linh hoạt cho phép nhân viên dành thời gian làm việc khi có sẵn và vẫn có mặt khi họ cần.
Đối với công nhân có tay nghề cao, tinh chỉnh đào tạo, tuyển dụng và cơ cấu tiền thưởng để giữ chân nhân viên tốt nhất và giảm thiểu chi phí liên quan đến doanh thu.
