Ngay cả trong một văn phòng một người, việc tổ chức các thủ tục văn phòng là điều cần thiết cho hoạt động hiệu quả của một doanh nghiệp. Tạo một tập hợp các thủ tục có tổ chức giúp điều hành doanh nghiệp dễ dàng hơn và giảm lượng thời gian cần thiết cho các nhiệm vụ trên cao như nộp đơn, mua và làm các thủ tục giấy tờ cơ bản.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Phần mềm xử lý văn bán
-
Máy in
-
Chất kết dính ba vòng
Tạo một danh sách các thủ tục cần phải được tổ chức. Hãy chắc chắn rằng bạn liệt kê tất cả các thủ tục văn phòng mà bạn dự kiến sẽ làm trong tương lai, ngay cả khi chúng được thực hiện không thường xuyên.
Xác định người hiện đang chịu trách nhiệm cho từng thủ tục văn phòng. Nếu có nhiều hơn một người chịu trách nhiệm, hãy xác định người thực hiện thủ tục một cách hiệu quả nhất hoặc ai là người nói rõ nhất về việc mô tả quy trình.
Yêu cầu mỗi người viết ra một mô tả chi tiết về cách họ thực hiện từng thủ tục văn phòng. Đảm bảo rằng mỗi người tuân theo một định dạng rõ ràng từng bước bằng cách cung cấp một mẫu hoặc mẫu về cách mỗi mô tả thủ tục văn phòng nên được viết. Yêu cầu mỗi người cung cấp một bản sao mô tả của họ ở định dạng tài liệu xử lý văn bản chung.
Kết hợp tất cả các mô tả thủ tục văn phòng vào một tài liệu chính duy nhất, được tổ chức thành các chương theo chức năng. Chẳng hạn, nhóm tất cả các thủ tục kế toán thành một chương duy nhất, tất cả các thủ tục vận chuyển vào một chương khác.
In ra tài liệu đầy đủ và cung cấp ít nhất một chất kết dính ba vòng với tất cả các thủ tục văn phòng cho nhân viên của bạn. Cung cấp cho mỗi nhân viên một tài liệu riêng, bao gồm tất cả các thủ tục văn phòng mà họ chịu trách nhiệm và đảm bảo rằng tất cả nhân viên đọc các tài liệu liên quan đến các thủ tục văn phòng mà họ thường xuyên thực hiện.
