Thiết kế một hệ thống kiểm soát nội bộ cho doanh nghiệp của bạn cần có kế hoạch và sự hiểu biết về các hoạt động chi tiết của công ty. Kiểm soát nội bộ phục vụ một số mục đích, nhưng những mục đích chính là để đảm bảo rằng doanh nghiệp hoạt động như dự định và để ngăn chặn cơ hội cho nhân viên để chiếm đoạt hàng hóa hoặc tiền bạc. Kiểm soát nội bộ cho phép chủ doanh nghiệp yên tâm khi biết mọi thứ đang hoạt động tốt mà không phải giám sát cá nhân mọi khía cạnh của hoạt động.
Xem xét từng quy trình chính trong doanh nghiệp của bạn: sản xuất, quản lý hàng tồn kho, các khoản phải thu, tài khoản phải trả, đối chiếu ngân hàng và bất kỳ quy trình nào khác có thể thực hiện hành vi gian lận bằng cách trộm cắp hoặc che giấu. Đặt tên hoặc chức danh công việc trên mỗi phần của quy trình mà một cá nhân chịu trách nhiệm. Nếu bạn không chắc chắn làm thế nào một quy trình hoạt động, hãy dành thời gian "trong lĩnh vực" và xem quy trình hoặc đặt câu hỏi của những người chịu trách nhiệm.
Đánh giá từng bước của từng quy trình đối với các điểm yếu trong kiểm soát sẽ cho phép cơ hội đánh cắp tài sản của công ty. Tập trung vào các lĩnh vực mà một cá nhân duy nhất có cả quyền giám hộ tài sản và kế toán cho họ. Ví dụ, nếu một nhân viên có quyền kiểm soát máy tính tiền và cũng chịu trách nhiệm đối chiếu vào cuối đêm, nhân viên đó có cơ hội đánh cắp tiền và che giấu bằng cách làm sai lệch việc hòa giải. Một ví dụ khác là có một nhân viên chịu trách nhiệm mở thư đến và cũng chịu trách nhiệm ghi lại các kiểm tra tài khoản phải thu đến trong thư.
Thay đổi quy trình cho những khu vực mà bạn đã đánh giá kiểm soát nội bộ yếu. Tách chức năng lưu ký khỏi chức năng báo cáo bất cứ khi nào có thể. Mặc dù bạn có thể không có đủ nhân viên để có những người khác nhau làm mỗi công việc, các chức năng thay thế giữa các nhân viên bạn làm phải tách biệt các chức năng không tương thích bất cứ khi nào có thể.
Tài liệu các thủ tục mới kỹ lưỡng và làm quen với nhân viên với họ. Góp ý phản hồi từ các nhân viên về hiệu quả của các thủ tục mới. Điều quan trọng là đảm bảo rằng các quy trình có ý nghĩa từ quan điểm kinh doanh và hoạt động chứ không chỉ là kiểm soát. Điều chỉnh các thủ tục theo phản hồi nhưng luôn ghi nhớ mục đích của các điều khiển.
Thực hiện chính sách nghỉ phép bắt buộc, nếu bạn chưa thực hiện. Phần lớn các vấn đề trộm cắp kinh niên trong các doanh nghiệp được phép tiếp tục vì không ai khác thực hiện các chức năng của kẻ trộm.Khi nhân viên trộm cắp bị buộc phải đi nghỉ và người khác điền vào cho họ, họ không thể tiếp tục che giấu tội phạm. Chính sách này có thể ngăn chặn hành vi trộm cắp cũng như phát hiện ra nếu nó xảy ra.
Lời khuyên
-
Đánh giá hiệu quả của kiểm soát nội bộ của bạn ít nhất hàng năm và cải thiện chúng nếu cần thiết.
Cảnh báo
Đừng ngại thực hiện kiểm soát nội bộ mạnh mẽ bởi vì bạn sợ nhân viên của bạn sẽ nghĩ rằng bạn không tin tưởng họ. Nhân viên trung thực muốn làm việc trong một môi trường được thiết kế phù hợp.
