Nó có thể gây nhầm lẫn khi biết những tài liệu bạn cần phải có trong tay khi bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ. Một trong những tài liệu đó, mẫu Dịch vụ doanh thu nội bộ W-9 - Yêu cầu chứng nhận và số nhận dạng người nộp thuế - liệt kê các chi tiết quan trọng cần thiết cho bạn và Dịch vụ doanh thu nội bộ cho các doanh nghiệp, nhà thầu độc lập và những người bạn thực hiện bất kỳ loại thanh toán nào, bao gồm nhân viên và nhà cung cấp trong năm tính thuế.
Mục đích W-9
IRS khuyên bạn nên yêu cầu tất cả các nhà cung cấp nộp W-9 khi bạn có kế hoạch thanh toán cho họ từ 600 đô la trở lên, nếu họ là cá nhân hoặc nhà thầu độc lập, một bất động sản hoặc một phần của ủy thác trong nước, các công ty hợp danh, công ty, giới hạn Công ty trách nhiệm, hiệp hội hoặc tổ chức được thành lập theo hoặc theo luật pháp Hoa Kỳ Mục đích của W-9 là cung cấp cho bạn tên và địa chỉ hợp pháp của nhà cung cấp và số nhận dạng chính xác của người nộp thuế cho mục đích báo cáo thuế cuối năm trên Biểu mẫu 1099. Thông tin thuế trên tài liệu có thể ở dạng ID chủ nhân, số nhận dạng người nộp thuế người nước ngoài thường trú hoặc thậm chí là số An sinh Xã hội. Tài liệu phải được ghi ngày và chữ ký của người được liệt kê hoặc bởi đại diện của pháp nhân nếu đó là một công ty.
Thông báo của IRS
Sau khi bạn gửi tài liệu Mẫu-1099 cho biết các khoản thanh toán cho nhà cung cấp và những người khác trong suốt năm, dựa trên thông tin W-9 được thu thập, IRS sẽ gửi thông báo cho bạn nếu thông tin trên 1099 không đồng ý với hồ sơ của nó. Bạn sẽ cần yêu cầu W-9 thứ hai từ những nhà cung cấp có thông tin không chính xác. IRS yêu cầu bạn giữ W-9 trong hồ sơ cho mọi người mà bạn đã trả hơn 600 đô la trong một năm tính thuế như một phần của các hoạt động lưu giữ hồ sơ tiêu chuẩn, thường lên đến bảy năm. Làm cho nó trở thành một thông lệ để yêu cầu cập nhật W-9 từ các nhà cung cấp thường xuyên để đảm bảo tính chính xác hoặc ít nhất là mỗi khi chính phủ cập nhật hoặc thay đổi biểu mẫu.
