Theo dõi tất cả thu nhập và chi phí của công ty bạn có thể có vẻ quá tải, ngay cả khi bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ. Có tính toán để lập, báo cáo để chuẩn bị, hóa đơn phải trả và thuế để nộp. Danh sách tài chính cần được tổng hợp hàng tháng, hàng quý và hàng năm thường là vô tận.
Tin tốt là phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ tồn tại để giúp hợp lý hóa quy trình. Phần mềm phù hợp cho phép bạn theo dõi tất cả thông tin tài chính của mình ở một nơi và truy cập các báo cáo theo thời gian thực mà bạn cần để giúp công ty của bạn hoạt động trơn tru.
Tại sao tôi cần phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ?
Phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ cho phép ngay cả những người thách thức toán học nhất để duy trì hồ sơ tài chính chính xác. Thay vì theo dõi thủ công mua hàng, biên lai và lợi nhuận từ bảng tính trên máy tính để bàn của bạn, bạn có thể tiết kiệm thời gian và nhân lực bằng cách theo dõi mọi thứ trong một chương trình kế toán điện tử.
Có nhiều lợi ích khi sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ có thể giúp công ty của bạn hoạt động hiệu quả hơn. Một số lợi ích bao gồm:
- Hợp lý hóa kế toán của bạn. Với phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ, bạn có quyền truy cập vào tất cả các thông tin tài chính của mình ở một nơi. Bạn không cần phải kiểm tra với một số bộ phận để có được thông tin bạn cần hoặc đợi đến cuối tháng để xem xét tài chính của bạn. Thay vào đó, bạn có thể đăng nhập vào phần mềm kế toán của mình bất kỳ lúc nào ngày hay đêm từ bất kỳ thiết bị nào để xem hóa đơn đã được thanh toán, hàng tồn kho đã được gửi đi, phần nào của công ty bạn có lợi nhuận và nơi bạn có thể thực hiện một số cải tiến.
- Giảm lỗi của con người. Cho dù nhân viên của bạn có năng lực đến đâu, luôn có chỗ cho lỗi của con người. Phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ giúp giảm sai sót trong tính toán và báo cáo bằng cách theo dõi tài chính điện tử. Khi các quy trình như lập hóa đơn, chấm công và thu thập hóa đơn được thực hiện thông qua phần mềm kế toán, điều đó làm tăng tính chính xác của tài chính của bạn hơn nữa.
- Cho phép hợp tác nhóm. Phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ cho phép nhiều người truy cập thông tin tài chính của công ty bạn. Bạn có thể muốn những người quản lý bảng lương, tiếp thị, hàng tồn kho và bán hàng có quyền truy cập vào thông tin tài chính theo thời gian thực của công ty bạn để họ có thể thực hiện tốt hơn nhiệm vụ của mình. Với phần mềm kế toán dựa trên đám mây hoặc được tải lên máy tính của mỗi người, các nhân viên trong toàn công ty có thể đăng nhập và nhận thông tin cần thiết.
- Cung cấp những hiểu biết. Chỉ cần nhấn nút, phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ có thể cung cấp cho bạn những hiểu biết lớn về công ty của bạn. Dựa trên những điều này, bạn có thể điều chỉnh tốt hơn chi tiêu, nỗ lực bán hàng, hàng tồn kho và nhân viên của mình để làm cho công ty của bạn có nhiều lợi nhuận hơn.
- Giữ thông tin an toàn. Hôm nay phần mềm kế toán của Vĩ là an toàn, đảm bảo thông tin của công ty bạn vẫn ở trong công ty. Hầu hết các phần mềm mã hóa thông tin để công ty bạn chỉ có thể truy cập nó. Nhiều người cung cấp thông tin đăng nhập riêng cho từng nhân viên để chỉ một số người nhất định có thể thấy các khía cạnh nhất định của thông tin tài chính của bạn. Ví dụ: bạn có thể cung cấp cho người quản lý nhân sự của mình quyền truy cập vào bảng chấm công và bảng lương chứ không phải tất cả các thông tin tài chính khác cho công ty của bạn. Nếu bạn chấp nhận thanh toán trực tiếp vào phần mềm kế toán của mình, chúng cũng được mã hóa.
- Tạo báo cáo tức thì. Hầu hết các phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ cho phép bạn tùy chỉnh các báo cáo bạn cần và có quyền truy cập ngay vào bất cứ khi nào bạn muốn. Bạn có thể ngay lập tức lấy các báo cáo như báo cáo lãi lỗ, tóm tắt thuế bán hàng, lịch sử hóa đơn, các khoản thanh toán được thu thập và báo cáo chi phí. Điều này giúp cắt giảm thời gian nhân viên của bạn có thể dành để kết hợp loại thông tin này. Bạn thậm chí có thể tự động tạo các báo cáo hiển thị dữ liệu theo cách có ý nghĩa với bạn, chẳng hạn như biểu đồ hình tròn hoặc biểu đồ.
- Cung cấp báo cáo cụ thể theo ngành. Nếu bạn chọn phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ dành riêng cho ngành của bạn, bạn sẽ tránh phải thực hiện các tùy chỉnh có thể làm tăng giá của phần mềm. Bạn cũng có thể truy cập vào báo cáo có giá trị hơn cho công ty của bạn. Ví dụ: nếu bạn là nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe, bạn có thể cần chức năng cho phép bạn lập hóa đơn cho các công ty bảo hiểm. Nếu bạn tìm thấy phần mềm dành riêng cho ngành chăm sóc sức khỏe, chức năng này có thể được bao gồm hoặc là một tiện ích bổ sung khá phải chăng. Đối với phần mềm dành cho các ngành công nghiệp chung, việc tạo chức năng này cho công ty của bạn có thể đẩy giá của phần mềm tăng lên.
- Giữ cho bạn hiện tại về thực hành tốt nhất. Một chương trình phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ có thể giúp doanh nghiệp của bạn luôn cập nhật các thông lệ kế toán tốt nhất. Với các bản cập nhật phần mềm tự động và hướng dẫn về các tính năng mới, bạn có thể theo kịp các thông lệ báo cáo và thuế mới nhất mà không cần phải phụ thuộc vào kế toán viên.
Đúng loại phần mềm tài khoản doanh nghiệp nhỏ có nghĩa là bạn bớt đau đầu hơn và có nhiều thời gian hơn cho tất cả nhân viên của bạn tập trung năng lượng của họ ở nơi khác. Vậy làm thế nào để bạn chọn phần mềm phù hợp cho công ty của bạn?
Phần mềm kế toán nào là tốt nhất cho một doanh nghiệp nhỏ?
Quyết định để có được phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ cho công ty của bạn thường là phần dễ nhất của quy trình. Phần khó hơn là quyết định sử dụng phần mềm cụ thể nào.
Có nhiều lựa chọn trên thị trường, hầu hết có thể được tùy chỉnh cho doanh nghiệp và nhu cầu cụ thể của bạn. Trước khi bạn bắt đầu quá trình xác định phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ nào sẽ tải xuống hoặc đăng ký, hãy chắc chắn rằng bạn biết những tính năng bạn muốn. Dành thời gian để nghiên cứu các lựa chọn của bạn và các tính năng mỗi ưu đãi.
Tạo một danh sách các tính năng bạn muốn và một danh sách khác về những tính năng bạn muốn có nhưng có thể làm mà không cần. Chúng có thể bao gồm:
- Quản lý hàng tồn kho.
- Ngân hàng
- Theo dõi bảng lương và bảng chấm công.
- Hóa đơn
- Những tài khoản có thể nhận được.
- Giờ xuất hóa đơn.
- Hoa hồng bán hàng.
- Thanh toán tự động.
- Nhiều người dùng.
Một khi bạn biết những gì bạn muốn, bắt đầu định giá các lựa chọn của bạn. Quyết định xem bạn có muốn tải xuống phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ trên máy tính của mình không hoặc nếu bạn có quyền truy cập vào chương trình dựa trên đám mây mà bạn có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị nào. Có một loạt các mức giá dựa trên chương trình bạn chọn, các tính năng bạn thích và tùy chỉnh cần phải được thực hiện. Có một ngân sách trong tâm trí trước khi đưa ra quyết định cuối cùng, hãy nhớ rằng chi phí sẽ tăng lên khi bạn chọn tùy chỉnh nhiều hơn.
Ngoài ra, hãy xem xét phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ nào trực quan nhất để bạn sử dụng. Trong khi nhiều sản phẩm có các tính năng tương tự, bảng điều khiển thực tế và việc triển khai sản phẩm có thể khác nhau. Bạn nên chọn một sản phẩm mà bạn cảm thấy thoải mái khi sử dụng, vì vậy hãy chắc chắn để xem bản demo của các sản phẩm bạn quan tâm. Bằng cách đó bạn có thể cảm nhận được cách bạn sẽ sử dụng sản phẩm và nếu nó đủ dễ dàng để bạn điều hướng. Điều cuối cùng bạn muốn làm là đầu tư rất nhiều tiền vào việc tải xuống phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ, điều này quá khó để bạn sử dụng.
Ngoài việc dùng thử chương trình, hãy lấy danh sách các tài liệu tham khảo sử dụng phần mềm mà bạn quan tâm. Nếu có thể, hãy tìm một người làm trong ngành tương tự như của bạn, vì họ có thể sử dụng phần mềm theo cách tương tự như bạn muốn. Đặt câu hỏi về quy trình thực hiện, cách các tính năng tùy chỉnh hoạt động và mức độ đáp ứng của nhóm dịch vụ khách hàng. Những câu trả lời bạn nhận được có thể giúp bạn đưa ra quyết định tốt nhất cho công ty của bạn.
Nếu bạn có một cái, hãy kiểm tra với bộ phận CNTT của bạn trước khi đưa ra quyết định. Bạn có thể có các giới hạn về lưu trữ hoặc băng thông khiến các chương trình nhất định không thể có tại công ty của bạn. Các kỹ thuật này là tốt nhất để lại cho những người có hiểu biết tốt về mạng máy tính tại công ty của bạn.
Có phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ miễn phí nào không?
Phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ đúng có thể là một khoản đầu tư. Nếu bạn chưa sẵn sàng để thực hiện một cam kết tài chính, bạn có thể tìm thấy phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ trực tuyến miễn phí.
Phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ mà miễn phí thường chỉ cho phép bạn các chức năng kế toán rất cơ bản, chẳng hạn như thanh toán hóa đơn và lập hóa đơn cho khách hàng. Một số phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ mà miễn phí giới hạn các tính năng khác, chẳng hạn như số lượng người dùng được phép, số lượng tài khoản ngân hàng có thể được liên kết và chức năng báo cáo hạn chế.
Có một số phần mềm kế toán miễn phí trên thị trường có nhiều tính năng nén hơn, nhưng có thể thiếu trong các lĩnh vực khác. Ví dụ: phần mềm có thể cho phép bạn tạo báo cáo tài chính cần thiết nhưng không cung cấp hỗ trợ khách hàng cần thiết. Nếu bạn không rành về công nghệ, việc thiếu hỗ trợ khách hàng có thể khiến phần mềm miễn phí không xứng đáng với thời gian của bạn.
Nếu bạn đang tìm kiếm một thứ gì đó rất cơ bản giúp bạn bắt nhịp với việc sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ mà L Free miễn phí có thể là một chương trình kế toán cấp tốt cho bạn. Nhiều người cho phép bạn nâng cấp lên các tính năng trả phí hơn khi bạn trở nên thoải mái hơn khi sử dụng phần mềm. Chỉ cần lưu ý rằng bạn đã thắng được có thể truy cập nhiều tính năng này nếu bạn chỉ sử dụng phiên bản phần mềm miễn phí.
Nếu bạn chọn tuyến đường miễn phí, hãy chắc chắn chọn một sản phẩm có một số nhận dạng tên. Đọc đánh giá từ người dùng khác và nhận được khuyến nghị khi có thể. Vì bạn đang nhập thông tin công ty nhạy cảm và quan trọng, bạn không muốn sử dụng bất kỳ phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ nào bạn tìm thấy trực tuyến.
Tôi có cần một kế toán không?
Bạn có thể tự hỏi nếu bạn vẫn cần một kế toán nếu bạn theo dõi tất cả các tài chính của bạn bằng điện tử. Nói chung, câu trả lời là có. Đó là một ý tưởng tốt để có một kế toán viên chuyên nghiệp được chứng nhận xem xét thông tin của bạn để đảm bảo mọi thứ đang được theo dõi một cách chính xác và bạn đã bỏ qua bất cứ điều gì quan trọng sẽ đến lúc thuế. Một kế toán viên cũng sẽ cập nhật cho bạn các quy định và yêu cầu về thuế mới nhất để bạn chắc chắn rằng bạn luôn tuân thủ.
Một trong những tính năng được tìm thấy trong hầu hết các phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ là khả năng cung cấp cho kế toán viên của bạn quyền truy cập vào phần mềm. Thông thường bạn có thể mời kế toán viên vào tài khoản của mình để họ có thể xem tất cả thông tin họ cần để theo dõi tài chính của bạn. Kế toán của bạn sẽ có chức năng hạn chế để họ không thể thay đổi mà không có sự cho phép của bạn.
Nếu bạn đã có một kế toán viên, bạn có thể muốn hỏi những gì cô ấy đề xuất cho phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ. Với kiến thức của cô ấy về công ty của bạn, cô ấy có thể có một số khuyến nghị cụ thể về những gì sẽ làm việc tốt nhất cho bạn. Cô ấy cũng có thể có một số ưu tiên cho phần mềm nào tích hợp tốt nhất với những gì cô ấy sử dụng vào cuối.
Tìm kiếm phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ phù hợp cho doanh nghiệp của bạn sẽ giúp bạn thành công hơn về mặt tài chính trong dài hạn. Hãy chắc chắn để làm nền tảng và nghiên cứu thích hợp để chọn một sản phẩm phù hợp với mức độ kinh nghiệm, công ty và ngành công nghiệp của bạn. Đó là một khoản đầu tư vào công ty của bạn trong tương lai mà bạn muốn đảm bảo rằng bạn sẽ làm đúng ngay từ lần đầu tiên.
