Nhiều doanh nghiệp không dựa trên tiền mặt mang theo các tài khoản phải thu trong sổ sách của họ. Đây là những khoản tiền mà khách hàng nợ công ty và thường được ghi nhận là doanh thu trong báo cáo thu nhập. Quá trình này có thể khó khăn và thường nhận được tiền mà không thể áp dụng cho tài khoản khách hàng. Các quy trình trong lĩnh vực này chỉ định các kỹ thuật để làm cho công việc này hợp lý hơn và tốn ít thời gian hơn.
Thủ tục 1: Tiền ký quỹ
Gửi tất cả séc và tiền mặt nhận được, ngay cả khi chúng không thể được xác định với khách hàng trong hệ thống các khoản phải thu. Xử lý thanh toán thẻ tín dụng kịp thời quá. Bạn có thể ghi chú trong phiếu gửi tiền liên quan đến séc không xác định để ghi lại tình huống. Bản sao phiếu gửi tiền thường có sẵn trực tuyến, nhưng không phải là các mặt hàng tiền gửi. Tạo bản sao của các mục không thể được xác định ngay lập tức và nộp chúng theo ngày nhận.
Quy trình 2: Nghiên cứu
Chọn tập tin với các mục cũ nhất và làm việc trên những mục đầu tiên. Cố gắng tìm tên tương tự trong hệ thống; tên khách hàng có thể đã bị sai chính tả. Bạn có thể tìm kiếm tất cả các hóa đơn mở phù hợp với số tiền thanh toán hoặc chi tiết cụ thể khác về thanh toán. Một số bộ phận kế toán có các tệp về các mục không xác định đã được giải quyết để nếu bạn nhận được một kiểm tra khác từ cùng một khách hàng, bạn không cần lãng phí thời gian với các vấn đề nhận dạng.
Quy trình 3: Liên hệ phòng kinh doanh
Liên hệ với nhân viên bộ phận bán hàng và hỏi về các khoản thanh toán không thể phù hợp trong hệ thống. Vì các khoản phải thu bắt nguồn từ bộ phận bán hàng, nhân viên bán hàng có thể sẽ nhớ việc bán hàng và có thể cung cấp cho bạn một số thông tin hữu ích.Tiền có thể được trả cho một khoản thanh toán giảm giá khi bán hàng chưa được công nhận và, nếu đó là trường hợp, bộ phận bán hàng cần tạo ra khoản phải thu trong hệ thống. Nếu bạn phát hiện ra rằng tiền đã được nhận cho một giao dịch bán hàng không được kết nối với bộ phận bán hàng, hãy thông báo cho bộ phận liên quan và người quản lý kế toán.
Quy trình 4: Tài khoản cụ thể
Tạo một tài khoản sổ cái cụ thể được sử dụng cho các khoản phải thu không xác định. Tài khoản này thường được tạo như một khoản nợ với số dư tín dụng. Khi bạn nhận được một khoản thanh toán không xác định, bạn ghi nợ tiền mặt và ghi có vào tài khoản phải thu không xác định. Khi bạn xác định khách hàng nào sẽ áp dụng tiền vào đó, bạn có thể đảo ngược mục nhật ký và nhập dữ liệu vào mô-đun phải thu. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng một bản ghi nhớ tín dụng để ghi có khoản phải thu và loại bỏ trách nhiệm pháp lý.
Quy trình 5: Liên hệ với khách hàng
Nếu một khoản phải thu không thể được tìm thấy trong bộ phận bán hàng, bước tiếp theo là liên hệ với khách hàng và cố gắng để có được thông tin chi tiết về doanh số. Đôi khi một chủ doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng tên riêng của mình để bán nhưng thanh toán bằng séc doanh nghiệp, không thể khớp với bất kỳ tài khoản nào. Nếu số điện thoại không có trong séc, bạn có thể cần sử dụng Internet để tìm thông tin liên lạc. Hãy chắc chắn để có séc hoặc một bản sao của séc trước mặt bạn khi nói chuyện với khách hàng để cho phép bạn cung cấp càng nhiều thông tin càng tốt.
Thủ tục 6: Khoản phải thu mới
Nếu sau một thời gian hợp lý, bạn vẫn không thể tìm thấy khách hàng trong hệ thống của mình, hãy yêu cầu bộ điều khiển cho phép tạo khoản phải thu mới trong hệ thống, thêm ghi chú về tình huống và áp dụng kiểm tra đối với tài khoản mới này. Tùy thuộc vào số tiền của séc, không đáng để dành hơn một giờ hoặc lâu hơn để cố gắng áp dụng tiền vào tài khoản thích hợp. Nếu bạn có quá nhiều mặt hàng này, hãy gặp nhân viên phòng kinh doanh để xác định những gì đằng sau vấn đề này và cố gắng khắc phục nó.
