Một báo cáo số lượng nhân viên, đôi khi được gọi là điều tra dân số của nhân viên, chứa thông tin về nhân viên cho một chủ nhân. Thông tin có thể được sắp xếp theo trạng thái công việc, nghĩa là nhân viên hoạt động hoặc không hoạt động, hoặc theo các đặc điểm như chủng tộc, giới tính, tuổi tác, tiền lương hoặc tình trạng cựu chiến binh. Các hệ thống thông tin nhân sự, hay HRIS, thường có các ứng dụng cho phép nhà tuyển dụng tạo báo cáo dựa trên bất kỳ số lượng biến nào. Khả năng tạo báo cáo của một chủ nhân đơn giản hóa các chức năng và nhiệm vụ hoạch định nguồn nhân lực.
Phân loại nhân viên
Báo cáo số lượng nhân viên đặc biệt hữu ích trong việc xem xét phân loại nhân viên. Phân loại nhân viên đề cập đến việc người lao động được coi là nhân viên được miễn hay không được miễn. Những người lao động được miễn thuế đáp ứng một số tiêu chí nhất định theo Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng để được miễn trả lương ngoài giờ. Nhân viên không được miễn là những người lao động thường thực hiện công việc thủ công hoặc thường xuyên; họ đủ điều kiện được bồi thường làm thêm giờ khi làm việc hơn 40 giờ trong mỗi tuần làm việc. Một báo cáo số lượng nhân viên rất hữu ích để phân tích các chức danh và vị trí công việc được bảo vệ bởi các quy tắc miễn trừ hoặc không được miễn trừ của liên bang và tiểu bang.
Cơ hội nhân viên bình đẳng
Ủy ban cơ hội việc làm bình đẳng của Hoa Kỳ, hay EEOC, yêu cầu một số chủ lao động nhất định phải hoàn thành và nộp trực tuyến báo cáo EEO-1 hàng năm. Chính phủ liên bang sử dụng số liệu thống kê EEO-1 cho mục đích nghiên cứu và nhận dạng liên quan đến lực lượng lao động Hoa Kỳ; EEO-1 không sử dụng thông tin này để xác định các nhân viên cụ thể. Thay vào đó, thông tin nhân viên trong báo cáo số lượng nhân viên trở thành dữ liệu tổng hợp được báo cáo trong khảo sát EEO-1. Nhà tuyển dụng báo cáo dữ liệu lực lượng lao động của họ theo tổng số nhân viên cho từng công việc hoặc vị trí, chủng tộc và giới tính. Một báo cáo số lượng nhân viên giúp người sử dụng lao động dễ dàng thực hiện nghĩa vụ của mình với chính phủ liên bang trong việc báo cáo dữ liệu EEO-1.
Bồi thường và lợi ích
Báo cáo số lượng nhân viên được yêu cầu như một phần của khảo sát lương thưởng hoặc khi người sử dụng lao động dự tính thực hiện các thay đổi đối với cơ cấu lương thưởng và lợi ích của tổ chức. Các chuyên gia lương thưởng tạo ra các báo cáo số lượng nhân viên dựa trên mức lương và tiền lương thực tế, hoặc họ chuẩn bị các báo cáo dựa trên các tình huống giả định để xác định mức tăng lương và mức lương phù hợp. Dự báo hiệu ứng mà chi phí lợi ích tăng lên đối với ngân sách của tổ chức là một cách sử dụng khác cho các báo cáo số lượng nhân viên. Những thay đổi theo chiều dọc đối với phí bảo hiểm chăm sóc sức khỏe và chi phí liên quan đến lợi ích của nhân viên có thể được nắm bắt bằng cách tạo các phiên bản khác nhau của báo cáo số lượng nhân viên.
Lập kế hoạch lực lượng lao động
Lập kế hoạch nguồn nhân lực liên quan đến việc xác định mức độ hỗ trợ nhân sự cần thiết cho một cơ sở nhân viên. Một cơ sở nhân viên là số lượng nhân viên tích cực trong tổ chức - thường được liệt kê theo vị trí, địa điểm làm việc, bộ phận hoặc các định danh tương tự khác. Thực hành tốt nhất về nhân sự chỉ ra một người hành nghề nhân sự cho mỗi 100 nhân viên. Do đó, một báo cáo số lượng nhân viên giúp các nhà quản lý nhân sự đánh giá nhu cầu nhân sự để cung cấp mức độ dịch vụ đầy đủ cho nhân viên của tổ chức. Ngoài ra, báo cáo số lượng nhân viên xác định nhu cầu nhân sự của bộ phận. So sánh các phép đo năng suất với dữ liệu số lượng nhân viên dự đoán liệu lực lượng lao động của công ty có thể đáp ứng nhu cầu kinh doanh hay không.
