Theo Cục Thống kê Lao động, có hơn bốn triệu thư ký và trợ lý hành chính ở Hoa Kỳ. Trong khi các thuật ngữ thư ký và trợ lý hành chính thường được sử dụng thay thế cho nhau, ở một số công ty có một số điểm khác biệt quan trọng giữa hai vị trí, bao gồm nhiệm vụ công việc, mức độ trách nhiệm và trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết để thực hiện công việc.
Định nghĩa của thư ký
Nói chung, một thư ký là người thực hiện nghiêm túc các nhiệm vụ văn thư và hỗ trợ, chẳng hạn như đánh máy, đọc chính tả, nộp đơn hoặc sao chụp. Thư ký cũng trả lời điện thoại và gửi tin nhắn, sắp xếp và gửi thư và, trong một số công ty, xử lý các nhiệm vụ tiếp nhận. Thư ký thường mất vài phút họp là tốt. Trong hầu hết các trường hợp, thư ký không giám sát nhân viên hoặc có quyền ủy thác nhiệm vụ.
Định nghĩa trợ lý hành chính
Trợ lý hành chính, trái ngược với thư ký, thường có nhiệm vụ vượt ra ngoài chức năng văn thư. Trợ lý hành chính thường xử lý các chủ nhân của họ lịch, sắp xếp chuyến đi, soạn thảo tài liệu và có thể làm việc với sếp và các nhân viên khác trong các dự án. Họ thường quản lý việc bảo trì thiết bị văn phòng và làm việc với các nhà cung cấp để mua vật tư và đàm phán giá cả và hợp đồng. Trợ lý hành chính tại một số công ty cũng có thể giám sát nhân viên văn thư khác.
Yêu cầu giáo dục
Mặc dù có thể đạt được vị trí thư ký cấp đầu vào với giáo dục trung học, đối với các vị trí hành chính nâng cao hơn, chẳng hạn như thư ký điều hành hoặc trợ lý điều hành, việc các ứng viên có bằng đại học hoặc kinh nghiệm làm việc quan trọng ngày càng trở nên quan trọng hơn. vì nhiều trợ lý hành chính làm việc chặt chẽ với các giám đốc điều hành trong các dự án cấp cao. Để làm việc như một thư ký pháp lý hoặc y tế, thông thường bạn cần phải hoàn thành một chương trình chuyên ngành để tìm hiểu các thuật ngữ và thủ tục liên quan đến lĩnh vực này.
Yêu cầu về kỹ năng
Máy tính, thiết bị văn phòng và kỹ năng đánh máy tuyệt vời là một yêu cầu cho cả thư ký và trợ lý hành chính. Điều cũng quan trọng là phải có kỹ năng giao tiếp và giao tiếp tốt, vì cả hai vị trí này thường yêu cầu tương tác với công chúng và đồng nghiệp. Tổ chức cũng rất quan trọng đối với các thư ký và trợ lý hành chính, vì công việc của họ thường tập trung vào việc giữ cho những người khác có tổ chức. Theo Cục Thống kê Lao động, khi các nhà quản lý và các chuyên gia khác đảm nhận nhiều nhiệm vụ được xử lý bởi các thư ký, như xử lý văn bản, nhu cầu về nhân viên văn thư nghiêm ngặt sẽ giảm, trong khi vai trò trợ lý hành chính sẽ mở rộng.
Trả
Nói chung, trợ lý hành chính kiếm được nhiều hơn thư ký. Theo Cục Thống kê Lao động, mức lương trung bình cho một thư ký là 29.050 đô la mỗi năm, tính đến năm 2008. Thư ký pháp lý, y tế và điều hành kiếm được nhiều tiền hơn, với một số thư ký điều hành kiếm được hơn 50.000 đô la mỗi năm. Trợ lý hành chính kiếm được trung bình 40.030 đô la mỗi năm, với một số trợ lý điều hành kiếm được hơn 60.000 đô la mỗi năm. Tiền lương thực tế được xác định bởi vị trí địa lý, giáo dục, kinh nghiệm và ngành công nghiệp.
Thông tin lương năm 2016 cho Thư ký và Trợ lý hành chính
Thư ký và trợ lý hành chính kiếm được mức lương trung bình hàng năm là 38.730 đô la trong năm 2016, theo Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ. Ở cấp thấp, các thư ký và trợ lý hành chính đã kiếm được mức lương phần trăm thứ 25 là 30.500 đô la, nghĩa là 75% kiếm được nhiều hơn số tiền này. Mức lương phần trăm thứ 75 là 48.680 đô la, nghĩa là 25 phần trăm kiếm thêm. Trong năm 2016, 3.990.400 người đã được tuyển dụng ở Hoa Kỳ làm thư ký và trợ lý hành chính.
