Các cuộc họp diễn ra thường xuyên trong thế giới kinh doanh và vài phút là các tài liệu chính thức được sử dụng để ghi lại các hành động được thực hiện và các quyết định được đưa ra. Vì phút trở thành tài liệu chính thức trong mắt công ty, bất kỳ thay đổi nào cần được thực hiện cho biên bản đều cần có phụ lục. Khi bạn tạo một phụ lục, bạn phải biết khi nào và làm thế nào để trình bày nó cho ủy ban cuộc họp và thêm nó vào biên bản chính thức, để bạn không thực hiện những thay đổi này theo ý mình.
Chuẩn bị các bản sao biên bản chính thức từ cuộc họp cuối cùng, để mọi người tham dự cuộc họp có thể xem xét chúng.
Vượt qua biên bản tại cuộc họp tiếp theo. Đó là thông lệ cho chủ tọa của cuộc họp để bắt đầu mọi thứ bằng cách xem lại các phút từ cuộc họp trước. Tất cả những người tham dự phải đọc qua biên bản và phê duyệt chúng trước khi họ tiếp tục. Nếu bất cứ ai có một cái gì đó để thêm, thay đổi hoặc sửa chữa, thì đây là thời điểm thích hợp để nói như vậy.
Viết những thay đổi vào phút. Bạn có thể viết các thay đổi trực tiếp lên bản sao biên bản của bạn hoặc ghi lại các ghi chú trên một tờ giấy riêng.
Cho phép tất cả các thành viên cuộc họp đồng ý về các thay đổi được đề xuất cho biên bản, sẽ được trình bày trong phần phụ lục. Nếu mọi người đều đồng ý, thì bạn có thể tiến lên phía trước với việc tạo phần phụ lục theo biên bản.
Tạo phần phụ lục sau khi cuộc họp kết thúc. Tốt nhất là làm phụ lục ngay sau cuộc họp, để thông tin vẫn còn mới mẻ trong tâm trí bạn. Sử dụng mẫu phút để viết trong thông tin phụ lục.
Lưu hành biên bản chính thức với phần phụ lục đính kèm phía sau chúng cho các thành viên nhóm họp. Bạn có thể không muốn đợi đến cuộc họp tiếp theo để làm điều này, trong trường hợp nó còn xa trong tương lai. Thay vào đó, hãy chuyển tiếp một bản sao điện tử của biên bản và phụ lục qua email cho nhóm và cho các thành viên biết rằng phản hồi hoặc phê duyệt của họ được hoan nghênh. Nếu mọi người trong nhóm chấp thuận biên bản với phụ lục, thì đây sẽ trở thành tài liệu làm việc mới của bạn.
Mang theo biên bản và phụ lục cho cuộc họp tiếp theo của bạn để có được chữ ký của chủ tịch. Biên bản chỉ trở thành chính thức khi chủ tọa ký vào chúng.
