Biên bản từ các cuộc họp của nhân viên cung cấp một hồ sơ bằng văn bản về các quyết định được đưa ra, các vấn đề được thảo luận, phiếu bầu, bài tập được đưa ra và các vấn đề khác ảnh hưởng đến nhân viên. Nó rất quan trọng để nắm bắt các chi tiết của cuộc họp cũng như bản chất của các cuộc thảo luận. Bạn không cần phải ghi lại từng từ được nói trong cuộc họp, nhưng bạn sẽ có thể cung cấp cho người tham gia một bản ghi chính xác về cuộc họp.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Công cụ ghi chú
-
Máy ghi âm
Chuẩn bị cho cuộc họp bằng cách truy cập vào phòng để đánh giá nơi bạn nên ngồi để có điểm thuận lợi nhất và tìm ổ cắm điện nếu bạn cần. Xem các phút trước để tăng tốc độ ghi lại quá khứ.
Lấy một bản sao của chương trình nghị sự để giúp bạn sắp xếp các phút theo chủ đề. Có được một danh sách những người tham gia được mời và xác minh những người tham dự bằng cách yêu cầu họ đăng nhập khi họ tham gia cuộc họp.
Lưu ý ngày và thời gian cuộc họp diễn ra. Viết mọi chuyển động như nó đã được trình bày, từng chữ. Ghi lại số phiếu đã lấy và số phiếu đã bỏ phiếu, phản đối và bỏ phiếu trắng. Bao gồm tên của người tạo chuyển động và người giây chuyển động.
Sử dụng các gạch đầu dòng để làm nổi bật các chủ đề thảo luận quan trọng như ngân sách, bầu cử hoặc lập kế hoạch cho các sự kiện của công ty. Lưu ý những ưu và nhược điểm được đưa ra trong quá trình thảo luận và ai là người đưa ra mỗi tuyên bố. Kết thúc mỗi chủ đề thảo luận với kết quả, đó sẽ là một chuyển động và bỏ phiếu, một nhiệm vụ để nghiên cứu chủ đề hoặc một hành động được chỉ định.
Viết biên bản theo định dạng rõ ràng, dễ đọc để dễ theo dõi hơn. Tìm các ứng dụng và công cụ đã được tạo để giúp việc sử dụng hiệu quả hơn trong vài phút. Chúng có thể được tìm thấy trên các trang web như onenote.com nếu bạn sử dụng Windows. Hãy xem evernote.com để biết các công cụ viết, đồng ý.com để biết các công cụ ghi chú và chia sẻ phút và tài liệu Google để biết các mẫu phút gặp gỡ và các cách dễ dàng để chia sẻ phút.
Viết biên bản ngay khi bạn có thể sau cuộc họp trong khi các cuộc thảo luận vẫn còn mới mẻ trong tâm trí bạn, tốt nhất là trong vòng 24 giờ. Viết ở ngôi thứ ba trong suốt.
Gửi một bản thảo cho người quản lý hoặc người giám sát đã chủ trì cuộc họp để xem xét trước khi gửi vài phút cho những người tham gia còn lại. Sửa chữa và gửi một bản sao cho tất cả mọi người tham dự cuộc họp. Đính kèm các tài liệu thích hợp như bản sao ngân sách, danh sách mục hành động hoặc danh sách số liên lạc.
Lời khuyên
-
Tạo một mẫu để đơn giản hóa quá trình mất vài phút. Sử dụng nó nhiều lần khi mất phút nhân viên.
Sử dụng một thiết bị ghi âm nếu bạn lo lắng về độ chính xác. Nói với người tham gia rằng họ đang được ghi lại trước khi bật máy ghi âm của bạn.
Cảnh báo
Donith gặp rắc rối khi bạn mất dấu vết của cuộc thảo luận hoặc don Patrick hiểu một điểm được thực hiện. Khi bạn bối rối, hãy dừng các thủ tục tố tụng và yêu cầu làm rõ để đảm bảo bạn báo cáo chính xác.
