Hợp lý hóa một quy trình mua sắm đòi hỏi phải tạo ra các bước mua cụ thể để giảm thiểu thời gian giữa khi một người yêu cầu một mặt hàng và khi anh ta nhận được nó. Dựa trên quy trình mua hàng hiện tại của bạn, bạn có thể hợp lý hóa hệ thống của mình bằng cách thay đổi người tham gia, cấp thêm quyền mua và thiết lập các chính sách nhà cung cấp cụ thể.
Xác định điểm yếu
Bước đầu tiên trong việc hợp lý hóa quy trình mua sắm của bạn là xác định lý do tại sao bạn muốn làm như vậy. Bạn có thể đang bội chi. Nhân viên của bạn có thể làm việc kém hiệu quả hơn vì họ phải chờ thiết bị họ cần. Khách hàng của bạn có thể không hài lòng vì bạn có thể nhận được tài liệu đủ nhanh để hoàn thành đơn hàng. Biểu mẫu của bạn hoặc thậm chí thiếu giấy tờ hiệu quả có thể gây ra tắc nghẽn. Khi bạn biết vấn đề mua hàng của mình là gì, bạn có thể kiểm tra quy trình của mình để xem điều gì có thể gây ra sự cố.
Tập trung hoặc phân cấp
Một cách để hợp lý hóa quy trình mua hàng của bạn là tập trung nó với một người hoặc bộ phận. Thay vì có một nhân viên đến gặp giám đốc bộ phận của cô, sau đó đến gặp giám đốc điều hành, sau đó đến giám đốc tài chính, cho phép nhân viên gửi yêu cầu trực tiếp đến một đại lý mua sắm. Điều này có thể giảm thời gian để mua hàng được chấp thuận vì một người chịu trách nhiệm về dòng thời gian.
Tuy nhiên, nếu bạn đã có loại quy trình mua hàng tập trung này, đây có thể là vấn đề của bạn. Điều này có thể xảy ra khi đại lý mua hàng tràn ngập các yêu cầu mà cô ấy phải nghiên cứu. Nếu đây là trường hợp, hãy xem xét để người đứng đầu bộ phận phê duyệt mua hàng trước, sau đó họ nộp cho bộ phận tài chính. Để tận dụng tối đa loại hệ thống này, hãy tạo một ngày đến hạn bởi tất cả các biểu mẫu của bạn để đảm bảo rằng tất cả những người liên quan đều biết khi nào đơn hàng đến hạn và biết rằng họ sẽ phải chịu trách nhiệm.
Tăng quyền mua hàng
Một phương pháp khác để hợp lý hóa việc mua hàng là cung cấp cho nhiều nhân viên hơn quyền mua hàng. Điều này có thể dẫn đến bội chi nếu bạn không đặt các thông số cụ thể, chẳng hạn như hàng hóa và dịch vụ mà một nhân viên cụ thể có thể mua, giới hạn số lượng mua hàng mà anh ta có thể thực hiện và nhà cung cấp nào anh ta có thể sử dụng. Cân nhắc cho phép nhân viên có thẩm quyền thực hiện các giao dịch mua nhỏ hơn, đặc biệt là các giao dịch thường xuyên được phê duyệt, chẳng hạn như đồ dùng văn phòng. Nếu bạn có thể kiểm soát việc sử dụng thẻ tín dụng của công ty bởi từng nhân viên, hãy cấp thẻ cho nhân viên có thẩm quyền mua hàng, cho phép họ thực hiện mua hàng trực tuyến, trực tiếp hoặc mua điện thoại mà không phải yêu cầu séc hoặc mua thẻ tín dụng từ bộ phận kế toán. Tạo chính sách công ty nghiêm ngặt cho việc sử dụng thẻ tín dụng của công ty.
Nhà cung cấp phê duyệt trước
Nếu nhân viên cần nghiên cứu và xác nhận nhà cung cấp mỗi lần họ mua hàng, hãy tạo một danh sách các nhà cung cấp được phê duyệt mà họ có thể sử dụng. Điều này giúp đảm bảo bạn làm việc với các nhà cung cấp mà bạn biết và có thể tạo ra việc mua khối lượng có thể dẫn đến giảm giá của nhà cung cấp. Thiết lập hệ thống mua hàng với các nhà cung cấp được phê duyệt để họ không phải chạy báo cáo tín dụng cho bạn mỗi khi nhân viên mua hàng. Cung cấp cho các nhà cung cấp một danh sách các nhân viên có thể mua hàng, hoặc sử dụng mã mua hàng của công ty mà bạn cung cấp cho các nhân viên được chọn. Yêu cầu về mẫu đề xuất hoặc mẫu mà nhân viên của bạn có thể sử dụng khi họ cần nhận nhiều giá thầu cho một công việc sẽ hợp lý hóa quy trình bằng cách loại bỏ nhu cầu cho nhân viên tạo tài liệu thầu.
Cải thiện lập kế hoạch mua hàng
Nếu bạn biết trước bạn cần mua hàng hóa và vật tư cụ thể, hãy lên lịch cho các giao dịch mua này trong thời gian chậm tại công ty của bạn, trước. Điều này có thể giúp giảm mua hàng bị lạc trong một biển giấy tờ, yêu cầu các yêu cầu cấp bộ phận và yêu cầu nhanh. Yêu cầu quản lý bộ phận của bạn gửi yêu cầu mua hàng hàng quý, bao gồm ngày giao hàng và yêu cầu đại lý mua hàng của bạn tạo lịch để mua hàng.
