Vì vậy, nhiều công ty dựa vào nhân viên tiếp tân để thiết lập giọng điệu cho họ, nhưng họ dành ít thời gian nhất để lấp đầy vị trí công việc cụ thể đó, thay vào đó tập trung vào đội ngũ nhân viên "chuyên nghiệp".
Một kiểu người nhất định là gặp gỡ và chào hỏi khách hàng và trả lời điện thoại. Nhân viên không bao giờ có điều gì xấu để nói về ai đó, thân thiện và lạc quan và thích làm hài lòng mọi người là phù hợp nhất cho vị trí này.
Một nhân viên tiếp tân giỏi sẽ trả lời điện thoại bằng một sự tinh tế độc đáo, nhấn mạnh một từ nào đó. Điện thoại nên được trả lời với một nụ cười trên khuôn mặt và quan tâm thực sự đến những gì người ở đầu bên kia nói. Vì vậy, thông thường, các văn phòng dựa trên hệ thống thư thoại. Đó là một cách chắc chắn để mất đi một giọng nói vui vẻ, thân thiện, ở đầu dây bên kia.
Bạn cần một nhân viên tiếp tân sẽ ăn mặc để gây ấn tượng với khách hàng của bạn và tự hào về khu vực văn phòng của anh ấy hoặc cô ấy.
Điều quan trọng đối với một nhân viên tiếp tân tốt là một bộ đệm cho nhân viên. Nếu ai đó trong đội ngũ nhân viên cực kỳ bận rộn, nhân viên tiếp tân nên biết điều đó. Một nhân viên tiếp tân được thông báo có thể giúp nhân viên tránh những lần thả vào phút cuối không cần thiết, mà không từ chối các cuộc hẹn hợp pháp.
Nó là thích hợp cho một nhân viên tiếp tân để gọi một cuộc thảo luận với khách hàng, miễn là nó không gây tranh cãi. Bạn không muốn khách hàng của bạn giả sử triết lý nhân viên tiếp tân là phản ánh của toàn bộ công ty. Câu hỏi chung và chủ đề nói nhỏ là tốt.
Nhân viên tiếp tân nên là một phần mở rộng của nhóm tiếp thị của bạn. Theo dõi những ngày quan trọng, đưa ra thông tin mà bạn muốn khách hàng biết, nhưng đưa ra thông tin theo cách khiến khách hàng của bạn cảm thấy đặc biệt là một món quà, và một nhân viên tiếp tân giỏi sẽ có nó.
Nhân viên tiếp tân phải đảm bảo các tài liệu quảng cáo của công ty ở bàn cà phê và giữ cho bình cà phê đầy và tươi, bát kẹo được nạp và khách hàng di chuyển qua khu vực tiếp tân một cách trơn tru.
Nếu bạn thiên đường thành lập một lịch chung để nhân viên tiếp tân có quyền truy cập để xem các cuộc hẹn theo lịch trình, đó sẽ là một ý tưởng tốt để thực hiện điều đó. Bạn có thể làm điều này một cách dễ dàng nếu bạn được nối mạng; chỉ cần cho phép nhân viên tiếp tân trên mạng của bạn. Nếu hệ thống email của bạn không cho phép điều đó, bạn có thể thiết lập lịch trên Internet và yêu cầu mọi người đăng các cuộc hẹn mà nhân viên tiếp tân cần biết về trang web.
