Vai trò trung tâm của bộ phận mua hàng là mua sắm vật tư hoặc hàng hóa được sử dụng trong hoạt động của một doanh nghiệp. Khi thực hiện vai trò này, các mục tiêu của nó bao gồm xây dựng và duy trì các mối quan hệ nhà cung cấp cốt lõi, nhận được giá trị tốt nhất cho hàng hóa và điều phối tất cả các hoạt động tài liệu liên quan một cách chính xác và hiệu quả.
Xây dựng và duy trì mối quan hệ nhà cung cấp
Trong lịch sử, việc mua phần lớn tập trung vào việc mời thầu với mục tiêu nhận được chi phí thấp nhất có thể. Tuy nhiên, tổ chức Chăm sóc sức khỏe của Đại học Utah lưu ý trong các chính sách mua sắm của mình, tại thời điểm công bố, các quy trình đấu thầu cạnh tranh chỉ được sử dụng khi cần thiết. Thay vào đó, nhiều công ty dựa vào các bộ phận mua hàng để xác định các nhà cung cấp tiềm năng, tương tác với họ và phát triển mối quan hệ tin cậy với các nhà cung cấp tốt nhất. Cách tiếp cận mối quan hệ này củng cố các mục tiêu chung của nhà cung cấp và người mua và cho phép tăng tính linh hoạt hoặc khả năng thích ứng khi trở ngại cản trở dòng chảy tự nhiên của hậu cần và phân phối.
Nhận giá trị tốt nhất trên hàng hóa
Gắn chặt với việc tập trung vào việc duy trì mối quan hệ nhà cung cấp là mục tiêu để có được giá trị tốt nhất cho hàng hóa. "Giá trị tốt nhất" liên quan đến sự cân bằng để có được mức giá hợp lý và chất lượng sản phẩm. Ví dụ, một đại lý bán lẻ cần giá tốt để kiếm lợi nhuận, nhưng nó cũng cần hàng hóa chất lượng cao để thu hút người mua. Vì thế, bộ phận mua hàng cần so sánh điểm giá của các nhà cung cấp khác nhau với chất lượng giải pháp của họ. Đại học Akron chỉ ra trong sổ tay mua sắm của mình rằng bộ phận mua hàng tập trung của mình chịu trách nhiệm này trong việc quản lý mua hàng trên tất cả các bộ phận tổ chức.
Phối hợp tài liệu liên quan
Quy trình mua hàng vốn đã liên quan đến rất nhiều giấy tờ và tài liệu. Tổ chức Chăm sóc Sức khỏe của Đại học Utah lưu ý rằng vai trò của bộ phận mua hàng là duy trì các tệp hợp đồng trên tất cả các mối quan hệ nhà cung cấp đang hoạt động. Hoạt động mua hàng cũng được kết nối với kế toán trong các tổ chức sử dụng các chương trình phần mềm tài nguyên doanh nghiệp, cho phép các hoạt động kế toán được liên kết trực tiếp với các đơn đặt hàng mua và thanh toán tài khoản hiện có. Trong một số trường hợp, quá trình này là tự động. Vì thế, tính chính xác trong việc nhập đơn đặt hàng và chi tiết giao dịch cũng quan trọng đối với bộ phận mua hàng vì nó là cho bộ phận kế toán.
