Khi các doanh nghiệp lần đầu tiên bắt đầu sử dụng máy tính với số lượng lớn, các chuyên gia đã báo trước sự xuất hiện của xã hội không giấy tờ. Cuộc cách mạng máy tính vẫn còn một cách để thực hiện lời hứa cụ thể đó. Tuy nhiên, các quy trình dựa trên giấy truyền thống - cả kinh doanh và cá nhân - tiếp tục chuyển sang các hình thức máy tính hơn, và vì một số lý do rất tốt.
Các tài liệu
Máy tính đã mang lại sự dễ dàng và linh hoạt cho việc tạo và chỉnh sửa tài liệu. Trái ngược với một máy đánh chữ, các chương trình xử lý văn bản được vi tính hóa cung cấp sự lựa chọn gần như vô hạn về kiểu dáng, kiểu chữ và định dạng cho các tài liệu. Lỗi đánh máy có thể dễ dàng sửa chữa trên màn hình mà không cần chất lỏng hiệu chỉnh hoặc băng chỉnh. Toàn bộ khối văn bản có thể dễ dàng được sao chép từ tài liệu này sang tài liệu khác mà không cần phải gõ lại. Hình ảnh và đồ họa khác có thể được đưa vào tài liệu với rất ít nỗ lực.
Chia sẻ
Chia sẻ tài liệu với một hệ thống máy tính rất đơn giản. Không cần phải tạo các bản sao thực của tài liệu và sau đó gửi thư hoặc fax chúng cho người nhận. Một tài liệu trong tập tin trong một hệ thống máy tính có thể được chia sẻ với bất kỳ ai khác có quyền truy cập vào hệ thống đó chỉ bằng cách cho họ hiển thị tài liệu trên màn hình máy tính của riêng họ. Tài liệu có thể được chia sẻ bên ngoài công ty bằng cách đính kèm tài liệu vào email gửi đến người nhận.
Nộp hồ sơ
Mục đích của việc nộp đơn không chỉ là để lưu trữ tài liệu, mà còn làm cho chúng dễ dàng truy cập. Máy tính vượt trội về điều này theo cách mà tủ hồ sơ đơn giản không bao giờ có thể. Các tài liệu được đệ trình trong một hệ thống máy tính sẽ được hệ thống kiểm soát tập tin của máy tính lập chỉ mục tự động. Các chỉ mục này được hệ thống tự động cập nhật và duy trì bất kể tần suất tài liệu có thể được di chuyển hoặc chỉnh sửa. Tài liệu thậm chí có thể được định vị bằng cách máy tính tìm kiếm số lượng lớn tài liệu cho các từ hoặc cụm từ cụ thể. Ngoài ra, hệ thống lưu trữ trên máy vi tính có thể lưu trữ một số lượng lớn tài liệu trong một phần nhỏ không gian cần thiết cho tủ hồ sơ vật lý.
Chức năng
Không chỉ đơn giản là một đại diện điện tử của một tài liệu giấy tĩnh, một tài liệu điện tử có thể trở thành một thực thể tương tác thực sự. Ví dụ, phiên bản điện tử của biểu mẫu điền vào, có thể cho phép nhập dữ liệu trực tiếp vào tài liệu với kiểm tra và xác minh lỗi thời gian thực. Tính toán và chức năng có thể được xây dựng trực tiếp vào tài liệu. Ví dụ, một khách hàng hiện tại có thể được liệt kê trên một tài liệu điện tử bằng cách sử dụng tài liệu này sử dụng tệp cơ sở dữ liệu khách hàng của máy tính để cho phép người dùng chỉ cần chọn tên khách hàng từ danh sách tất cả các khách hàng trong tệp. Logic được tích hợp trong tài liệu sau đó sẽ tự động chuyển thông tin của khách hàng vào tài liệu, bao gồm địa chỉ, số kế toán khách hàng hoặc bất kỳ dữ liệu mong muốn nào khác.
An toàn
Sự an toàn về mặt vật lý của các tập tin của công ty là vô cùng quan trọng. Các tập tin phải được bảo đảm chống lại thiệt hại vật lý hoặc phá hủy. Truy cập vào các tập tin của nhân viên trái phép cũng phải được ngăn chặn. Một hệ thống nộp đơn trên máy vi tính đơn giản hóa các nhiệm vụ này. Bản sao của các tệp vi tính có thể dễ dàng được tạo và lưu trữ ở nhiều vị trí khác nhau, cả trong nhiều nền tảng máy tính trong mạng hoặc trên phương tiện dữ liệu di động để lưu trữ vật lý ngoài trang web. Các tệp trong hệ thống máy tính cũng có thể được mã hóa để khiến chúng không thể đọc được bởi những người không có sự cho phép để xem các tệp.
