Nhiều người co rúm người khi nghe rằng họ phải tham dự một cuộc họp kinh doanh. Họ sợ rằng sẽ lãng phí thời gian bắt đầu muộn và không làm được gì hoặc nó sẽ bị chi phối bởi một hoặc hai người. Những vấn đề phổ biến này có thể tránh được bằng cách sử dụng nghi thức họp kinh doanh phù hợp. Các quy tắc xã giao cho phép bạn điều hành cuộc họp hiệu quả hơn và đảm bảo nó có hiệu quả.
Chương trình nghị sự
Tạo một chương trình nghị sự trước cuộc họp và phân phát cho mọi người được mời tham dự. Điều này sẽ cho phép mọi người quyết định xem họ có thực sự cần phải có mặt tại cuộc họp hay không. Mặt khác, ai đó có thể xuất hiện và phát hiện ra rằng chương trình nghị sự không thực sự phù hợp với người đó. Chương trình nghị sự cũng là một biểu tượng trung lập để giữ cho cuộc họp tập trung. Nếu cuộc thảo luận bắt đầu đi lang thang, bạn có thể nói điều gì đó như: "Theo chương trình nghị sự, chúng ta nên nói về những gì chúng ta cần cho phần giới thiệu sản phẩm mới. Hãy quay lại chủ đề đó."
Lịch trình
Lên lịch đủ thời gian cho cuộc họp để cho phép bạn hoàn thành các mục trong chương trình nghị sự mà không yêu cầu người tham dự thực hiện quá lớn thời gian cam kết. Bắt đầu cuộc họp kịp thời để thưởng cho những người xuất hiện đúng giờ. Nếu bạn có thói quen bắt đầu muộn, điều này sẽ thưởng cho những người có thói quen xuất hiện vài phút sau thời gian bắt đầu được chỉ định. Nếu bạn có tiếng là bắt đầu đúng giờ, mọi người sẽ học cách xuất hiện đúng lúc để tránh sự khó chịu khi đi bộ sau khi cuộc họp đã bắt đầu.
Kết thúc cuộc họp vào thời gian được chỉ định. Điều này thể hiện sự tôn trọng lịch trình của người khác, vì một số người tham dự của bạn có thể đã lên lịch các cam kết khác sau cuộc họp. Nếu có việc chưa hoàn thành, hãy lên lịch cho một cuộc họp khác.
Sự tham gia
Khuyến khích sự tham gia của mọi người trong phòng và duy trì môi trường an toàn cho đầu vào. Mọi người có thể sợ phải lên tiếng nếu họ tin rằng một hoặc hai đồng nghiệp thống trị sẽ ngay lập tức bắn hạ họ. Thực hiện quy tắc "Chỉ một người nói tại một thời điểm" và thực thi nó một cách nghiêm ngặt. Nếu ai đó cố gắng ngắt lời, hãy nói: "Đây là thời gian của Sherry để nói. Hãy nhớ rằng, tất cả chúng ta đều đồng ý rằng không ai sẽ ngắt lời khi người khác đang nói." Nếu một số người tham dự vẫn không muốn cung cấp đầu vào, hãy thử một phương pháp như đi quanh phòng để nhận phản hồi của mỗi người về chủ đề này. Theo cách đó, một người nhút nhát không phải lo lắng về việc tìm đúng thời điểm để lên tiếng.
Phần kết luận
Vào cuối cuộc họp, tóm tắt những gì đã thảo luận và bất kỳ quyết định nào được đưa ra. Xác nhận lại bất kỳ mục hành động nào, những người được cho là sẽ xử lý chúng và thời hạn. Điều này cho phép người tham dự có cơ hội lên tiếng nếu họ không đồng ý với bản tóm tắt. Nếu mọi người ở trên cùng một trang, hãy sử dụng tóm tắt để tạo ghi chú cuộc họp và gửi chúng ngay lập tức. Họ không nên ra ngoài muộn hơn một ngày sau cuộc họp.
