Cho dù bạn có liên kết với trường học, tổ chức hoặc doanh nghiệp, bạn có thể được các nhà cung cấp tiếp cận yêu cầu bạn sử dụng các dịch vụ hoặc sản phẩm của nhà cung cấp. Nếu bạn không quan tâm đến những gì họ phải bán, hãy có một đề nghị tốt hơn từ một nhà cung cấp khác bán một sản phẩm hoặc dịch vụ tương tự hoặc nếu bạn không quan tâm vào thời điểm này, nhưng muốn xem xét lại đề nghị của họ trong tương lai, bạn nên làm theo một số bước cơ bản khi liên lạc với nhà cung cấp mà bạn không quan tâm đến lời đề nghị của họ.
Định dạng thư của bạn
Định dạng thư của bạn trong phong cách thư kinh doanh chính thức. Điều này có nghĩa là tất cả các văn bản sẽ được căn chỉnh sang trái, khoảng cách đơn, với một dòng trống đầy đủ giữa mỗi yếu tố và một đoạn văn. Sử dụng tiêu đề thư công ty của bạn được ưa thích.
Bao gồm địa chỉ trả lại của bạn. Dòng đầu tiên của thư của bạn sẽ là địa chỉ đường phố của bạn. Dòng thứ hai sẽ chứa thành phố, tiểu bang và mã ZIP của bạn. Nếu bạn đang sử dụng tiêu đề thư của công ty với địa chỉ trả lại được chỉ định, bước này có thể được bỏ qua.
Xác định ngày bạn đang viết thư sau địa chỉ trả lại của bạn. Để giữ đúng định dạng thư kinh doanh chuyên nghiệp, bạn nên viết ngày sao cho ngày đầu tiên, sau đó là tháng và cuối cùng là năm. Không có dấu phẩy là cần thiết trong định dạng hẹn hò này. Để lại một dòng trống đầy đủ sau ngày trong ngày.
Xác định người mà bạn đang gửi thư đến. Phần này bao gồm năm dòng. Dòng đầu tiên chứa tên đầy đủ của người nhận; dòng thứ hai xác định tiêu đề của mình (chẳng hạn như Manager); dòng thứ ba xác định công ty mà cá nhân làm việc cho; dòng thứ tư chứa địa chỉ đường phố; và dòng thứ năm và cuối cùng chứa thành phố, tiểu bang và mã ZIP.
Mở và đóng thư của bạn một cách chính xác. Lời chào được chấp nhận phổ biến nhất bắt đầu bằng "Kính gửi", sau đó tên của người nhận ở định dạng chính thức (Ông John Smith, Bà Sally Walker) theo sau là dấu hai chấm. Việc đóng được chấp nhận phổ biến nhất là "Trân trọng" theo sau là dấu phẩy và ba dòng trống trong đó bạn sẽ viết chữ ký của mình. Thực hiện theo chữ ký của bạn với tên đánh máy, vị trí của bạn và công ty của bạn.
Soạn thư của bạn
Giải thích rằng bạn đã đọc đề xuất của họ, nhưng chọn vượt qua tại thời điểm này.
Đưa ra một lời giải thích về lý do tại sao bạn không quan tâm, cho dù đó là thời gian, nhu cầu hiện tại hoặc chi phí. Nếu nhà cung cấp biết lý do tại sao bạn không quan tâm đến thời gian này, họ có thể cung cấp đề xuất thứ hai để phù hợp hơn với nhu cầu của bạn.
Cảm ơn các nhà cung cấp đã soạn thảo một đề xuất. Cho biết khi nào bạn muốn nghe từ anh ấy một lần nữa, nếu bạn rất quan tâm.
Cảnh báo
Không thực hiện bất kỳ cam kết nào trong thư của bạn, vì những điều này có thể được coi là ràng buộc pháp lý.
