Thời gian trôi qua, việc theo dõi các sinh viên tốt nghiệp cho các cuộc đoàn tụ hoặc các sự kiện đặc biệt liên quan đến trường học có thể trở nên khó khăn hơn. Một hiệp hội cựu sinh viên trung học sẽ giúp hỗ trợ các sự kiện tốt nghiệp lớp cá nhân bằng cách giữ một danh sách cập nhật của tất cả các sinh viên tốt nghiệp trường. Trước khi bạn có thể sắp xếp các sự kiện đặc biệt và yêu cầu quyên góp hoặc lệ phí, bạn cần một hiệp hội cam kết lên kế hoạch và tổ chức các sự kiện của cựu sinh viên.
Tiếp cận với các bạn cùng lớp tốt nghiệp trung học với những người bạn vẫn còn liên lạc để tạo thành một nhóm quan tâm. Khi bạn đã sắp xếp một cuộc họp với nhóm này, hãy để từng thành viên trong nhóm liên lạc với bạn cùng lớp mà họ vẫn liên lạc về việc có thể tham gia nhóm.
Gặp gỡ với đại diện trường để cho họ biết bạn đang bắt đầu một hiệp hội cựu sinh viên trung học. Xác định xem đây là một hiệp hội trường học tổng thể cho tất cả các lớp tốt nghiệp hoặc một hiệp hội lớp tốt nghiệp cá nhân. Yêu cầu danh sách tên và địa chỉ của sinh viên tốt nghiệp từ các tập tin của trường. Điều này sẽ cung cấp cho bạn một nơi bắt đầu để giúp bắt đầu tạo một danh sách sinh viên tốt nghiệp và bắt đầu một cơ sở dữ liệu.
Hãy để mỗi thành viên của nhóm quan tâm lấy một số tên từ danh sách tốt nghiệp để cập nhật thông tin liên lạc của cựu sinh viên. Yêu cầu mỗi người trong nhóm quan tâm theo dõi các thành viên của lớp bằng cách liên hệ với các bạn cùng lớp khác mà họ vẫn biết hoặc liên lạc trên các trang web truyền thông xã hội hoặc bằng cách tìm kiếm trực tuyến cho họ. Cập nhật danh sách cựu sinh viên với địa chỉ email hiện tại, thông tin địa chỉ đường phố hoặc cả hai.
Viết một lá thư cho sinh viên tốt nghiệp cựu sinh viên giải thích các kế hoạch để tạo ra một hiệp hội cựu sinh viên. Yêu cầu họ cung cấp thông tin liên lạc cập nhật. Yêu cầu những người quan tâm tham gia vào hiệp hội cựu sinh viên liên hệ với các thành viên của nhóm quan tâm.
Thiết lập một chương trình nghị sự cho cuộc họp đầu tiên của hiệp hội cựu sinh viên. Chương trình nghị sự nên bao gồm các kế hoạch phát triển cơ cấu tổ chức của hiệp hội như quy định, tuyên bố sứ mệnh, kế hoạch hành động, mục tiêu, đề cử và bầu cử cán bộ hiệp hội, và cơ cấu tài trợ, nếu có.
Triệu tập một cuộc họp của những người quan tâm tham gia vào hội đồng lãnh đạo hoặc hội đồng hiệp hội. Quyết định khi nào sẽ tổ chức các đề cử và bầu cử sĩ quan và về cơ chế bỏ phiếu. Tổ chức một ủy ban chịu trách nhiệm phát triển các quy định của tổ chức và một nhóm khác để đưa ra ý tưởng cho các hoạt động tài trợ như quyên góp tình nguyện, lệ phí hàng năm hoặc tài trợ.
Tổ chức các cuộc bầu cử sĩ quan và chính thức hóa các quy định của tổ chức.
Yêu cầu các tình nguyện viên cá nhân tham gia vào các ủy ban riêng biệt để xử lý các liên lạc hiệp hội, các hoạt động gây quỹ, các bộ sưu tập phí, nếu được thành lập và các sự kiện đoàn tụ.
Lên lịch ngày cho các cuộc họp của ủy ban và điều phối các cuộc họp hội đồng sắp tới để bao gồm các cập nhật của ủy ban. Ví dụ, lập kế hoạch ngày, thời gian và địa điểm họp hội đồng hoặc lãnh đạo tiếp theo, và đưa vào chương trình nghị sự một ủy ban trình bày về cấu trúc hội phí được đề xuất và các hoạt động gây quỹ đề xuất để xem xét và phê duyệt.
