Từ điển Webster từ định nghĩa một bức thư là một tin nhắn được viết hoặc in cho một cá nhân hoặc một nhóm, thường được gửi qua thư. Tất nhiên, trong thời đại điện tử của chúng ta, nhiều chữ cái được truyền qua email, trong cơ thể của email hoặc dưới dạng tệp đính kèm. Xu hướng này mặc dù, thư kinh doanh tiếp tục có chức năng truyền thống. Do đó, điều quan trọng là những người trong thế giới kinh doanh biết những chức năng này để tạo ấn tượng chính xác với các cộng sự kinh doanh.
Bán hàng
Bất chấp xu hướng tiến hành kinh doanh bằng điện tử, nhưng thư bán hàng truyền thống vẫn là một công cụ quan trọng của kinh doanh hiện đại, bang Pennsylvania, Kenneth Zimmer, Giáo sư danh dự tại Trường Kinh doanh và Kinh tế thuộc Đại học bang California và Sue C. Camp, Phó giáo sư tại Đại học Gardner-Webb Trường Quản lý Broyhill. Hơn nữa, Zimmer và Camp cho rằng hầu hết các thư kinh doanh thực sự là thư bán hàng vì mục đích của họ là nhằm thúc đẩy việc bán hàng hóa hoặc dịch vụ cho người nhận. Có năm mục tiêu chính của thư bán hàng:
- Để thu hút sự chú ý của người nhận.
- Để thiết lập mối quan hệ thân thiện với người nhận.
- Để thu hút các động cơ mua hàng của người nhận.
- Để thuyết phục người nhận hành động.
- Để cung cấp cho người nhận cơ hội để hành động.
Quan hệ công chúng
Mục tiêu của bất kỳ nỗ lực quan hệ công chúng nào là ảnh hưởng đến đối tượng mục tiêu là niềm tin, thái độ hoặc hành động. Đó là trường hợp với một lá thư quan hệ công chúng, giải thích Melvin L. DeFleur và Everette E. Dennis, đồng tác giả của Hiểu Hiểu Truyền thông đại chúng: Một quan điểm nghệ thuật tự do. Mục tiêu chính của thư PR là ảnh hưởng tích cực đến ấn tượng của khán giả về công ty hoặc tổ chức.
Một số ví dụ về thư quan hệ công chúng là những thư phấn đấu để hoàn thành các mục tiêu sau:
- Thúc đẩy một doanh nghiệp mới.
- Mời khách hàng mở tài khoản tính phí.
- Cảm ơn khách hàng đã kinh doanh.
- Chào mừng khách hàng tiềm năng đến với cộng đồng.
- Thông báo bán hàng hoặc dịch vụ đặc biệt.
- Cung cấp các ưu đãi để sử dụng các dịch vụ của công ty.
Yêu cầu và phản hồi
Các thư kinh doanh thông thường nhất hoặc đưa ra yêu cầu hoặc trả lời một, trạng thái Zimmer và Camp. Ví dụ về thư yêu cầu bao gồm đặt phòng họp, yêu cầu báo giá, yêu cầu báo cáo thanh toán và thiết lập các cuộc hẹn. Tuy nhiên, Zimmer và Camp khuyên rằng những chữ cái thường lệ này không được xử lý thường xuyên. Vì vậy, bạn nên tuân theo một số nguyên tắc nhất định khi gửi yêu cầu hoặc trả lời:
- Cung cấp thông tin đầy đủ.
- Không bao giờ thực hiện các yêu cầu không hợp lý.
- Hãy chính xác và chính xác.
- Đừng bao giờ bất lịch sự.
Khiếu nại và Điều chỉnh
Khách hàng đôi khi phàn nàn về dịch vụ hoặc sản phẩm bị lỗi. Khi những dịp như vậy phát sinh, các doanh nghiệp phải đáp ứng bằng cách đàm phán với khách hàng để thực hiện điều chỉnh. Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng viết thư yêu cầu, chẳng hạn như khi nhà cung cấp không gửi đúng sản phẩm hoặc hoàn toàn không gửi nó. Tuy nhiên, Zimmer và Camp nói rằng dù phản hồi hay gửi yêu cầu hoặc điều chỉnh, bạn nên ghi nhớ các quy tắc sau:
- Hãy chắc chắn rằng bạn có tất cả các sự thật.
- Hãy chính xác và đầy đủ khi mô tả yêu cầu.
- Tránh bị buộc tội, đe dọa hoặc yêu cầu..
- Hãy lịch sự.
- Đề xuất một giải pháp hợp lý sẽ dễ chịu cho tất cả các bên liên quan.
Truyền thông xã hội
Xin chúc mừng các nhân viên kinh doanh trong những dịp đặc biệt là một phép lịch sự và truyền thống chung của người Do Thái, viết về Zimmer và Camp. Nhà tuyển dụng cũng nên gửi thư chia buồn khi một cộng sự bị mất mát hoặc bi kịch, trả lời kịp thời lời mời chính thức, nhận ra nghỉ hưu và bày tỏ lòng biết ơn đối với quà tặng, lòng hiếu khách hoặc đối xử đặc biệt. Không thừa nhận hoàn cảnh như vậy miêu tả công ty trong một ánh sáng xấu.
Đảm bảo định dạng các chữ cái chính xác:
- Sử dụng tiêu đề thư của công ty.
- Căn chỉnh ngày tương ứng ở bên phải của trang.
- Đặt tên người nhận, tiêu đề chính thức và địa chỉ ở cuối trang, được căn trái.
- Thực hiện theo lời chào bằng dấu phẩy, không phải dấu hai chấm, ví dụ: Kính gửi ông Jones,
- Không gian đôi giữa lời chào và đoạn đầu tiên của bức thư và giữa mỗi đoạn. Tuy nhiên, không gian duy nhất cơ thể của mỗi đoạn.
- Donith bao gồm tên viết tắt tham chiếu, ký hiệu sao chép, v.v.
