Nhiều công ty nhận ra sự cần thiết phải có cách để giao tiếp với nhân viên. Một cách là biên soạn sổ tay nhân viên. Để hoạt động hiệu quả và cung cấp cho nhân viên những gì họ cần biết, sổ tay nhân viên cần có nghiên cứu và lập kế hoạch. Các thành phần quan trọng nhất của sổ tay nhân viên là nội dung và tính nhất quán. Nội dung nên liên quan đến những gì được mong đợi của nhân viên và thông tin "làm thế nào". Tính nhất quán của cẩm nang là công cụ trong việc ngăn chặn các vụ kiện có thể xảy ra.
Thông tin chi tiết
Sổ tay nhân viên cung cấp thông tin cho tất cả nhân viên về các chính sách và thủ tục. Sổ tay thường được chia thành các phần và chứa thông tin trong các lĩnh vực như định hướng nhân viên mới, nghỉ và ăn trưa, hút thuốc, sử dụng các thiết bị điện tử, bồi thường, lợi ích, ví dụ về các hình thức, chính sách và thủ tục, và cách làm cho những việc như hoàn thành chi phí báo cáo.
Tài liệu tham khảo và tài nguyên
Sổ tay nhân viên có thể đóng vai trò là tài liệu tham khảo và là nguồn tài nguyên cho các câu hỏi mà nhân viên có thể có. Sử dụng sổ tay nhân viên đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều nhận được thông tin chính xác như nhau. Một cuốn sổ tay nhân viên được phác thảo tốt sẽ ghi lại bằng văn bản những gì công ty mong đợi ở nhân viên và những gì nhân viên có thể mong đợi để đáp lại. Cũng có thể có các ví dụ về biểu mẫu, cách sử dụng thẻ thời gian, cách đăng nhập vào máy tính, phải làm gì khi có báo cháy, v.v.
Vấn đề pháp lý
Việc phân phát sổ tay nhân viên là một cách để bảo vệ công ty khỏi các vấn đề pháp lý có thể xảy ra. Nếu tất cả các kỳ vọng, chính sách và thủ tục được xác định rõ ràng cho mọi người, có thể có ít nguyên nhân hơn cho các vụ kiện pháp luật. Cẩm nang nên được viết bằng ngôn ngữ rõ ràng được mọi nhân viên hiểu và nội dung được quản lý công bằng và nhất quán trên toàn hội đồng.
