Thư doanh nghiệp là cách chuyên nghiệp nhất để liên lạc với các công ty, cá nhân, cá nhân hoặc từ doanh nghiệp của bạn sang doanh nghiệp khác. Các từ trong thư không phải là thành phần duy nhất sẽ giao tiếp với bạn; chất lượng giấy, sử dụng tiêu đề thư và phương thức giao hàng cũng sẽ cho người nhận thư của bạn nhận được tầm quan trọng của bạn đối với thông điệp kinh doanh của bạn. Gửi thư kinh doanh không nên đặt quá lớn vào ngân sách kinh doanh của bạn.
Giấy
Chất lượng giấy mà thư kinh doanh của bạn được in trên nói lên khá nhiều về tầm quan trọng của nội dung bức thư đối với bạn. FedExOffice, Staples và Office Max cung cấp một loạt các giấy tờ kinh doanh thanh lịch và họ cũng có thể in tiêu đề thư của công ty bạn lên giấy trước khi bạn thêm nội dung của bức thư. Letterhead được khuyến nghị cho các thư kinh doanh vì nó thêm sự khác biệt và thương hiệu cho thư của bạn. Chọn một tờ giấy nặng, trắng sáng; tránh xa giấy màu. Kể từ tháng 6 năm 2011, giấy 24 pound với 25% bông bắt đầu ở mức khoảng $ 28 cho 500 tờ.
Định dạng
Nếu bạn chưa quen với việc viết thư kinh doanh, hãy sử dụng mẫu thư doanh nghiệp để hỗ trợ bạn định dạng thư của mình. Nhiều mẫu có sẵn miễn phí. Phần mềm xử lý văn bản của bạn có khả năng cũng có các mẫu trong đó. Chọn một định dạng đơn giản và có thẩm quyền, với lề và khoảng cách dòng thích hợp.
Đọc và in
Một khi bạn đã hoàn thành và đọc lại bản nháp thứ hai của bức thư, bạn có thể thuê một người đọc hoặc biên tập viên chuyên nghiệp để xem qua nó. Điều quan trọng là thư của bạn không có lỗi. Dịch vụ hiệu đính chạy trong phạm vi $ 10 mỗi giờ, kể từ tháng 6 năm 2011. Một số người đọc thử sẽ tính phí bằng từ này, vì vậy hãy mua sắm xung quanh để tìm mức giá tốt nhất cho nhu cầu của bạn. Có thư kinh doanh của bạn được in bởi một dịch vụ in chuyên nghiệp sẽ đảm bảo rằng nó được sinh động và liên kết chính xác. Không nên có vết mực trên thư. Dịch vụ in dao động từ $ 0,08 đến $ 0,45 mỗi trang.
Chuyển
Sau khi thư của bạn được đánh bóng và in, bạn phải chọn một phương thức gửi thích hợp. Mua phong bì cung cấp cho thư của bạn mức độ riêng tư cần thiết và gần với chất lượng và trọng lượng của giấy bạn sử dụng cho thư. Thư USPS thường là lựa chọn thuận tiện nhất và ít tốn kém nhất để gửi thư của bạn. Nếu bạn cần xác nhận giao hàng hoặc giao hàng gấp, bạn có thể chọn từ USPS, UPS, FedEX hoặc DHL. Kể từ tháng 6 năm 2011, chi phí bắt đầu vào khoảng 3 đô la và tăng lên dựa trên thời gian bạn cần thư được gửi và nếu bạn gửi nó trong nước hoặc quốc tế.
