Là chủ nhân, bạn có trách nhiệm gửi báo cáo thuế W-2 cho mỗi nhân viên trước ngày 31 tháng 1. Giữ các bản sao W-2 của bạn trong hồ sơ trong vài năm để bảo vệ chống lại khiếu nại rằng bạn không gửi chúng đúng hạn và bảo vệ kiểm toán.
Yêu cầu lưu trữ hồ sơ
Dịch vụ doanh thu nội bộ có thể kiểm toán tờ khai thuế của một doanh nghiệp nhỏ trong tối đa ba năm sau khi nộp đơn, theo trang web hợp pháp Nolo. IRS khuyến khích các chủ doanh nghiệp giữ lại tất cả các tài liệu thuế, bao gồm cả W-2, trong ít nhất bốn năm sau khi nộp đơn. Nolo đưa ra một đề nghị thậm chí bảo thủ hơn về việc giữ hồ sơ trong ít nhất sáu năm sau khi nộp đơn.
Lý do nên giữ
Ngoài việc sử dụng báo cáo W-2 làm tài liệu trong kiểm toán, bạn muốn giữ chúng trong trường hợp nhân viên tuyên bố họ không nhận được bản sao. Nhân viên được hướng dẫn liên lạc với bạn nếu họ không nhận được W-2 trong vòng hai tuần kể từ ngày 31 tháng 1. Tại thời điểm đó, bạn có thể cần phải gửi một bản sao khác. Bạn cũng cần giữ các bản sao hồ sơ thuế kinh doanh của mình, bao gồm cả tiền lãi mà bạn đã báo cáo thu nhập của nhân viên, trong ít nhất sáu năm.
