Nếu bạn có sự hiểu biết của người tiêu dùng về một sản phẩm hoặc dịch vụ không đúng với mong đợi của bạn, một trong những cách tốt nhất để đảm bảo mối quan tâm của bạn được thực hiện nghiêm túc là viết thư khiếu nại. Mặc dù có thể khó xác định cách tốt nhất để bắt đầu thư khiếu nại, có một số chiến lược khác nhau mà bạn có thể thực hiện.
Địa chỉ thư
Việc giải quyết thư khiếu nại của bạn cho một người cụ thể sẽ làm giảm khả năng thư của bạn sẽ bị bỏ qua hoặc "rơi vào vết nứt". Bắt đầu thư của bạn bằng cách gửi thư cho người cụ thể được trao quyền để trả lời khiếu nại của bạn. Đừng quên bao gồm tiêu đề của người đó. Thông thường, trang web của công ty sẽ có thông tin liên quan đến ai hoặc nơi để trực tiếp khiếu nại của khách hàng. Trước khi viết thư của bạn làm một số nghiên cứu để đảm bảo bạn gửi nó cho người thích hợp.
Vào vấn đề
Bắt đầu với một tiêu đề ngắn đề cập đến vấn đề bạn đang cố gắng giải quyết, trước đoạn đầu tiên của bạn, với càng nhiều chi tiết càng tốt. Ví dụ: nếu khiếu nại của bạn là về chuyến bay của hãng hàng không, hãy bao gồm ngày đi, tuyến và số chuyến bay. Sau tiêu đề đoạn đầu tiên của bạn nên tóm tắt khiếu nại. Đến điểm nhanh chóng, trong câu đầu tiên của đoạn đầu tiên của bạn và phác thảo các khiếu nại cụ thể liên quan đến hàng hóa hoặc dịch vụ của công ty. Bao gồm càng nhiều chi tiết càng tốt trong khi vẫn súc tích và tôn trọng.
Bắt đầu với một tích cực
Một phương pháp khác để bắt đầu thư khiếu nại là sử dụng đoạn đầu tiên của bạn để nói điều gì đó tích cực về các sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty trước khi đưa ra khiếu nại của bạn. Cách tiếp cận này đặt người đọc vào một vị trí ít đối nghịch hơn, điều này có thể khiến anh ta sẵn sàng làm việc với bạn hơn để giải quyết khiếu nại của bạn. Bắt đầu câu đầu tiên của bạn với trải nghiệm thuận lợi mà bạn đã có với công ty trong quá khứ, nêu bật một số thuộc tính tích cực của công ty và sau đó phác thảo bản chất của khiếu nại của bạn trong câu hoặc đoạn thứ hai.
Mẹo chung
USA.gov cung cấp các mẹo về cách viết thư khiếu nại hiệu quả, lưu ý rằng thường thì một bức thư cứng được gửi trong thư là cách hiệu quả nhất để liên hệ với một công ty. Ngoài ra, bạn có thể sẽ nhận được kết quả tốt hơn nếu bạn sử dụng giọng điệu trực tiếp, không đối đầu; một bức thư tức giận, đe dọa hoặc mỉa mai có thể kém hiệu quả hơn một lá thư bình tĩnh và lý trí. Ngoài ra, bạn nên nêu rõ chính xác cách bạn muốn giải quyết vấn đề. Cuối cùng, ghi lại từng bước bạn thực hiện và từng chữ cái bạn viết và giữ các bản sao.
