Viết báo cáo dự án có thể là một nhiệm vụ khó khăn nếu bạn không bắt đầu với một kế hoạch tổ chức. Các báo cáo dự án thường chứa các yếu tố cơ bản giống nhau cung cấp cho người đọc thông tin liên quan đến các mục tiêu, kế hoạch, ngân sách và kết quả của dự án. Sử dụng một vài kỹ thuật viết báo cáo cơ bản, bạn có thể tạo một tài liệu dự án hiệu quả cho thấy các đồng nghiệp của bạn mà bạn đã tổ chức và có thể cung cấp thông tin quan trọng.
Xác định loại báo cáo dự án bạn sẽ viết. Báo cáo dự án phổ biến bao gồm các đề xuất, phạm vi đề xuất công việc, cập nhật trạng thái, phân tích phương sai và đánh giá và đề xuất cuối cùng. Điều này sẽ giúp bạn cung cấp thông tin chính xác mà các thành viên trong nhóm của bạn, người giám sát hoặc các bên liên quan khác muốn.
Viết một đề cương cho báo cáo của bạn. Bao gồm một trang bìa, trang nội dung, tóm tắt điều hành, cơ thể chính và phụ lục. Quyết định loại danh mục thông tin bạn sẽ giải quyết. Tùy thuộc vào loại báo cáo mà bạn viết, chúng có thể bao gồm mục tiêu, phương pháp dự án, nhân viên, nguồn lực cần thiết, thời lượng, điểm chuẩn thành công, ngân sách, phương sai, phân phối, thời hạn, kết quả và đề xuất.
Thu thập thông tin cần thiết để hoàn thành mỗi phần. Điều này có thể yêu cầu thực hiện các cuộc phỏng vấn với những người yêu cầu dự án, nhân viên làm việc trong dự án và các bên liên quan là mục tiêu của dự án, như khách hàng, nhân viên nội bộ hoặc nhà cung cấp và nhà cung cấp. Nhận dữ liệu lịch sử, chẳng hạn như khối lượng bán hàng trước đó, ngân sách, mức độ tham gia và dữ liệu nhân khẩu học.
Viết bản thảo đầu tiên của bản tóm tắt điều hành, đó là một tổng quan ngắn gọn về báo cáo. Điều này nên bao gồm lý do người đọc nhận được báo cáo, những điểm nổi bật cơ bản của báo cáo và khuyến nghị. Không bao gồm các chi tiết tốt hơn trong một bản tóm tắt điều hành, thường là một tổng quan nửa trang. Cung cấp chi tiết và hỗ trợ trong phần thân của báo cáo dự án.
Viết từng phần của báo cáo bằng cách sử dụng dữ liệu và các cuộc phỏng vấn của bạn. Tổ chức các phần bằng cách sử dụng một trật tự hợp lý. Ví dụ, don lồng bắt đầu với ngân sách cho đến khi bạn đã giải thích các thành phần cần thiết cho dự án. Điều này sẽ cho phép bạn tránh phải giải thích từng chi phí và tại sao nó lại cần hai lần. Don Tiết liệt kê tên của các nhân viên làm việc trong dự án cho đến khi bạn liệt kê các thành phần của dự án. Đối với phần phương sai, bao gồm các kết quả ngoại trừ ban đầu và sau đó là kết quả thực tế.
Kết thúc báo cáo với một bản tóm tắt và các khuyến nghị dựa trên những phát hiện của bạn. Sử dụng dữ liệu để hỗ trợ kết luận và khuyến nghị của bạn. Giới thiệu người đọc đến phần phụ lục của bài viết của bạn, trong đó sẽ bao gồm thông tin hỗ trợ chi tiết, chẳng hạn như các chi tiết, biểu đồ, biểu đồ và dữ liệu kỹ thuật khác.
Xem lại bản tóm tắt điều hành của bạn để xác định xem có bất kỳ tổng kết ban đầu nào của bạn nên được thay đổi dựa trên thông tin bạn đã khám phá trong khi viết báo cáo hay không. Viết phiên bản cuối cùng của bản tóm tắt điều hành.
Tổng hợp thông tin trong phụ lục của bạn và đặt nó theo thứ tự thông tin xuất hiện trong báo cáo của bạn. Quay trở lại báo cáo của bạn và bao gồm chú thích hoặc số trang để hướng người đọc đến thông tin phụ lục.
