Các doanh nghiệp nhỏ và dịch giả tự do có doanh số tốt có thể sinh lãi trên giấy, nhưng phải vật lộn để thanh toán hóa đơn vì dòng tiền kém. Gửi hóa đơn kịp thời và dễ hiểu cho các sản phẩm bạn bán hoặc dịch vụ bạn cung cấp có thể giúp bạn tránh tình trạng thiếu tiền. Sử dụng thông tin tiêu chuẩn được tìm thấy trên hầu hết các hóa đơn, bạn có thể tạo hệ thống của riêng mình giúp bạn thu các khoản phải thu sớm hơn là sau này.
Liệt kê thông tin cho hóa đơn
Quyết định những gì bạn muốn đưa vào hóa đơn. Thông tin hóa đơn phổ biến bao gồm:
- Tên và địa chỉ doanh nghiệp của bạn
- Ngày giao dịch
- Mô tả giao dịch
- Đơn giá sản phẩm đã bán
- Số lượng đơn vị đã bán
- Tổng giá đặt hàng
- Thuế doanh thu
- Tên và địa chỉ của khách hàng
- Số đơn đặt hàng (nếu khách hàng sử dụng)
- Danh bạ khách hàng
- Điều khoản thanh toán
- Giảm giá
- Các lựa chọn thanh toán
Mô tả các mặt hàng
Mô tả giao dịch của bạn chi tiết những gì khách hàng đặt hàng dưới dạng câu hoặc cụm từ. Đơn giá là giá mỗi mặt hàng bạn bán. Điều khoản thanh toán của bạn mô tả khi tiền là do bạn, cũng như bất kỳ hình phạt nào cho việc thanh toán trễ. Tùy chọn thanh toán bao gồm các hướng dẫn về cách khách hàng có thể thanh toán cho bạn, chẳng hạn như séc thanh toán cho tên công ty của bạn, địa chỉ email PayPal hoặc thông báo rằng bạn chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng qua điện thoại. Nếu bạn muốn thanh toán đầy đủ trong một số ngày nhất định, chẳng hạn như 30 ngày, hãy bao gồm cụm từ, Net Net 30 ngày. Nếu bạn muốn giảm giá thanh toán sớm, hãy bao gồm một số thứ như, giảm giá 3% cho thanh toán trong vòng 10 doanh nghiệp ngày của hóa đơn này.
Tạo số hóa đơn
Khi bạn gọi cho những người nợ bạn tiền, đặc biệt là những khách hàng lớn hơn và những người làm kinh doanh lặp lại với bạn, họ thường sẽ hỏi bạn về số hóa đơn mà bạn đang gọi. Nếu bạn nhận được một cuộc gọi về hóa đơn từ khách hàng, bạn có thể tìm thấy tài liệu nhanh hơn nếu bạn có số hóa đơn của mình.
Cách dễ nhất để tạo hệ thống đánh số cho hóa đơn của bạn có thể là bắt đầu mỗi số hóa đơn với ngày và sau đó bao gồm một chữ số tương ứng với số lượng hóa đơn bạn đang viết ngày hôm đó. Ví dụ: nếu bạn chỉ viết một hóa đơn vào ngày 25 tháng 4 năm 2015, số hóa đơn của bạn sẽ là 42520151. Nếu bạn viết hóa đơn thứ hai vào ngày đó, số hóa đơn sẽ là 42520152. Hệ thống này giúp bạn tránh vô tình sử dụng cùng một cách. số trên hai hóa đơn khác nhau. Bạn có thể sử dụng một chữ cái thay vì một chữ số để theo dõi ngày và / hoặc sử dụng dấu gạch ngang để tách ngày khỏi chữ số hoặc chữ cái cuối cùng. Ví dụ: bạn có thể sử dụng 4252015-1 hoặc 4252015-A cho hóa đơn đầu tiên bạn viết vào ngày 25 tháng 4 năm 2015.
Tạo hóa đơn
Khi bạn biết thông tin nào bạn muốn đưa vào hóa đơn và có số hóa đơn, hãy tạo tài liệu của bạn. Đặt tên công ty và thông tin liên lạc của bạn ở trên cùng, theo sau là thông tin khách hàng. Có thể đơn giản nhất là liệt kê thông tin bằng cách sử dụng các tiêu đề, theo sau là dấu hai chấm, sau đó là thông tin. Ví dụ: người cung cấp thực phẩm có thể thiết lập hóa đơn cho cupcakes với thông tin này:
Hóa đơn #: 4252015-1 Mục đã đặt hàng: Cupcakes Đơn giá: $ 2,50 Tổng đơn vị: 144 Tổng giá: $ 360 Thuế (ở mức 7%): $ 25,20 Tổng số tiền phải trả: $ 385,20
