Các tổ chức phi lợi nhuận chịu sự giám sát từ nhiều bên liên quan vì sự phụ thuộc vào quyên góp từ thiện hoặc vì họ có tư cách miễn thuế. Để đảm bảo rằng các hoạt động mua hàng của bạn vượt qua khó khăn hơn khi được giới truyền thông, các nhà tài trợ, Dịch vụ doanh thu nội bộ hoặc các bên liên quan quan tâm, điều quan trọng là phải tạo ra các chính sách mua sắm để tránh bất kỳ xung đột lợi ích hoặc thiếu minh bạch.
Nhiều đấu giá
Một số tổ chức phi lợi nhuận yêu cầu các giao dịch mua trên một mức đô la nhất định phải được đưa ra để đấu thầu, với việc tổ chức nhận được nhiều giá thầu cho các nhà cung cấp khác nhau. Điều này giúp giảm cơ hội đại lý mua hàng, trưởng bộ phận hoặc giám đốc điều hành có thể thưởng hợp đồng cho bạn bè, thành viên gia đình hoặc đối tác kinh doanh cung cấp phần thưởng cá nhân hoặc hối lộ hoàn toàn. Điều này cũng ngăn cản một nhà cung cấp lâu năm tăng giá hoặc giảm dịch vụ mỗi năm vì họ biết rằng họ không có cạnh tranh.
Giá thầu thấp so với giá thầu tốt nhất
Chính sách mua sắm của bạn có thể yêu cầu tổ chức của bạn nhận giá thầu thấp nhất cho các dự án, dịch vụ hoặc hàng hóa hoặc cho phép bạn nhận được giá thầu tốt nhất. Giá thầu tốt nhất có thể không phải là rẻ nhất, nhưng nó có thể cung cấp giá trị tốt hơn cho tổ chức. Ví dụ: một công ty tiếp thị thể thao có thể đề nghị chạy một cuộc đua đường dài 10 km từ thiện với mức phí thấp hơn so với một công ty khác, nhưng người trả giá cao hơn có thể có nhiều kinh nghiệm hơn trong các cuộc đua trên đường và có nhiều người liên hệ hơn có thể mua tài trợ. Trong một số trường hợp, một tổ chức phi lợi nhuận có thể cho phép hợp đồng đến một doanh nghiệp không phải là người trả giá thấp nhất miễn là hợp đồng nằm trong một tỷ lệ nhất định của giá thầu thấp nhất và đại lý mua hàng, trưởng bộ phận hoặc quản lý có thể cho thấy lý do tại sao giá thầu thấp nhất không phải là giá thầu tốt nhất.
Yêu cầu đề xuất
Là một phần của chính sách mua sắm của bạn, hãy tạo và đưa ra yêu cầu đề xuất cho các dự án, dịch vụ hoặc hàng hóa lớn hơn một số tiền cụ thể. RFP là một quy trình chuẩn mà các doanh nghiệp sử dụng để truyền đạt tới các nhà thầu tiềm năng các yêu cầu khách quan tương tự cho một hợp đồng. RFP giúp các tổ chức phi lợi nhuận thực hiện các so sánh táo với giá thầu.
Xung đột lợi ích
Để ngăn chặn sự thiên vị, hoặc sự xuất hiện của thiên vị, hãy hỏi các thành viên hội đồng quản trị và nhân viên quản lý của bạn nếu họ có bất kỳ bạn bè, thành viên gia đình hoặc đối tác kinh doanh bán hàng hóa hoặc dịch vụ bạn mua. Nhiều tổ chức phi lợi nhuận có chính sách cấm tổ chức giao dịch kinh doanh với các công ty có mối quan hệ chặt chẽ với các bên liên quan chính. Trước khi bạn phê duyệt các hợp đồng lớn, hãy chia sẻ tên của các đối tác kinh doanh tiềm năng với các bên liên quan chính của bạn để xác định xem có bất kỳ ai trong số họ có xung đột hay không.
Minh bạch
Bởi vì các tổ chức phi lợi nhuận không cạnh tranh với các công ty khác vì lợi nhuận, họ có quyền tự do hơn trong việc tiết lộ thông tin kinh doanh với công chúng. Làm cho chính sách mua sắm của bạn có sẵn cho công chúng trên trang web của bạn. Bao gồm thông tin liên quan đến các giao dịch mua lớn trong báo cáo của thủ quỹ được trao cho ban giám đốc của bạn tại các cuộc họp hội đồng.
Tính bền vững
Bạn có thể muốn ưu tiên cho các doanh nghiệp sử dụng các hoạt động kinh doanh của Green green. Điều này có thể bao gồm các công ty đã tuyên bố công khai và sáng kiến để giảm sử dụng năng lượng và nước, tái chế, sử dụng vật liệu hữu cơ và không độc hại hoặc giảm bao bì.
