Tài liệu là một phần của cuộc sống hàng ngày trong thế giới thu thập dữ liệu cá nhân, tài chính và tổng quát, và do đó, chỉ đúng khi kiểm toán định kỳ được thực hiện trên các phương pháp xử lý tài liệu. Kiểm toán cho thấy những biện pháp nào đang được thực hiện, phương pháp nên được thay đổi và cách để thực hiện những thay đổi đó.
Thủ tục mua hàng
Một tổ chức nên định kỳ xác minh nếu thủ tục mua sắm tài liệu của nó được tuân thủ. Việc kiểm toán có thể cho thấy nếu tổ chức hiện có phương pháp quản lý tài liệu, liệu các tài liệu cần thiết có được phê duyệt bởi nhân viên có thẩm quyền hay không và cách xử lý thay đổi tài liệu hiệu quả. Phần kiểm toán này cũng có thể cho thấy các tài liệu có thể truy cập được như thế nào.
Kho lưu trữ tài liệu
Tài liệu có thể được lưu trữ dưới dạng bản sao cứng hoặc tệp vi tính. Việc kiểm toán có thể cho thấy liệu các hệ thống lưu trữ hồ sơ có được thiết lập theo nhu cầu của tổ chức hay không. Việc kiểm toán cũng sẽ cho thấy thời gian cả bản cứng và tài liệu vi tính được lưu trong hồ sơ. Việc kiểm toán phải xác định xem các tài liệu được giữ trong tình trạng tốt và được bảo vệ khỏi hư hỏng, hư hỏng hoặc mất mát.
Mô tả tài liệu
Việc kiểm toán cần xác minh cách các tài liệu được mô tả trong hệ thống nộp đơn của tổ chức..Bài viết có thể được liệt kê theo tên, số hoặc ở dạng mô tả. Một tài liệu có thể có một mô tả ngắn, có liên quan để giúp dễ dàng xác định vị trí hơn. Việc kiểm toán sẽ hiển thị nếu các tài liệu được nộp một cách có hệ thống theo số phiên bản và ngày sửa đổi.
