Ngày nay, bất cứ ai cũng có thể bắt đầu kinh doanh. Phát triển doanh nghiệp của bạn và đạt hiệu suất cao nhất là phần khó nhất. Bạn và nhóm của bạn phải liên tục cải thiện kỹ năng của bạn, học những điều mới và nâng cao kiến thức của bạn. Cho dù bạn làm tốt đến đâu, luôn có cơ hội để cải thiện. Đó là nơi triết lý Kaizen xuất hiện. Còn được gọi là Quá trình cải tiến liên tục, khái niệm này bao gồm một loạt các thực tiễn nhằm tăng hiệu suất và năng suất làm việc. Nó có thể được áp dụng cho tất cả các lĩnh vực của cuộc sống, không chỉ trong kinh doanh.
Cải tiến liên tục là gì?
Quá trình cải tiến liên tục dựa trên Kaizen, một triết lý của Nhật Bản theo đó những thay đổi tích cực nhỏ có thể mang lại kết quả lớn. Từ này nghĩa là "_change để tốt hơn. "_ Trong kinh doanh, nó đề cập đến các hoạt động và thực tiễn có thể cải thiện hiệu suất và hoạt động của một tổ chức. Tư duy Kaizen cũng được sử dụng trong huấn luyện cuộc sống, tâm lý trị liệu, giáo dục và các lĩnh vực khác.
Các tổ chức đã cố gắng cải thiện quy trình của họ trong nhiều thập kỷ. Vào những năm 80, các công ty Nhật Bản đã cố gắng thực hiện các kỹ thuật quản lý truyền thống theo những cách hiệu quả hơn so với các công ty phương Tây đã làm. Thành công quốc tế của họ là bằng chứng sống cho thấy Kaizen hoạt động và nó có thể tạo ra những cải tiến đáng kể trong tất cả các lĩnh vực kinh doanh. Đây là cách phương pháp này được sinh ra.
Các công ty trên toàn thế giới sử dụng Kaizen để hợp lý hóa hoạt động của họ, xác định các cơ hội và giảm lãng phí. Một số thực hiện nó như một bộ hướng dẫn không chính thức, trong khi những người khác coi đó là một thực tiễn chính thức. Cải tiến liên tục thường được sử dụng cùng với các phương pháp khác, như Scrum, Lean, Six Sigma và Kanban.
Tùy thuộc vào nhu cầu của công ty bạn, bạn có thể áp dụng khái niệm này trong một hoặc nhiều lĩnh vực công việc. Một số doanh nghiệp xem nó như một cách để tạo ra và duy trì văn hóa cải tiến liên tục trong nghiên cứu, dịch vụ khách hàng, phát triển sản phẩm, quản lý và nhiều hơn nữa. Những người khác sử dụng Kaizen để khuyến khích làm việc theo nhóm và thúc đẩy môi trường làm việc năng động.
Triết lý này có thể giúp doanh nghiệp của bạn phát triển mạnh và hoàn thành nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Hy vọng sẽ làm việc tốt hơn và nhanh hơn, cung cấp các sản phẩm chất lượng cao hơn và giảm chi phí trên một loạt các hàng hóa, dịch vụ và hệ thống. Hãy nghĩ về Kaizen như một quá trình dần dần, không bao giờ kết thúc có thể tăng hiệu suất và hiệu quả của công ty bạn để có thể đạt được mục tiêu của mình.
Nếu bạn thực hiện tìm kiếm trực tuyến nhanh chóng về "nguyên tắc và thực hành kaizen pdf", "kaizen", "nguyên tắc cải tiến liên tục" và các thuật ngữ tương tự khác, bạn sẽ nhận được hàng ngàn kết quả. Khái niệm này đã được nhiều nghiên cứu, và nhiều cuốn sách đã được viết về nó. "Tạo ra văn hóa Kaizen, Kaizen: Chìa khóa thành công cạnh tranh của Nhật Bản" và "Phương pháp Kaizen của Toyota" chỉ là một cặp đôi được đề cập.
Nguyên tắc cải tiến quy trình Kaizen
Kaizen vừa là triết lý sống vừa là phương pháp khoa học sử dụng niềm tin và giá trị của tổ chức cùng với kiểm soát chất lượng thống kê để cải thiện quy trình làm việc. Có một số nguyên tắc cải tiến quy trình Kaizen, khác nhau tùy thuộc vào nguồn. Theo một số chuyên gia, chúng bao gồm thông tin phản hồi, hiệu quả và tiến hóa; người đầu tiên là động lực đằng sau hai người kia.
Các chuyên gia khác nói rằng có năm, sáu hoặc thậm chí 10 nguyên tắc cải tiến quy trình. Tuy nhiên, tất cả đều có chung điểm tương đồng và có cùng một mục tiêu: liên tục cải thiện quy trình làm việc, dịch vụ, sản phẩm và các lĩnh vực quan trọng khác của công ty. Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn các nguyên tắc Kaizen phổ biến nhất và cách triển khai chúng trong tổ chức của bạn.
Không bao giờ ngừng cải thiện
Quá trình cải tiến đang diễn ra và không bao giờ kết thúc. Bằng cách dần dần thực hiện các thay đổi nhỏ để tăng cường công việc và năng suất của bạn, bạn sẽ giảm thiểu rủi ro và đạt được nhiều hơn trong thời gian dài.
Cải tiến đột phá đòi hỏi nhiều thay đổi hơn và do đó, liên quan đến chi phí cao hơn và rủi ro lớn hơn. Họ cũng có xu hướng tốn thời gian hơn. Dần dần, cải tiến liên tục, ngược lại, cho phép bạn liên tục nâng cao thực hành của mình và đạt được kết quả chính xác và hiệu quả hơn.
Toyota, ví dụ, đã sử dụng chiến lược này để thành lập chính nó như là một nhà lãnh đạo ngành công nghiệp. Thay vì thực hiện các dự án lớn, nhân viên của nó được khuyến khích xác định các vấn đề nhỏ nhất, xác định nguyên nhân cơ bản của chúng và thực hiện các bước cần thiết để khắc phục chúng.
Theo triết lý này, tập trung quá nhiều vào các quy trình và cách làm việc có thể cản trở sự sáng tạo và đổi mới. Các nhà quản lý và đội của họ thay vào đó nên tập trung vào việc cải thiện. Điều này có thể được thực hiện bằng cách xác định các cơ hội hoặc vấn đề, phân tích quá trình và phát triển một kế hoạch hành động.
Tiếp theo, cần thực hiện kế hoạch hoặc giải pháp đó, theo dõi kết quả và điều chỉnh nỗ lực của bạn cho phù hợp. Nếu mọi thứ suôn sẻ, hãy chuẩn hóa giải pháp đó và triển khai nó trên toàn tổ chức, các quy trình của nó và các lĩnh vực liên quan.
Nhiều chủ doanh nghiệp vẫn bị mắc kẹt trong tâm lý cũ "rằng cách mà chúng tôi đã luôn luôn làm điều đó". Họ tin rằng miễn là một cái gì đó hoạt động, không cần phải thay đổi nó theo bất kỳ cách nào - điều này ngăn cản sự đổi mới và cải tiến. Là một nhà lãnh đạo, điều quan trọng là bạn phải thách thức hiện trạng mỗi ngày.
Giả sử nhân viên của bạn đã sử dụng cùng một phần mềm quản lý hàng tồn kho trong nhiều năm. Bạn có nói với bản thân mình rằng vì các chương trình này hoạt động tốt trong một thời gian dài, tại sao bạn lại chi thêm cho phần mềm mới nhất? Rốt cuộc, nhân viên của bạn đang được trả tiền cho thời gian và nỗ lực của họ.
Sự thật là, nhân viên của bạn có thể làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn, đạt được kết quả tốt hơn và tránh những sai lầm tốn kém bằng cách chuyển sang chương trình quản lý hàng tồn kho hiện đại. Họ sẽ làm việc hiệu quả hơn và với độ chính xác cao hơn, cảm thấy bớt căng thẳng hơn và theo kịp các xu hướng luôn thay đổi trong ngành. Họ sẽ không còn phải viết báo cáo hàng ngày và gửi email qua lại, kiểm tra lỗi thủ công và dành hàng giờ để khắc phục mọi sự cố có thể phát sinh.
Hãy nhớ rằng, mục đích chính của cải tiến liên tục là xác định, giảm và loại bỏ các quá trình dưới mức tối ưu. Điều này bao gồm cách nhân viên của bạn làm việc và quản lý các công việc hàng ngày của họ.
Mọi người, tài sản có giá trị nhất của bạn
Quá trình cải tiến liên tục xoay quanh các hoạt động làm việc nhóm. Nó nhấn mạnh thực tế rằng nhân viên là tài sản quý giá nhất của công ty và ý tưởng của họ là có giá trị. Nhân viên có động lực tự hào về công việc của họ, phấn đấu để làm tốt nhất của họ và có sự hài lòng trong thành tích của họ.
Trong một cuộc khảo sát năm 2015, 17 phần trăm công nhân Hoa Kỳ nói rằng họ đã chủ động thảnh thơi. Hơn một nửa báo cáo không tham gia. Chỉ 32 phần trăm số người được hỏi đã tham gia tại nơi làm việc.
Nhân viên tham gia có nhiều khả năng đổi mới và thử các quy trình mới. Họ cũng có xu hướng ở lại lâu hơn với một công ty và làm việc hiệu quả hơn. Phương pháp Kaizen khiến mọi người tích cực tham gia và kích thích sự sáng tạo của họ, điều này có thể cải thiện điểm mấu chốt của tổ chức của bạn.
Đo lường kết quả
Với một hệ thống đánh giá được áp dụng, thật khó để nói quá trình này tốt như thế nào. Nó không đủ để thực hiện những thay đổi nhỏ và tập trung vào cải tiến. Bạn cũng cần đo lường kết quả của những nỗ lực của mình và điều chỉnh hoạt động của mình cho phù hợp.
Sử dụng dữ liệu để xác định những gì hoạt động và những gì không hoạt động. Nếu nỗ lực của bạn thành công, hãy thực hiện chúng ở quy mô rộng hơn và tiếp tục theo dõi kết quả. Thời điểm một cái gì đó ngừng hoạt động như bình thường, bạn phải bắt đầu lại tất cả. Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, động não và thực hiện các giải pháp ở quy mô nhỏ và sau đó đánh giá hiệu suất và hiệu quả của từng quy trình.
Cải tiến liên tục hoạt động tốt nhất trong các tổ chức có mục tiêu dài hạn. Trao quyền cho tất cả mọi người tham gia vào quá trình này, từ quản lý đến phòng nhân sự và bán hàng. Khuyến khích nhân viên của bạn chia sẻ ý tưởng của họ và đề xuất thay đổi. Hãy từ bỏ chủ nghĩa hoàn hảo và tiếp tục tìm kiếm những lĩnh vực có thể được cải thiện.
