Một báo cáo điều tra có khả năng được viết bởi một sĩ quan cảnh sát hoặc nhân vật cơ quan công quyền khác, người đang lấy lời khai từ một người đang khiếu nại. Báo cáo điều tra giúp một nhân viên theo dõi các chi tiết của khiếu nại để có thể điều tra và theo dõi sau đó. Người viết báo cáo điều tra có thể không phải là người theo dõi nó, vì vậy bạn càng đưa nhiều chi tiết vào báo cáo của mình thì càng tốt.
Liệt kê ngày khiếu nại ở đầu báo cáo, cùng với bất kỳ số tham chiếu liên quan nào.
Giải thích bản chất của khiếu nại được báo cáo ngắn gọn. Điều này bao gồm ai, cái gì, khi nào và ở đâu.
Viết ra tất cả các chi tiết được cung cấp cho bạn bởi người khiếu nại. Các chi tiết có thể bao gồm cáo buộc về cách thức và lý do khiếu nại hoặc chi tiết cần được xác nhận sau đó.
Bao gồm các chi tiết được cung cấp bởi các nhân chứng khác trong báo cáo. Ghi chú khi những chi tiết này mâu thuẫn với những người được cung cấp bởi người đầu tiên đã khiếu nại.
Nêu câu chuyện của phe đối lập. Phía đối diện với khiếu nại phải luôn luôn được tư vấn và các chi tiết được cung cấp phải được liệt kê chính xác để đảm bảo báo cáo được công bằng và cân bằng.
Liệt kê tất cả các bằng chứng bạn thu thập được liên quan đến bất kỳ cách nào đến chủ đề của báo cáo yêu cầu của bạn.
Cập nhật báo cáo khi cuộc điều tra tiếp tục. Nếu bằng chứng mới được tìm thấy hoặc nếu chi tiết được chứng minh là chính xác hoặc không chính xác, hãy thêm thông tin này vào báo cáo điều tra.
Nhập báo cáo. Nhiều ghi chú ban đầu của bạn liên quan đến khiếu nại có khả năng được viết tay. Tuy nhiên, sau khi hoàn thành báo cáo yêu cầu, hãy nhập nó bằng chương trình xử lý văn bản.
