Tính thời vụ, kỳ vọng phục vụ 24 giờ và khả năng thích ứng với môi trường luôn thay đổi khiến quy trình làm việc có tổ chức trở nên quan trọng đối với hoạt động của khách sạn hiệu quả. Mặc dù các hoạt động công việc đôi khi sẽ diễn ra theo một trình tự trôi chảy, trong thời gian bận rộn, các hoạt động tương tự này có thể có sự chồng chéo. Điều này làm cho một hệ thống truyền thông hiệu quả là một phần quan trọng của các quy tắc, tuyến đường và vai trò đi vào quy trình làm việc của khách sạn có tổ chức.
Lập kế hoạch công việc
Tạo sơ đồ quy trình công việc dọc xác định từng bộ phận hoặc khu vực và mô tả chuỗi các tác vụ bằng hộp văn bản, kết nối mũi tên và số để xác định hướng của quy trình công việc. Đối với một khách sạn nhỏ, những người này có thể bao gồm khách hàng, quầy lễ tân và bộ phận dọn phòng. Ví dụ: sơ đồ sẽ phá vỡ việc đặt phòng vào từng bước thành phần của nó: một khách đặt phòng, nhận được xác nhận và đến quầy lễ tân, nơi nhân viên lễ tân xử lý việc đăng ký. Khi khách trả phòng, quầy lễ tân sẽ xử lý việc thanh toán và thông báo cho việc dọn phòng.
Phân tích nhiệm vụ
Trong môi trường làm việc của khách sạn, có những lúc nhiệm vụ và trách nhiệm phải chồng chéo. Sử dụng sơ đồ quy trình làm việc làm tài liệu tham khảo, phân tích các nhiệm vụ được thực hiện trong mỗi ca để dự đoán tốt hơn nhu cầu nhân sự. Ví dụ, nhân viên lễ tân của ca ba có thể có thể xử lý các nhiệm vụ vệ sinh nhẹ và các nhiệm vụ hành chính bổ sung như cập nhật cơ sở dữ liệu đặt phòng hoặc trả lời email. Điều này có thể loại bỏ nhu cầu lên lịch dọn phòng qua đêm và giải phóng thời gian cho nhân viên ca một và ca hai.
Lập kế hoạch nhân viên
Cả hai lịch trình nhân viên và thời hạn nhiệm vụ phải linh hoạt. Ví dụ: nếu thời gian nhận phòng bình thường của bạn là buổi trưa., Dịch vụ dọn phòng phải có phòng sạch sẽ và sẵn sàng trước thời gian đó. Tuy nhiên, bạn sẽ cần điều chỉnh lịch trình hoặc thuê nhân viên tạm thời trong thời gian bận rộn. Điều này cũng đúng với nhân viên lễ tân. Nếu bạn thường lên lịch hai người trong ngày và một người qua đêm, bạn có thể cần điều chỉnh lịch làm việc - đôi khi có ít thông báo trước - để cung cấp bảo hiểm chồng chéo trong thời gian bận rộn.
Kế hoạch truyền thông
Một kế hoạch truyền thông tốt là rất quan trọng đối với quy trình làm việc của khách sạn có tổ chức. Xem lại sơ đồ quy trình làm việc và xác định các điểm giao tiếp quan trọng. Ví dụ bao gồm các cuộc họp thay đổi ca, thủ tục gọi điện, các trường hợp khẩn cấp về vệ sinh và các thủ tục để cập nhật các giao dịch mua hàng ngẫu nhiên mà khách thực hiện trong thời gian lưu trú. Ví dụ, nhân viên dọn phòng phải thông báo cho quầy lễ tân khi khách lấy đồ ra khỏi tủ lạnh phòng. Bao gồm các thủ tục để truyền đạt các thay đổi quy trình công việc để đảm bảo không có gì bị bỏ qua. Điều này cũng có thể yêu cầu mua thêm thiết bị như radio hai chiều hoặc điện thoại di động cho nhân viên trực điện thoại.
