Các quy trình an toàn được viết để ngăn ngừa bệnh tật và thương tích, và phục vụ như một công cụ và hướng dẫn để giúp bảo vệ nhân viên. Khi một công ty có một bộ các quy trình an toàn bằng văn bản, nhân viên không cần phải đoán khi sử dụng máy móc chính xác hoặc giao thức phải tuân theo trong trường hợp khẩn cấp. Các quy trình an toàn bằng văn bản cho người khác biết cách nhận biết và loại bỏ các mối nguy hiểm, cách giữ an toàn cho bản thân và những người khác và phải làm gì trong trường hợp khẩn cấp.
Biết mục tiêu viết của bạn. Lực lượng lao động An toàn và Bảo hiểm nói rằng trước tiên bạn nên biết lý do hoặc mục tiêu chính để viết các quy trình an toàn. Những lý do có thể có thể bao gồm giảm số vụ tai nạn, cung cấp các hướng dẫn an toàn bằng văn bản, giảm số lượng công nhân bồi thường bồi thường, v.v.
Biết đối tượng của bạn và biết ai sẽ sử dụng các quy trình an toàn. Bạn phải biết nếu bạn đang viết các quy trình an toàn cho nhân viên trong một công ty, cho quản lý, đại diện công đoàn hoặc cơ quan quản lý liên bang. Khi bạn đã tìm ra những chi tiết này, bạn có thể viết các quy trình an toàn theo cách phù hợp với đối tượng.
Quyết định định dạng quy trình an toàn cho phép nhân viên tìm kiếm thông tin an toàn một cách nhanh chóng. Lực lượng bảo hiểm và an toàn lực lượng lao động khuyến nghị sử dụng giấy 8,5 x 11 inch có thể đục lỗ và chèn vào chất kết dính.
Tạo một phác thảo. Liệt kê các điểm an toàn quan trọng nhất theo thứ tự hợp lý để bạn có thể sắp xếp suy nghĩ của mình. OSHA nêu ra một kế hoạch được tổ chức tốt dẫn đến hành động đúng đắn và loại bỏ sự nhầm lẫn, thiệt hại tài sản và thương tích.
Viết một bài giới thiệu ngắn gọn. Phần giới thiệu giải thích mục đích của thủ tục và người chịu trách nhiệm thi hành nó.
Viết các bước thủ tục theo thứ tự. Sử dụng phác thảo của bạn như một hướng dẫn, viết các bước quy trình an toàn theo cách rõ ràng và súc tích. Sử dụng thì hiện tại, động từ hành động như thể bạn đang nói chuyện với một người đang làm thủ tục cùng một lúc. Lực lượng lao động An toàn và Bảo hiểm khuyên bạn nên giữ câu và đoạn văn ngắn, sử dụng hình ảnh minh họa với các ví dụ, tránh biệt ngữ và viết với giọng điệu tích cực.
Chia thủ tục an toàn toàn diện. Nếu bạn đang viết một quy trình an toàn dài hơn một vài trang, chẳng hạn như kế hoạch sơ tán khẩn cấp, hãy chia văn bản thành nhiều phần và quy trình ngắn hơn.
Chỉnh sửa bài viết của bạn. Hãy chắc chắn rằng chính tả và ngữ pháp của bạn là chính xác, và phần giới thiệu, các bước quy trình an toàn và tóm tắt của bạn đều phù hợp. Sử dụng sự trợ giúp của đồng nghiệp để kiểm tra những gì bạn đã viết để đảm bảo quy trình an toàn rõ ràng, dễ hiểu và không bỏ lỡ bất kỳ bước quan trọng nào.
Lời khuyên
-
Viết tên của công ty, hướng dẫn sử dụng, tiêu đề thủ tục và tên phần (nếu có) ở đầu mỗi trang.
Luôn luôn đánh số thủ tục của bạn.
Viết số trang theo cách sau: Trang Trang 1 trên (tổng số trang).
