Khi khủng hoảng xảy ra, giao tiếp hiệu quả là một trong những bước phải đi kèm với các hành động cụ thể được thực hiện bởi một tổ chức để giải quyết và giảm thiểu bụi phóng xạ. Doanh nghiệp phải giao tiếp với khách hàng và khách hàng, cũng như thông báo cho nhân viên, chính trị gia, cơ quan quản lý và công chúng. Là một phần của kế hoạch truyền thông khủng hoảng lớn hơn, thông cáo báo chí là một con đường quan trọng để phổ biến thông tin đến tất cả các thành phần bị ảnh hưởng. Cách thức mà một công ty đối phó với khủng hoảng có thể ngay lập tức định hình nhận thức của công chúng và có những hậu quả lâu dài. Các tổ chức đã học được cách chủ động, với các nhà lãnh đạo cả dễ tiếp cận và minh bạch. Khi các nhóm bị ảnh hưởng được xác định và thông báo chính xác, những người chịu trách nhiệm xử lý khủng hoảng đạt được thời gian quan trọng để giải quyết nó một cách hiệu quả.
Giai điệu và minh bạch
Khủng hoảng có thể và có thể xảy ra với tất cả các loại hình tổ chức, từ các tập đoàn công cộng và các công ty tư nhân đến bệnh viện và chính phủ. Cổ đông, khách hàng, nhân viên, bệnh nhân và cử tri có quyền biết sự thật một cách kịp thời và minh bạch. Các tổ chức không có khả năng sắp tới có thể dễ dàng quay trở lại vào một chu kỳ hủy diệt mà từ đó họ có thể thấy khó khăn hoặc không thể phục hồi. Các nhà lãnh đạo nên cố gắng hết sức để duy trì khả năng tiếp cận và mối quan hệ tích cực với báo chí, cả trước và trong một cuộc khủng hoảng, vì uy tín có thể xác định cả cách thức khủng hoảng được báo cáo và cách công chúng nhìn nhận nó. Báo chí có kinh nghiệm trong cuộc đối thoại cởi mở và minh bạch so với trì hoãn và giấu giếm, và báo cáo tương ứng.
Bậc thang bê tông
Các tổ chức nên phát triển và thực hành các quy trình chủ động để khi khủng hoảng xảy ra, họ đã chuẩn bị sẵn sàng. Cấp độ hành động trumps hoảng loạn mỗi lần. Các thành viên quản lý cấp trên nên được thông báo ngay lập tức để họ có thể bắt đầu xử lý khủng hoảng thay vì tìm hiểu về nó trên Internet hoặc phương tiện truyền thông địa phương của họ. Các doanh nghiệp được quy định và cấp phép phải thông báo cho các cơ quan thích hợp như Cơ quan quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp hoặc Cơ quan quản lý khẩn cấp liên bang. Thông cáo báo chí hiệu quả cho thấy tất cả các bước cụ thể được thực hiện, bao gồm ngày, thông tin liên lạc, nhân sự liên quan và kế hoạch đang diễn ra.
Trách nhiệm
Lịch sử đã nhiều lần chỉ ra rằng các tổ chức sẵn sàng chấp nhận trách nhiệm nhanh chóng và dứt khoát có thể nhanh chóng lấy lại niềm tin và sự tin tưởng của các thành phần chính. Trong một trường hợp nổi tiếng từ những năm 1980, sự phá hoại của Tylenol có thể dễ dàng khiến chủ sở hữu thương hiệu, Johnson & Johnson, quay cuồng trong nhiều năm. Như tờ New York Times đã đưa tin, "Nhưng chỉ hai tháng sau, Tylenol đã quay trở lại thị trường, lần này là trong bao bì chống giả và được hỗ trợ bởi một chiến dịch truyền thông rộng rãi. Một năm sau, thị phần của nó là 1,2 tỷ đô la, đã giảm xuống 7 phần trăm từ 37 phần trăm sau vụ ngộ độc, đã tăng trở lại 30 phần trăm. " Công ty đặt khách hàng lên hàng đầu bằng cách thu hồi 31 triệu chai và thay thế miễn phí dưới dạng chống giả mạo.
Chiều dài
Thông cáo báo chí chính xác và ngắn gọn thường phù hợp trên một trang và nằm trong khoảng 300 đến 500 từ. Ngoài chiều dài đó, các biên tập viên ít có xu hướng dành thời gian để đọc kỹ chúng. Khi được gửi bằng fax, thông cáo báo chí một trang cũng tránh khả năng trang bị mất hoặc không khớp. Nếu cần thiết, có thể gửi thêm thông tin liên lạc khi có thêm thông tin khủng hoảng hoặc cập nhật.
