Cách viết thư khiếu nại dịch vụ khách hàng

Mọi người đều có trải nghiệm dịch vụ khách hàng tồi và trong thời đại ngày nay, chúng tôi mong đợi nhiều hơn cho tiền của mình. Nếu bạn viết một lá thư đúng từ cho đúng người để giải thích những gì đã xảy ra, bạn có thể được hoàn lại tiền hoặc thay thế, tùy thuộc vào vấn đề của bạn.

Thu thập các sự kiện. Nếu bạn có một biên nhận từ việc mua hàng, hãy để nó trước mặt bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn biết ngày và thời gian của vụ việc, cũng như tên của nhân viên chịu trách nhiệm, nếu có thể.

Viết nguệch ngoạc xuống khiếu nại của bạn đầu tiên. Đôi khi sau một trải nghiệm với dịch vụ khách hàng kém, bạn có thể tức giận và không suy nghĩ hợp lý. Viết nguệch ngoạc tất cả xuống trước và đưa nó ra khỏi hệ thống của bạn!

Chỉ ra ai để giải quyết bức thư cho. Nếu một nhân viên đối xử với bạn không tốt, hãy tìm ra người quản lý cửa hàng. Một cái nhìn nhanh trên mạng hoặc một cuộc gọi điện thoại ngắn sẽ tìm cho bạn thông tin này. Nếu đó là người quản lý, bạn sẽ cần tìm ra ai là chủ sở hữu hoặc người quản lý khu vực để có được bức thư vào tay phải. Nhiều công ty lớn hơn có một biểu mẫu bạn có thể điền vào, nhưng những công ty đó hầu như không bao giờ nhận được phản hồi. Tốt hơn là viết và gửi thư của riêng bạn.

Bắt đầu viết thư của bạn. Trong đoạn đầu tiên, hãy cố gắng đề cập đến một cái gì đó tốt về kinh doanh hoặc kinh nghiệm. Nếu bạn đã mua sắm ở đó trước mà không có vấn đề, hãy nói với họ rằng. Thêm một số bình luận tích cực sẽ giúp giai điệu tổng thể của bức thư.

Trong đoạn văn sau, hãy giải thích tình huống. Liệt kê ngày, thời gian và tên nhân viên và đi vào chi tiết về những gì đã sai và tại sao nó không được chấp nhận đối với bạn.

Sau danh sách khiếu nại của bạn, hãy thêm một đoạn với những gì bạn đang yêu cầu để làm cho mọi thứ trở nên đúng đắn. Nếu bạn ra ngoài ăn và thức ăn rất tệ, hãy yêu cầu một bữa ăn miễn phí để bạn có thể cho nhà hàng của họ một cơ hội khác. Nếu sản phẩm là rác, yêu cầu hoàn lại tiền để bạn có thể mua một sản phẩm tốt hơn ở nơi khác. Nếu bạn chỉ viết để làm cho họ biết về một tình huống xấu, hãy nói với họ điều đó.

Đóng thư của bạn bằng cách một lần nữa nêu điều gì đó tích cực về công ty hoặc dịch vụ.

Ký thư của bạn và thêm tên, địa chỉ và số điện thoại của bạn dưới chữ ký của bạn để người quản lý / chủ sở hữu có thể liên hệ với bạn.

Cách tốt nhất để đưa bức thư này vào tay phải là trao tận tay, nếu có thể. Nếu tình huống xảy ra tại địa phương, hãy vào cửa hàng và yêu cầu nói chuyện với người mà bạn gửi thư đến. Điều này sẽ giúp bạn có được kết quả nhanh hơn nhiều. Bạn có thể giải thích bức thư sau đó và ở đó hoặc bạn có thể đưa nó cho họ và rời đi.

Nếu không thể giao hàng tận tay, hãy gửi thư.

Cung cấp cho người quản lý một tuần hoặc lâu hơn để lấy lại cho bạn. Nếu bạn không nghe thấy gì sau khoảng thời gian đó, hãy gọi cho họ và hỏi xem thư của bạn đã được nhận chưa. Thông thường, họ đang thực hiện kế hoạch giữ chân bạn như một khách hàng và đôi khi phải mất hơn một vài ngày để tìm ra.

Nếu công ty làm mọi thứ trong khả năng của họ để làm cho mọi thứ trở nên đúng đắn, hãy nói với mọi người điều đó. Dịch vụ khách hàng tốt xứng đáng được truyền miệng!