Một báo cáo cuộc gọi là một khía cạnh quan trọng của việc điều hành kinh doanh thành công. Nhân viên bán hàng và các chuyên gia khác sử dụng báo cáo cuộc gọi để ghi lại chi tiết của tất cả các cuộc gọi điện thoại họ thực hiện, cũng như các chuyến thăm tới các khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại. Báo cáo cuộc gọi thường bao gồm những gì đã được thảo luận, kết quả của cuộc trò chuyện và bất kỳ thông tin liên quan nào khác. Những báo cáo này sau đó được gửi cho người giám sát và được sử dụng để lưu giữ hồ sơ liên lạc với khách hàng. Họ cũng có thể cung cấp cho người giám sát phản hồi có giá trị về hiệu suất công việc của nhân viên.
Bắt đầu bằng cách ghi lại những người bạn đang nói chuyện với. Bao gồm thông tin chi tiết về người này. Nó có thể là một khách hàng, khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng quay trở lại. Báo cáo cuộc gọi phải bao gồm tên người, chức danh công việc, công ty, thông tin liên lạc và bất kỳ đặc điểm xác định nào khác. Một đặc điểm ví dụ có thể là người này được khuyến mại sẽ mang lại cho anh ta nhiều quyền lực hơn trong công ty.
Bao gồm trong báo cáo cho dù bạn đã nói chuyện với bất kỳ ai khác trong suốt cuộc gọi hoặc ghé thăm. Bạn có thể đã nói chuyện với một nhân viên tiếp tân hoặc trợ lý, hoặc một người nào khác từ công ty có thể đã ngồi vào cuộc gọi bán hàng. Hãy chắc chắn bao gồm thông tin liên quan về bên thứ ba, chẳng hạn như liệu cô ấy có khả năng đưa ra quyết định về việc công ty có mua hàng của bạn hay không.
Viết ra mục đích của cuộc gọi và cho dù đó là trực tiếp hay trên điện thoại. Bạn có thể đã cố gắng bán hàng, lấy thông tin hoặc bắt kịp với một khách hàng hiện có. Chi tiết mục đích của cuộc gọi rất quan trọng vì bạn và người giám sát của bạn sẽ cần phân tích xem cuộc gọi có thành công hay không.
Thêm ý kiến của bạn về sự thành công của cuộc gọi vào báo cáo cuộc gọi. Thành công thường được xác định bởi kết quả. Ví dụ: nếu kết quả cuối cùng là bán hàng, cuộc gọi rất có thể thành công. Tuy nhiên, thành công không phải lúc nào cũng là đen hay trắng. Bạn có thể đã cố gắng liên lạc với một khách hàng mới tiềm năng. Do đó, nếu bạn có thể nói chuyện với người này, cuộc gọi đã thành công bất kể việc bán có được đóng hay không.
Bao gồm bất kỳ thông tin nào khác mà bạn tin là có liên quan trong báo cáo cuộc gọi. Diện mạo và cảm nhận của văn phòng hoặc tâm trạng của người bạn đang nói chuyện đều có thể có khả năng liên quan đến kết quả cuối cùng của cuộc gọi hoặc chuyến thăm. Ngoài ra, thông tin như vậy có thể chỉ ra cách bạn tiếp cận liên hệ với người này trong tương lai. Ví dụ: nếu một khách hàng tiềm năng có vẻ khó chịu với cách tiếp cận bán hàng của bạn, người giám sát của bạn có thể đề nghị một nhân viên bán hàng khác trong văn phòng của bạn với cách tiếp cận bán hàng khác cố gắng liên hệ với người cụ thể này trong tương lai.
Lời khuyên
-
Hãy chắc chắn sử dụng đúng chính tả và ngữ pháp trong báo cáo cuộc gọi của bạn. Bạn không muốn làm phiền người giám sát của mình với những lỗi đơn giản. Rốt cuộc, anh ta có thể đang sử dụng báo cáo cuộc gọi của bạn để đánh giá hiệu suất công việc và giá trị của bạn đối với công ty.
