Xử lý biên chế là một nhiệm vụ chi tiết đòi hỏi kỹ năng toán học và giải quyết vấn đề vững chắc. Người sử dụng lao động hoặc nhân viên biên chế phải đảm bảo rằng tất cả nhân viên Tiền lương của họ là chính xác và kịp thời. Trong nhiều trường hợp, họ phải tương tác với người quản lý và người giám sát để đảm bảo rằng mọi người trong công ty đều hiểu các quy trình xử lý bảng lương. Để thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ của mình, nhân viên biên chế cần thiết lập một hệ thống bảng lương hợp lý, bao gồm các tài liệu về thông tin bảng lương quan trọng.
Tài liệu thủ tục biên chế
Đồng hồ thời gian tài liệu và thủ tục thẻ thời gian. Nhiều công ty có nhân viên hàng giờ yêu cầu họ đấm đồng hồ thời gian; những người khác yêu cầu họ phải hoàn thành một thẻ thời gian. Nhân viên trả lương hàng giờ nhận được dựa trên số giờ được mô tả trên thẻ thời gian của họ; do đó, bất kỳ thay đổi đồng hồ thời gian hoặc thẻ thời gian đang được thực hiện, phải được báo cáo cho tất cả nhân viên bằng văn bản. Bạn có thể gửi một bản ghi nhớ cho người quản lý / người giám sát hoặc bạn có thể đưa cho họ bản in các thay đổi. Người quản lý / giám sát có trách nhiệm chuyển tiếp bất kỳ thay đổi cần thiết nào cho nhân viên của họ.
In lịch biên chế hàng năm. Trước khi kết thúc hàng năm, hãy kiểm tra cẩn thận ngày của năm sắp tới để xác định ngày nào sẽ xử lý bảng lương. Lưu ý các ngày lễ ngân hàng, ngày lễ và bất kỳ ngày lễ nào khác của công ty. Sử dụng các màu khác nhau để làm nổi bật ngày nộp cho thay đổi thẻ thời gian và bảng lương và ngày thanh toán thực tế. Một công ty in ấn chuyên nghiệp có thể hỗ trợ bạn in những cuốn lịch này. Phân phối lịch biên chế cho tất cả các nhà quản lý / giám sát.
Giữ một tập sách xử lý biên chế tiêu chuẩn cho bộ phận biên chế. Các tập sách nên bao gồm tất cả các bước xử lý bảng lương. Ví dụ: nếu công ty của bạn có lịch thanh toán hai tuần một lần, hãy xây dựng tập sách để nó nêu chính xác cách xử lý bảng lương hai tuần diễn ra từ khi bắt đầu giai đoạn thanh toán đến cuối. Bước này đặc biệt hiệu quả khi đào tạo nhân viên biên chế mới.
Bao gồm quá trình xử lý báo cáo và kiểm tra trong sổ tay xử lý bảng lương. Sau khi tiền lương được in hoặc việc truyền tệp tiền gửi trực tiếp đến ngân hàng đã xảy ra, quá trình trả lương vẫn chưa hoàn tất. Ghi lại các bước này, chẳng hạn như in và nộp sổ đăng ký tiền lương và báo cáo thuế, và tên của các cá nhân mà bạn sẽ trao phiếu lương / cuống. Khi thông tin thay đổi theo thời gian, hãy cập nhật tập sách và đảm bảo mọi người trong bộ phận biên chế đều có một bản sao.
Đảm bảo rằng mỗi thành viên của nhân viên biên chế hiểu vai trò của họ. Tài liệu và cung cấp cho họ một bản sao của nhiệm vụ công việc cụ thể của họ để đảm bảo rằng trong quá trình xử lý bảng lương, họ nhận thức được trách nhiệm của mình.
