Trong thời đại công nghệ, các quy trình dự phòng, terabyte, gigabyte và các bản sao thông tin trùng lặp, quản lý hồ sơ là một hoạt động trần tục nhưng quan trọng mà tất cả các tổ chức nên đóng đinh. Ngày càng thường xuyên hơn, cách tiếp cận để duy trì các tệp dữ liệu đang trở thành bánh mì và bơ của việc ra quyết định kinh doanh tốt.
Quản lý hồ sơ liên quan gì
Quản lý hồ sơ liên quan đến nhiều lĩnh vực thu thập dữ liệu, lưu trữ và cuối cùng là phá hủy hợp lý. Khoa học được chia thành nhiều loại: đầu vào và thu thập, lưu trữ, dự phòng và sao lưu, và giảm. Đầu vào và bộ sưu tập thiết lập các giao thức cho nhân viên để theo dõi cách tạo dữ liệu và hệ thống lưu trữ cần tuân theo để dễ dàng truy xuất sau này. Nó cũng chỉ định những gì nên được giữ và những gì không nên. Lưu trữ có thể liên quan đến cả tệp cứng và tệp điện tử và thiết lập các tham số về phương tiện lưu trữ nào được phép và những gì không (ví dụ: ổ cứng so với thư mục giấy so với mạng hoặc ổ đĩa flash). Dự phòng và sao lưu liên quan đến việc duy trì các bản sao an toàn của thông tin quan trọng trong trường hợp thảm họa. Và cuối cùng giảm chỉ định các phương pháp cho phép để hủy và loại bỏ dữ liệu khỏi các hệ thống kinh doanh.
Hỗ trợ thống kê để ra quyết định
Quản lý hồ sơ cho phép dễ dàng thu thập số liệu thống kê. Phần lớn việc ra quyết định kinh doanh dựa trên phân tích xu hướng. Phân tích xu hướng được phát triển và xây dựng dựa trên việc tìm kiếm các mẫu trong thông tin và dữ liệu và đưa ra kết luận về hành vi của các mẫu đó. Quản lý thông tin càng tốt, phân tích xu hướng tốt hơn và kiến thức kinh doanh liên quan có xu hướng.
Tránh mất thông tin
Một thành phần quan trọng khác của quản lý hồ sơ là ngăn ngừa mất dữ liệu. Nó có thể xảy ra rất dễ dàng: một tập tin bị xóa, thư mục sai bị xé nhỏ, một nhân viên xấu đi ra khỏi tòa nhà với dữ liệu nhạy cảm.
Quản lý hồ sơ đảm bảo rằng có các quy trình phòng ngừa để tổ chức và lưu trữ thông tin theo cách được bảo vệ. Sau đó, các dự phòng được đưa vào chơi như các hệ thống sao lưu và nhiều kho lưu trữ sao chép để nếu một hệ thống tệp bị phá hủy, nó có thể nhanh chóng được thay thế bằng một bản sao gần đây. Cuối cùng, các biện pháp bảo mật giúp nắm bắt các hồ sơ đang bị giả mạo có thể gây nguy hiểm cho lợi ích và lợi ích của công ty.
Lợi ích tổ chức
Quản lý hồ sơ nâng cao hiệu quả. Dữ liệu được tìm thấy nhanh hơn, dễ dàng hơn và việc ra quyết định được cải thiện bằng cách phân tích và truy xuất thông tin ngay lập tức. Cải thiện lưu trữ hồ sơ làm giảm lãng phí tài nguyên. Ít không gian giấy và hệ thống lưu trữ được sử dụng khi các giao thức thích hợp được tuân theo. Phá hủy ngẫu nhiên và mất vĩnh viễn được tránh khi quản lý hồ sơ thích hợp đảm bảo các bản sao lưu gần đây tồn tại. Quản lý hồ sơ cũng duy trì một dấu vết giấy để giúp bảo vệ các hành động của công ty trong quá trình kiện tụng. Cuối cùng, quản lý hồ sơ giúp duy trì tổ chức tốt khi giao dịch, phản hồi và phục vụ khách hàng hoặc dự án. Bằng cách giữ một hệ thống thu thập thông tin có tổ chức, dữ liệu và thông tin có giá trị có thể được lấy ra khi cần thiết cụ thể cho khách hàng hoặc dự án.
Gia công như một lựa chọn
Nhiều công ty muốn duy trì sự tận tụy với các chuyên ngành cốt lõi của họ và không muốn làm phiền với việc duy trì hệ thống dữ liệu. Trong những trường hợp như vậy, có thể rất có lợi khi sử dụng đối tác hoặc nhà cung cấp để duy trì và thiết kế quản lý hồ sơ để công ty khách hàng chỉ có thể tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của họ. Chính quyền chỉ cần trả tiền cho một dịch vụ đảm bảo thông tin được lưu trữ được thu thập và duy trì vì khách hàng cần nó để ra quyết định. Nhiều công ty lớn hơn đã chuyển sang hướng này để hiệu quả hơn, đôi khi thuê ngoài dịch vụ sao lưu và các công ty khác chuyển toàn bộ hệ thống hồ sơ cho các nhà cung cấp để quản lý tốt hơn.
