Một lá thư khiếu nại phục vụ như một hồ sơ vĩnh viễn về khiếu nại của bạn với một cá nhân hoặc tổ chức. Một lá thư được viết tốt nêu rõ vấn đề bạn gặp phải với một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể và độ phân giải dự kiến. Khi viết thư của bạn, hãy áp dụng một giọng điệu bình tĩnh và chuyên nghiệp. Tránh bất kỳ mối đe dọa, lời nói không chính đáng, châm biếm hoặc ngôn ngữ không phù hợp. Trong hầu hết các trường hợp, bạn đang viết thư cho một cá nhân không chịu trách nhiệm về vấn đề của bạn, nhưng anh ta có thể hữu ích trong việc giải quyết nó.
Địa chỉ thư của bạn cho một người cụ thể. Không sử dụng "Dear Sir" hoặc "To Whom Nó có thể quan tâm." Gọi điện cho tổng đài công ty và hỏi tên và chức danh của người quản lý thích hợp. Xác nhận đúng chính tả tên của cô ấy. Nếu bạn không thể xác định tên, hãy sử dụng một tiêu đề thích hợp, chẳng hạn như "Trình quản lý dịch vụ khách hàng".
Sử dụng bút và giấy hoặc phiên bản nháp của chương trình xử lý văn bản của bạn để ghi lại tất cả các chi tiết liên quan đến khiếu nại của bạn. Bao gồm các thông tin như tên sản phẩm và mô tả, số đơn đặt hàng, tên thương hiệu, số kiểu, giá và ngày mua. Photocopy tất cả các tài liệu liên quan đến khiếu nại của bạn. Đọc lại tất cả các thông tin và đảm bảo rằng khiếu nại của bạn là hợp pháp.
Bắt đầu bức thư trên một ghi chú tích cực. Sử dụng đoạn đầu tiên để thảo luận về một số khía cạnh tích cực của tổ chức. Ví dụ: bạn có thể đề cập đến lòng trung thành của mình với tên thương hiệu hoặc bất kỳ giao dịch cụ thể nào với nhân viên công ty. Ví dụ: "Trước đây, tôi rất thích ghé thăm cửa hàng của bạn. Nhiều nhân viên bán hàng chào đón tôi bằng tên và đi ra ngoài để đảm bảo rằng tôi hài lòng với giao dịch mua hàng của mình."
Nêu bản chất của khiếu nại của bạn trong đoạn thứ hai. Bao gồm tất cả các chi tiết mà người đọc cần biết để xử lý khiếu nại của bạn. Ví dụ: "Trong các điều kiện bảo hành 30 ngày của tôi, tôi sẽ trả lại màn hình tôi đã mua vào ngày 7 tháng 3 năm 2011, với giá $ 373,89. Kèm theo là bản sao hóa đơn." Không gửi bản gốc biên lai hoặc tài liệu khác.
Sử dụng đoạn thứ ba để nêu rõ mong đợi của bạn. Ví dụ: "Vì máy nướng bánh mì không hoạt động như được chỉ định bởi nhà sản xuất, tôi mong đợi khoản hoàn trả đầy đủ và ngay lập tức là 47,83 đô la cộng với bưu chính tôi đã trả để trả lại máy nướng bánh mì. Tôi sẽ đợi bốn tuần để nhận phản hồi của bạn. Nếu tôi không nghe thấy từ bạn, tôi sẽ liên lạc với Văn phòng kinh doanh tốt hơn."
Lời khuyên
-
Bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ e-mail của bạn. Viết các đoạn văn ngắn và giữ độ dài của chữ cái vào một trang. Hỏi một người bạn đáng tin cậy hoặc người thân để đọc lại thư của bạn. Ngoài việc kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp, cô phải đảm bảo rằng âm điệu của chữ cái là phù hợp.
