Bắt đầu và phát triển một doanh nghiệp có thể phức tạp, đặc biệt là khi mỗi nhà lãnh đạo chọn cách tiếp cận riêng để quản lý và tương tác với nhân viên. Hai lý thuyết truyền thông chính đã được chấp nhận như là một phần quan trọng của cấu trúc tổ chức. Một trong số đó là lý thuyết quan hệ con người, trở nên phổ biến vào khoảng những năm 1920 trong cuộc Cách mạng Công nghiệp. Lý thuyết này nói rằng mọi người mong muốn là một phần của một nhóm hỗ trợ. Lý thuyết cổ điển, mặt khác, có một cách tiếp cận dựa trên nhiệm vụ nhiều hơn để quản lý con người và doanh nghiệp. Mặc dù lý thuyết quản lý cổ điển đã bị một số người coi là lỗi thời và kém hiệu quả, một vài biến thể trên lý thuyết làm cho nó khả thi hơn đối với một số loại tổ chức nhất định.
Mô hình cổ điển của truyền thông
Phiên bản gốc của phương pháp cổ điển được giới thiệu vào những năm 1900 khi các nhà quản lý cần một cách để vận hành hiệu quả các dây chuyền lắp ráp. Nó có ý nghĩa tại thời điểm đó vì hiệu quả là ưu tiên hàng đầu cho các doanh nghiệp. Mô hình cổ điển, còn được gọi là lý thuyết quản lý khoa học, xem xét tất cả các biến liên quan đến việc hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể và tìm ra phương pháp tốt nhất có thể.
Vấn đề ban đầu với mô hình truyền thông cổ điển là nhiều người cảm thấy nó ưu tiên một phương pháp làm việc trong dây chuyền lắp ráp, đó là văn hóa làm việc tốt nhất để tạo ra trong mọi loại hình kinh doanh. Điều này đặc biệt đúng trong thế kỷ 21, khi các công ty khởi nghiệp và các công ty công nghệ lớn cố gắng tạo ra một nền văn hóa gắn kết nhân viên của họ thay vì lo lắng đặc biệt về các hoạt động hợp lý hóa. Tuy nhiên, một số tác giả đã đề xuất xoắn trong phương pháp cổ điển hoạt động tốt với một số cấu trúc tổ chức.
Bốn nguyên tắc cơ bản của lý thuyết cổ điển
Trước khi bạn có thể xem xét một cách tiếp cận cổ điển cho giao tiếp tổ chức của mình, điều quan trọng là phải biết những gì nó đòi hỏi. Có bốn nguyên tắc cơ bản tạo thành nền tảng của lý thuyết cổ điển.
- Quy trình hoạt động tiêu chuẩn - Quản lý phải phát triển các quy trình vận hành tiêu chuẩn cho mọi vai trò trong tổ chức.
- Lựa chọn nhân viên - Trong quá trình tuyển dụng, các nhà quản lý tuyển dụng phải cố gắng tìm kiếm sự phù hợp hoàn hảo cho từng vị trí dựa trên các kỹ năng và khả năng của ứng viên.
- Môi trường không bị gián đoạn - Để đảm bảo công nhân làm việc hiệu quả nhất có thể, các nhà quản lý phải nỗ lực để giảm thiểu sự gián đoạn tại nơi làm việc.
- Công nhân khuyến khích - Để đảm bảo năng suất, các nhà quản lý nên đưa ra mức tăng lương thường xuyên.
Trọng tâm của lý thuyết cổ điển là các quá trình, không phải con người. Mặc dù mọi người là một phần quan trọng để hoàn thành công việc, nhưng các nhà quản lý đang suy nghĩ nhiều hơn về cách xây dựng nhiều bẫy chuột hơn là nuôi dưỡng những người lao động đặt những cái bẫy chuột đó lại với nhau. Các nhân viên chỉ đơn thuần là một phương tiện để kết thúc trong kịch bản này. Vì lý do đó, phương pháp cổ điển thường phù hợp hơn với môi trường nơi nhân viên thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, chẳng hạn như trên dây chuyền lắp ráp hoặc trong phòng thư.
Phương pháp cổ điển và quan liêu
Vào cuối những năm 1800, nhà xã hội học người Đức Max Weber đã có những quan sát quan trọng về bộ máy quan liêu được tìm thấy trong cách các tổ chức được thành lập. Ông là người đầu tiên được biết đến sử dụng thuật ngữ quan liêu, với lý thuyết của ông được biết đến như là cả lý thuyết quản lý quan liêu và lý thuyết Max Weber. Lý thuyết của ông là quan liêu là cách tốt nhất để cấu trúc một tổ chức vì nó tạo ra một môi trường nơi tất cả nhân viên được đối xử bình đẳng với công việc được chia đều cho mọi người.
Weber đã mô tả ba loại quyền lực được tìm thấy trong các tổ chức. Đó là sức mạnh truyền thống, sức mạnh lôi cuốn và quyền lực pháp lý, với quyền lực pháp lý là một bộ máy quan liêu. Để quản lý quan liêu thành công, Weber tin rằng tất cả các hoạt động thường xuyên cần được coi là chính thức, quản lý phải có thẩm quyền để thực hiện và thực thi các quy tắc và quy tắc nên dễ dàng được tôn trọng trong quá trình thiết lập của tổ chức.
Lý thuyết Fayol về quản lý con người
Lý thuyết của Henri Fayol sườn không giống với cách tiếp cận của Weber. Lý thuyết của ông, bao gồm 14 nguyên tắc, tập trung vào việc quản lý con người hiệu quả. Từ 14 nguyên tắc đó đến năm cách mà quản lý nên tương tác với nhân viên.
- Lập kế hoạch - Để có hiệu quả nhất, Fayol tin rằng ban quản lý phải lên lịch cho mọi phần trong quy trình kinh doanh.
- Tổ chức - Một phần quan trọng của sản xuất hiệu quả là có sẵn tất cả các vật liệu và tài nguyên khi cần thiết.
- Chỉ huy - Quản lý hiệu quả có nghĩa là có thể chỉ đạo hoạt động của nhân viên.
- Phối hợp - Hợp tác của nhân viên và làm việc nhóm rất quan trọng để thành công và các nhà quản lý giỏi tạo điều kiện cho điều đó.
- Kiểm soát - Bất kể chỉ huy giám sát viên thế nào, cô ấy chỉ thành công nếu nhân viên thực sự tuân theo mệnh lệnh của cô ấy.
Phương pháp tiếp cận khoa học của Taylor
Một nhà lý thuyết khác với cách tiếp cận của riêng mình với lý thuyết cổ điển là Frederick Winslow Taylor. Taylor và các cộng sự của mình được coi là nhóm đầu tiên có cách tiếp cận khoa học để nghiên cứu các quy trình làm việc. Là một phần của nghiên cứu của họ, họ đã xem xét kỹ lưỡng cách thức thực hiện công việc và cách các phương pháp đó ảnh hưởng trực tiếp đến mức năng suất cá nhân. Ông tin rằng việc tối ưu hóa cách thức thực hiện các nhiệm vụ quan trọng hơn là thúc đẩy nhân viên làm việc chăm chỉ hơn.
Kết quả nghiên cứu của Taylor, là "Các nguyên tắc quản lý khoa học", xuất bản năm 1909. Ấn phẩm Taylor lề cho rằng các tổ chức tối ưu hóa và đơn giản hóa công việc, điều này sẽ giúp cải thiện năng suất. Đề nghị của ông rằng các nhà quản lý và công nhân cần cộng tác là một cuộc cách mạng vì thời trước khi xuất bản, công việc đã không được thực hiện theo cách đó. Các nhà quản lý nhà máy được tách ra khỏi công nhân của họ, với các nhân viên còn lại với một bộ quy trình mà họ thực hiện mỗi ngày khi họ sản xuất sản phẩm làm việc của họ. Ưu đãi chính cho người lao động để làm một công việc tốt là đơn giản là không bị sa thải. Những gợi ý của Taylor lồng bao gồm việc thưởng cho nhân viên làm việc chăm chỉ thông qua một ngày công bằng, lương trả cho một ngày công bằng, công việc liên quan đến việc thưởng cho những nhân viên làm việc hiệu quả hơn với mức lương cao hơn những người thiếu tiền.
Cách tiếp cận cổ điển trong kinh doanh hôm nay
Mặc dù có nhiều cách tiếp cận giao tiếp khác nhau trong một tổ chức, phương pháp cổ điển có thể là một khởi đầu tuyệt vời khi bạn đang thiết lập cấu trúc kinh doanh của mình. Ngay cả khi bạn chọn nhiều chiến lược quan hệ con người hơn, bạn vẫn có thể thực hiện các nguyên tắc của phương pháp cổ điển, đặc biệt là Taylor, hiện đại hơn. Taylor tin rằng các doanh nghiệp có thể thấy kết quả tốt hơn nếu họ làm việc cùng nhau trên mọi thứ, với các nhà tuyển dụng thưởng cho những nhân viên làm việc tốt hơn. Cấu trúc này được nhìn thấy trong nhiều doanh nghiệp hiện nay, cho dù họ là những công ty mới thành lập hay các tập đoàn lớn.
Yếu tố của cách tiếp cận cổ điển có thể mang lại lợi ích cho bạn nhất là cấu trúc phân cấp mà bạn có thể áp dụng để đảm bảo các quy trình của bạn hoạt động hiệu quả. Ngay cả khi bạn đang thúc đẩy giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm của mình, bạn có thể có một cái nhìn khoa học về các quy trình của mình và loại bỏ những mục làm sa lầy các nhóm của bạn. Họ sẽ có thể làm việc thông minh hơn, không khó hơn, điều này sẽ giúp họ tiết kiệm năng lượng quý giá mà họ có thể đặt vào các nhiệm vụ công việc khác. Nhiều người ngày nay gọi cách tiếp cận này là sản xuất tinh gọn.
Kỹ thuật quản lý quan hệ con người
Mục khác trong danh sách lý thuyết truyền thông tổ chức là cách tiếp cận quan hệ con người, trái ngược hoàn toàn với cách tiếp cận cổ điển. Tuy nhiên, vì cách tiếp cận quan hệ con người được nhiều chuyên gia coi là hiện đại hơn, bạn có thể kết hợp các yếu tố từ lý thuyết quan hệ con người với chiến lược giao tiếp cổ điển của mình.
Lý thuyết quản lý nguồn nhân lực nói rằng người lao động muốn cảm thấy tốt về công việc họ làm hàng ngày. Họ muốn xem nơi nào phù hợp với sơ đồ lớn hơn của mọi thứ và cảm thấy như thể họ là một phần của đội. Đây là nhiều hơn một cách tiếp cận hợp tác giữa quản lý và nhân viên của họ hơn là giám sát viên ban hành các lệnh và đảm bảo họ theo dõi. Mặc dù có những yếu tố của cách tiếp cận cổ điển có thể bổ sung cho chiến lược này, nhưng lý thuyết quản lý nguồn nhân lực đặt con người lên hàng đầu, đánh giá cao tinh thần và khát vọng nghề nghiệp của chính họ lên trên chính công việc.
