Viết một lá thư để từ chối một lời mời chính thức có thể là khó khăn. Cần phải trả lời để người hoặc doanh nghiệp mời bạn biết rằng họ không nên mong đợi bạn. Thách thức đi kèm với việc viết thư theo cách không xúc phạm hoặc khiến bên kia nghĩ rằng bạn chỉ đang cố gắng thoát ra khỏi sự kiện của họ. Từ ngữ cẩn thận và một con mắt quan tâm đến chi tiết sẽ đảm bảo rằng người nhận nhận được thông điệp theo tinh thần dự định.
Bắt đầu thư từ chối của bạn với một lời chào. Quyết định cách bạn muốn giải quyết người nhận. Nếu điều này thực sự chính thức và bạn không có mối quan hệ hàng ngày với người đó, hãy gọi anh ấy là "Mr." hoặc "Bà" Chỉ sử dụng tên đầu tiên trong một lá thư chính thức nếu bạn chắc chắn rằng điều này được chấp nhận.
Hãy trung thực. Đừng tạo nên những câu chuyện ngông cuồng giải thích lý do tại sao bạn không thể tham dự. Nói sự thật theo cách ngắn gọn nhất có thể. Giải thích trong một hoặc hai câu lý do bạn sẽ không tham dự. Sử dụng các từ như "rất tiếc" hoặc "không may" để chỉ ra rằng bạn muốn rằng tình huống có thể khác đi.
Thể hiện sự đánh giá cao của bạn cho lời mời. Cảm ơn người nhận đã nghĩ về bạn. Điều này sẽ đảm bảo bạn không bị xóa vĩnh viễn khỏi danh sách cho các sự kiện trong tương lai.
Đóng thư của bạn bằng cách bày tỏ những lời chúc tốt đẹp nhất đến người nhận. Hãy cho anh ấy biết rằng bạn hy vọng sự kiện của anh ấy diễn ra tốt đẹp.
Đóng thư với "Trân trọng" hoặc đơn giản là cảm ơn người nhận một lần nữa. Ký tên của bạn bằng bút. Điều này cho thấy rằng cá nhân bạn đã dành thời gian trên thư. Một tên in quá chung chung và có thể khiến chủ nhà nghĩ rằng bạn quá bận rộn để dành thời gian trả lời đúng lời mời của anh ấy.
Đọc thư lớn tiếng. Hãy chắc chắn rằng nó có giai điệu bạn muốn thể hiện. Thực hiện bất kỳ thay đổi và sau đó gửi thư.
Cảnh báo
Trung thực là chính sách tốt nhất trong việc từ chối lời mời. Bạn không muốn bị vướng vào một lời nói dối có thể cắt đứt một mối quan hệ kinh doanh tốt.
