Khi bạn nghe một kế toán nói về các khoản ghi nợ và tín dụng, họ thường không nói về thẻ ghi nợ hoặc thẻ tín dụng từ ngân hàng địa phương của họ. Nợ và tín dụng, theo nghĩa kế toán, có nghĩa là một cái gì đó hơi khác nhau. Chúng phục vụ như một phương tiện để ghi lại các giao dịch kế toán, và các mục này tạo thành cơ sở của một cái gì đó được gọi là kế toán kép.
Kế toán kép được sử dụng lần đầu tiên vào những năm 1400, và một nhà toán học người Ý tên Luca Pacioli đã viết và xuất bản một cuốn sách về chủ đề này vào năm 1494. Cuốn sách được minh họa bởi người bạn của ông Leonardo Da Vinci và mô tả hệ thống kế toán bằng cách đề cập đến các chủ đề như kế toán tạp chí, báo cáo thu nhập, bảng cân đối, kế toán kép và nhiều khái niệm khác hình thành nên cơ sở của hệ thống kế toán vẫn được sử dụng cho đến ngày nay.
Mặc dù nhiều người trong lĩnh vực coi Pacioli là cha đẻ của kế toán, nhưng một số hình thức của hệ thống nhập kép của ông đã được sử dụng trong nhiều năm trước khi cuốn sách Pacioli chanh được xuất bản, mặc dù không ai biết hệ thống kế toán ra đời như thế nào
Nợ và tín dụng là gì?
Hệ thống kế toán cho các giao dịch kinh doanh, còn được gọi là kế toán, hoạt động trên cơ sở mỗi giao dịch mới mà một doanh nghiệp thực hiện gây ra hai thay đổi khác nhau trong trạng thái tài chính của công ty. Kế toán sử dụng các khoản ghi nợ và tín dụng để ghi lại các giao dịch vào hai hoặc nhiều tài khoản kế toán, sử dụng một bộ quy tắc ghi nợ và tín dụng được chỉ định.
Bên ngoài thế giới kế toán, tín dụng từ thường có ý nghĩa tích cực, chẳng hạn như công việc tín dụng thêm, hoặc nhận tín dụng để cố gắng hết sức. Tuy nhiên, đối với kế toán viên, điều duy nhất ghi nợ và tín dụng đại diện là bên trái và bên phải của tài khoản T, được sử dụng theo các cách sau.
Khi tạo và nhập một giao dịch kế toán, bạn có thể sử dụng các khoản ghi nợ và tín dụng để xác định cách các đô la vào hoặc ra khỏi công ty ảnh hưởng đến các tài khoản liên quan. Bạn có thể nhập chúng vào một hệ thống kế toán dựa trên phần mềm, nhập dữ liệu vào một tạp chí kế toán, được gọi là thực hiện một mục nhật ký. Hệ thống kế toán sẽ được thiết lập để đăng các mục nhật ký này vào hồ sơ kế toán chính của công ty, được gọi là sổ cái.
Bạn có thể sẽ thấy ghi nợ và tín dụng viết tắt là dr và cr. Không có lời giải thích duy nhất nào tồn tại cho các chữ viết tắt này, nhưng một số suy đoán rằng chúng là viết tắt của hồ sơ ghi nợ và hồ sơ tín dụng. Những người khác nhìn lại kế toán lịch sử và nói rằng họ đại diện cho các từ tiếng Latin gây tranh cãi về quảng cáo.
Một khoản tín dụng biểu thị một mục giao dịch được thực hiện ở bên phải của bản ghi tài khoản hai cột, trong khi khoản ghi nợ biểu thị một mục giao dịch được thực hiện ở bên trái. Những hồ sơ tài khoản này, được gọi là tài khoản T, T, kiếm được tên của họ vì một kế toán vẽ hình chữ T trên giấy và đặt tên tài khoản đang được sử dụng ở trên cùng, chẳng hạn như tiền mặt trên một mặt và văn phòng T cung cấp trên mặt khác.
Phía bên trái của mỗi tài khoản T luôn được sử dụng cho các mục ghi nợ và bên phải của T luôn được sử dụng cho các mục tín dụng. Tài khoản T thường được sử dụng như một công cụ đào tạo cơ bản để giúp sinh viên hiểu cách hoạt động của kế toán kép. Các tài khoản T cho phép bạn viết ra giấy cách mỗi bên của một giao dịch được ghi vào các tài khoản khác nhau của sổ cái. Phương pháp này không hoạt động cho kế toán đơn.
Các tài khoản T này là một cách đồ họa để thể hiện một tài khoản trong sổ cái chung, là bản ghi lưu trữ chính cho tất cả các giao dịch kế toán của công ty. Nhiều kế toán viết ra các mục kế toán trên giấy bằng sơ đồ tài khoản T, như một cách để kiểm tra kỹ giao dịch và đảm bảo rằng các khoản ghi nợ và tín dụng có tổng bằng 0 và giữ cân bằng kế toán.
Một giao dịch kế toán phức tạp có thể yêu cầu các mục được ghi vào một số tài khoản khác nhau, bắt buộc phải sử dụng một số tài khoản T viết tay để viết lên và kiểm tra giao dịch.Một lần nữa, đây là một cách hiệu quả để xác minh rằng tất cả các khoản nợ và tín dụng của giao dịch đều bằng 0 và giao dịch không có lỗi trước khi đưa các mục vào sổ kế toán chung.
Đối với công việc kế toán hàng ngày thông thường, một kế toán viên sẽ tạo các mục nhật ký trực tiếp vào phần mềm kế toán, thay vì sử dụng tài khoản T.
Số dư tín dụng là gì?
Số dư tín dụng đề cập đến số dư đô la trong một tài khoản nhất định, nhưng nó không hoàn toàn đơn giản. Khi một công ty thiết lập sổ cái chung, nó sẽ tạo ra một biểu đồ các tài khoản. Đây là danh sách từng tài khoản mà công ty sử dụng để ghi lại các giao dịch tài chính và dữ liệu trong các tài khoản này cuối cùng sẽ được chuyển vào báo cáo tài chính của công ty.
Mỗi tài khoản có số dư bình thường của người Viking; nói cách khác, nó thường giữ số dư nợ hoặc tín dụng. Ví dụ: tài khoản bán hàng thường giữ số dư dương, đó sẽ là số dư tín dụng. Để tăng tài khoản này, bạn sẽ thực hiện một mục tín dụng. Nếu tài khoản bán hàng của bạn có số dư nợ hoặc số dư âm, đây sẽ là một lá cờ đỏ quan trọng để điều tra. Một số tài khoản hoạt động ngược lại và số dư tín dụng sẽ âm, chẳng hạn như nhập tín dụng vào tài khoản tiền mặt làm giảm số dư tài khoản tiền mặt.
Tất cả các tài khoản, dù là ghi nợ hay dựa trên tín dụng, đều tuân thủ một nguyên tắc gọi là phương trình kế toán:
Phương trình kế toán: Tài sản = Nợ phải trả + chủ sở hữu Vốn cổ phần
Phương trình cơ bản này làm cơ sở cho toàn bộ hệ thống kế toán kép, và khi một mục nhập ảnh hưởng đến tài khoản tài sản, nó cũng phải ảnh hưởng đến cả tài khoản nợ hoặc chủ sở hữu, cũng như giữ cân bằng. Hệ thống nhập kép và ghi nợ là cơ chế giúp cân bằng phương trình.
Các tài khoản có số dư tín dụng bình thường được tăng lên khi một khoản tín dụng đã được thực hiện. Doanh thu vào công ty, hoặc lợi nhuận, chẳng hạn như lợi nhuận từ việc bán tài sản như thiết bị đã qua sử dụng được bán bởi công ty, là tài khoản báo cáo thu nhập và chúng được ghi nhận là tăng bằng cách sử dụng một khoản tín dụng. Trên bảng cân đối kế toán, một khoản tín dụng sẽ tăng trách nhiệm và chủ sở hữu tài khoản vốn chủ sở hữu.
Số dư Nợ là gì?
Các tài khoản có số dư nợ thông thường bao gồm các tài sản trên bảng cân đối kế toán và các tài khoản chi phí trên báo cáo thu nhập. Điều này có nghĩa là một mục ghi nợ làm tăng số dư của các tài khoản này. Tài khoản chi phí bao gồm chi phí tiền lương, chi phí lãi vay, chi phí vật tư và các chi phí liên quan đến văn phòng khác.
Nó không phải lúc nào cũng dễ dàng để giữ cho các khoản ghi nợ và tín dụng thẳng, nhưng bạn có thể nghĩ đến việc ghi nợ một tài khoản chi phí mỗi khi bạn phải chịu một khoản chi phí.
Số dư Nợ là tích cực hay tiêu cực?
Câu trả lời nhanh là, nó phụ thuộc. Số dư bình thường cho tài khoản tài sản là số dư nợ và cũng là số tiền dương. Ví dụ: tài khoản tiền mặt trên bảng cân đối kế toán có số dư nợ bình thường, tích cực nếu một công ty có tiền mặt trong ngân hàng.
Mặt khác, khi bạn xem xét các tài khoản chi phí trên báo cáo thu nhập, các tài khoản này cũng có số dư nợ bình thường, nhưng thay vào đó, nó đại diện cho một số âm hoặc tiền được trả bởi công ty.
Tín dụng có nghĩa là gì?
Khi bạn ghi có một số tiền, bạn thực hiện một mục nhập vào tài khoản dưới dạng tín dụng, trái ngược với ghi nợ. Nếu bạn ghi có một tài khoản trách nhiệm, bạn sẽ tăng số dư của nó. Ví dụ: nếu bạn ghi có 100 đô la vào các tài khoản phải trả vì bạn đã gia hạn tín dụng cho khách hàng, bạn đã tăng số dư tài khoản phải trả. Trên báo cáo thu nhập, nếu bạn ghi có vào tài khoản doanh thu bán hàng của mình, bạn cũng đã tăng nó vì tài khoản bán hàng có số dư tín dụng bình thường và các mục tín dụng tăng nó.
Nếu bạn thực hiện một khoản tín dụng vào tài khoản có số dư nợ thông thường, bao gồm các tài khoản tài sản trên bảng cân đối kế toán và tài khoản chi phí trên báo cáo thu nhập, điều này có nghĩa là bạn sẽ giảm số dư của tài khoản. Ví dụ: giả sử bạn đã trả $ 50 tiền mặt để mua vật tư. Bạn sẽ giảm tài khoản tiền mặt bằng cách thực hiện một khoản tín dụng vì tiền mặt là tài khoản số dư nợ thông thường.
Tài khoản Contra là gì?
Tài khoản contra là tài khoản sổ cái chung hoạt động ngược lại với tài khoản ghi nợ và tín dụng thông thường. Ví dụ: tài khoản chống tài sản có số dư tín dụng thông thường, trong đó tài khoản tài sản thông thường có số dư nợ thông thường. Tài khoản Contra hoạt động để bù đắp các tài khoản thông thường và chúng cho phép số dư ban đầu cư trú trong hồ sơ kế toán đồng thời báo cáo về số tiền bù đắp.
Ví dụ: tài khoản phải thu có tài khoản contra gọi là trợ cấp cho các tài khoản nghi ngờ. Số dư trong tài khoản phải thu thể hiện các hóa đơn khách hàng đã được phát hành nhưng chưa được thanh toán. Trợ cấp cho các tài khoản nghi ngờ đại diện cho số tiền mà công ty nghĩ rằng họ sẽ không bao giờ thấy thanh toán. Số tiền này thường là một tỷ lệ nhỏ trong tổng số dư tài khoản phải thu.
Giả sử tài khoản phải thu có số dư nợ thông thường là 30.000 đô la. Khoản trợ cấp cho các tài khoản nghi ngờ có số dư tín dụng thông thường là 2.000 đô la. Hai tài khoản này bù trừ cho nhau, để lại cho bạn một khoản phải thu 28.000 đô la. Sử dụng hai tài khoản này cho phép bạn vẫn báo cáo số tiền phải thu ban đầu và có thể hiển thị số tiền đó được bù đắp bằng 2.000 đô la mà bạn biết có thể bạn sẽ không bao giờ nhận được, cung cấp cho bạn số tiền sẽ chuyển thành tiền mặt.
Các tài khoản contra khác tồn tại và họ luôn có một đối tác. Ví dụ: khấu hao lũy kế là một tài khoản contra và nó được gắn với tài khoản thiết bị và nhà máy tài sản cố định. Tài khoản bán hàng có một tài khoản doanh thu contra gọi là lợi nhuận và phụ cấp.
Sử dụng số dư dùng thử
Kế toán lắp ráp một báo cáo gọi là số dư dùng thử khi sử dụng hệ thống kế toán nhập kép để kiểm tra xem tất cả các mục đã được thực hiện chính xác chưa. Số dư dùng thử liệt kê mọi tài khoản trong sổ cái chung của công ty và mỗi số dư tài khoản. Khi sử dụng kế toán kép, bạn phải tạo một mục ghi nợ để bù vào mỗi mục tín dụng và ngược lại. Nếu bạn nhận được tiền mặt để bán hàng hóa, bạn sẽ tăng tài khoản bán hàng với mục nhập tín dụng và bạn cũng sẽ tăng tài khoản tiền mặt của mình, sử dụng mục nhập tín dụng. Tất cả các khoản ghi nợ và tín dụng phải trực tiếp bù trừ cho nhau.
Khi bạn xem báo cáo số dư dùng thử, tất cả các mục sẽ bù trừ cho nhau để báo cáo có số dư bằng không. Nếu số dư dùng thử có tổng số khác, một mục nhập không chính xác hoặc không đầy đủ đã được thực hiện và phải được sửa.
Một số lỗi có thể không phát hiện được bằng cách xem xét số dư dùng thử, ví dụ: nếu các khoản ghi nợ và tín dụng bù trừ cho nhau nhưng đã được đưa vào tài khoản sai. Nếu bạn lơ là để tham gia một giao dịch, bạn sẽ thắng được lỗi này bằng cách xem xét số dư dùng thử. Ngoài ra, nếu các lỗi ghi nợ và tín dụng khác nhau đã được thực hiện và chúng chỉ xảy ra để bù trừ cho nhau bằng số, chúng sẽ được phát hiện trên một số dư dùng thử.
