Nếu nhân viên của bạn tạm thời nghỉ việc với một khuyết tật ngắn hạn, bạn có thể đối xử với bất kỳ khoản lương nào mà anh ta nhận được giống như tiền lương thông thường. Bạn báo cáo tiền lương ốm đau trong Hộp 1 với khoản bồi thường khác của anh ấy. Nó cũng xuất hiện trong Hộp 3 nếu bạn khấu trừ thuế thu nhập đối với nó và Hộp 5 cho An sinh xã hội và Medicare. Ngoài ra, bạn có thể tạo ra một W-2 thứ hai chỉ trả cho tiền lương bị bệnh.
W-2 riêng biệt
Nếu bạn sử dụng W-2 riêng cho tiền lương ốm đau hoặc khuyết tật, bạn sẽ báo cáo như bạn sẽ trả lương thường xuyên. Hộp 1 cho thấy số tiền lương bệnh nhân phải trả trong thu nhập. Hộp 2 báo cáo bất kỳ khoản thuế liên bang bị khấu trừ. Hộp 3 và 4 báo cáo số tiền chịu thuế An sinh xã hội và thuế bị khấu trừ; Hộp 5 và 6 làm tương tự cho Medicare.
Kiểm tra bảo hiểm
Nếu các khoản thanh toán đến từ bên thứ ba như công ty bảo hiểm và nhân viên trả tiền cho chính sách - ngay cả khi được mua thông qua chương trình sức khỏe của bạn - không có khoản thanh toán khuyết tật nào là thu nhập chịu thuế. Nếu bạn trả 100 phần trăm của chính sách, 100 phần trăm lợi ích phải chịu thuế; nếu công ty của bạn trả 40 phần trăm, thì 40 phần trăm lợi ích phải chịu thuế. Báo cáo các khoản thanh toán khuyết tật không thể chịu thuế trong Hộp 12 của W-2, sử dụng Mã J.
Các khoản thanh toán khác
Mọi khoản thanh toán cho các chi phí y tế liên quan đến ốm đau hoặc khuyết tật đều không phải chịu thuế và không được sử dụng W-2. Bạn cũng không báo cáo các lợi ích không liên quan đến việc nhân viên nghỉ làm. Hai tuần lương phải chịu thuế, nhưng một khoản tiền cố định cho việc mất một chân thì không. Các khoản thanh toán bồi thường cho công nhân là không thể chịu được và không hiển thị trên W-2.
