Cho dù bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ hoặc quản lý tài chính của mình, điều cần thiết là bạn phải hiểu được sự khác biệt giữa chi phí hoàn trả và thu nhập chịu thuế. IRS đặc biệt khi nói đến những gì có thể được phân loại là chi phí hoàn trả, và hình phạt có thể dẫn đến nếu bạn làm như vậy không đúng cách. Lưu giữ hồ sơ cẩn thận và bảo trì biên lai là rất cần thiết nếu công ty của bạn đã từng được kiểm toán.
Chi phí bồi hoàn là gì?
Khi bạn cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng, có thể đôi khi bạn cho rằng chi phí của một dịch vụ bổ sung hoặc mặt hàng không phù hợp với khách hàng đó. Bạn có thể chọn không lập hóa đơn cho khách hàng cho các chi phí này. Tuy nhiên, nếu bạn làm như vậy, số tiền sau này sẽ hiển thị dưới dạng thu nhập trong biểu đồ tài khoản của bạn. Vì nó không phải là thu nhập thường xuyên, nên cần phải phân biệt.
Bất cứ khi nào bạn phải chịu chi phí thay cho khách hàng trong quá trình làm việc, những chi phí đó sẽ thuộc danh mục chi phí được bồi hoàn. Chẳng hạn, phí giao hàng hoặc chi phí đi lại có thể được tính là chi phí bồi hoàn. Chi phí nhiên liệu, bữa ăn hoặc phòng khách sạn cũng có thể được phân loại là hoàn trả. Trong kinh doanh bình thường, điều trị kế toán bồi hoàn chỉ ra rằng đây là một chi phí khi bạn phải chịu nó và một khoản thu nhập khi bạn gửi hóa đơn cho khách hàng.
Nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ và đang sử dụng một nhà thầu phụ, bạn có thể phải đối phó với các chi phí hoàn trả bổ sung được gọi là chi phí chuyển qua. Chẳng hạn, nếu bạn đang cung cấp dịch vụ bảo trì trang web cho khách hàng của mình với giá 500 đô la một tháng và bạn đang trả cho nhà thầu phụ 500 đô la mỗi tháng để thực hiện công việc, chi phí đó không phải là thu nhập cho bạn, mà là chi phí chuyển qua. Bạn cần phải cung cấp cho nhà thầu phụ Mẫu 1099 vào cuối năm tài chính và duy trì hồ sơ cẩn thận về những gì bạn đã lập hóa đơn cho khách hàng của bạn và những gì bạn đã chi trả cho cùng một công việc.
Được hoàn trả thu nhập chịu thuế?
Khi một khoản hoàn trả được trả cho một nhân viên hoặc doanh nghiệp, nó phải được ghi lại đúng để nó được coi là không thể chịu được. Chẳng hạn, trên cuống phiếu lương của nhân viên, một khoản hoàn trả phải được ghi chú như vậy và không chỉ bao gồm trong số các nhân viên khác có thu nhập khác. Trong biểu đồ tài khoản của doanh nghiệp của bạn, bạn sẽ cần lưu ý rằng đó là một khoản chi phí được hoàn trả khi bạn lần đầu tiên làm chứng từ đó. Bằng cách này, bạn có thể kiểm tra chéo với danh sách thu nhập của mình sau đó để xác minh rằng nó không phải chịu thuế.
Với chi phí và chi tiết đơn hàng thu nhập đã được ghi chép và theo dõi đúng, khoản bồi hoàn không được coi là thu nhập chịu thuế. Bạn không được trả tiền cho một hàng hóa hoặc dịch vụ trong trường hợp này, mà là đưa ra một số tiền nhất định hiện đang được hoàn trả cho bạn sau này.
Theo dõi chi phí hoàn trả đúng
Ngoài việc ghi lại các chi phí hoàn trả chính xác trên biểu đồ tài khoản của bạn, bạn sẽ cần duy trì hồ sơ cẩn thận. Nộp tất cả các biên lai, báo cáo hoặc tài liệu khác liên quan đến chi phí nếu có thể. Giữ một bản sao với năm tài chính Giấy tờ thuế thuế để bạn có thể tham khảo nó trong trường hợp kiểm toán hoặc bất kỳ câu hỏi nào có thể phát sinh. Nếu không có tài liệu phù hợp, IRS có thể lập luận rằng chi phí hoàn trả của bạn nên được coi là thu nhập chịu thuế thay vào đó, điều này sẽ dẫn đến công ty của bạn nợ nhiều hơn vào cuối năm tài chính.
