Để điều hành một doanh nghiệp và thậm chí một số hộ gia đình, cần phải giữ hồ sơ tốt về tất cả các sự kiện tài chính. Điều này có nghĩa là báo cáo những thứ như thu nhập và chi phí cho toàn bộ công ty, bộ phận của công ty, gia đình hoặc thành viên gia đình. Loại lưu giữ hồ sơ tài chính này được gọi là sổ sách kế toán.
Nhận biết
Sổ sách kế toán đòi hỏi phải duy trì hồ sơ tài chính chính xác và cập nhật. Điều này có nghĩa là báo cáo tiền được trả cho một doanh nghiệp cũng như tiền mà doanh nghiệp chi tiêu. Trong một gia đình, sổ sách kế toán có thể có nghĩa là báo cáo thu nhập xuất phát hàng tuần hoặc hàng tháng cũng như các chi phí.
Chức năng
Sổ sách kế toán có thể đơn giản như viết thu nhập và chi phí vào sổ cái hoặc phức tạp như nhập thông tin bằng phần mềm kế toán. Ở nhà, một thành viên trong gia đình có thể được chỉ định để đảm nhiệm các công việc kế toán. Trong một doanh nghiệp, tuy nhiên, điều quan trọng hơn nhiều là hồ sơ là chính xác. Do đó, nhiều doanh nghiệp sử dụng các chương trình kế toán máy tính chuyên dụng giúp việc lưu giữ hồ sơ chính xác dễ dàng hơn rất nhiều. Các chương trình này cũng làm cho nó đơn giản để phân tích và in hồ sơ khi được yêu cầu.
Lợi ích
Sổ sách kế toán có thể giúp một công ty quản lý dòng tiền của mình và có cái nhìn tổng quan về cả lợi nhuận và thua lỗ. Với thông tin này có sẵn, một công ty có thể dễ dàng lập kế hoạch dựa trên hiệu quả tài chính hiện tại và trong quá khứ.Ngoài ra, sổ sách kế toán cho phép một công ty bám sát nơi mọi xu đến với công ty, làm giảm khả năng ai đó có thể giữ bất hợp pháp một số tiền cho mình. Tuy nhiên, một trong những lý do quan trọng nhất để ghi sổ kế toán là Dịch vụ doanh thu nội bộ. Cơ quan này yêu cầu tất cả các doanh nghiệp, ngay cả các công ty nhỏ và tại nhà, phải giữ hồ sơ chính xác. Cơ quan thuế nhà nước và địa phương cũng có những yêu cầu này, và có những hình phạt tài chính nghiêm khắc đối với những người không tuân thủ.
Cân nhắc
Các hồ sơ được tạo ra bởi sổ sách kế toán thường đi vào hoạt động tại thời điểm thuế. Một công ty có thể sử dụng hồ sơ chính xác của mình để xác định số tiền thuế phải nộp cho các cơ quan thuế khác nhau. Nếu một trong các cơ quan phát hiện ra sự khác biệt trong tờ khai thuế, công ty có thể chuyển sang các hồ sơ này để chứng minh một con số. Điều này thậm chí có thể làm việc cho sổ sách cá nhân và gia đình, vì những thứ như quyên góp từ thiện và tiền lương cho nhân viên hộ gia đình có thể được theo dõi theo cách này.
Phòng ngừa / Giải pháp
Một doanh nghiệp có nhiều thu nhập và chi phí có thể thuê một nhân viên kế toán chuyên nghiệp để cung cấp dịch vụ lưu trữ hồ sơ. Thông thường, nhân viên kế toán làm việc trong khuôn viên của công ty, mặc dù một số nhân viên kế toán làm việc tại nhà hoặc văn phòng bên ngoài. Các kế toán viên chuyên nghiệp thường thành thạo các yêu cầu về thuế, điều này có thể mang lại lợi thế cho doanh nghiệp so với các công ty cố gắng tự mình tìm ra những điều này. Ngoài ra, nhiều kế toán viên chuyên nghiệp có kiến thức sâu rộng về các chương trình kế toán phổ biến nhất dành cho doanh nghiệp, giúp họ dễ dàng hiểu được các quy trình kế toán đã được thiết lập của các công ty thuê họ.
