Bất kỳ doanh nghiệp nào có một đội xe cần phải thực hiện các bước để giữ cho đội xe đó hoạt động đầy đủ. Cho dù đó là một công ty bảo mật với một số ít xe hơi, hay một công ty vận tải với đội xe hơn 100 chiếc, các chính sách phù hợp với công nghệ phù hợp có thể giúp việc quản lý đội xe dễ dàng hơn nhiều về thời gian và ngân sách của công ty.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Chính sách xe cộ
-
Trình theo dõi GPS (tùy chọn)
Giữ hồ sơ về người đang sử dụng phương tiện nào và khi nào. Đây có lẽ là phần cơ bản nhất của quản lý xe. Bạn cần biết lái xe nào có phương tiện gì, và trong thời gian nào. Vì vậy, bạn cần tạo một nhật ký để các trình điều khiển ký tên bao gồm tên tài xế, ngày, số xe, thời gian thực hiện và thời gian trả lại.
Giữ hồ sơ về tình trạng xe và số dặm. Bạn có thể dễ dàng thêm một vài phần bổ sung vào nhật ký xe mà tài xế phải điền vào khi chấp nhận một đội xe. Việc kiểm tra nhanh chiếc xe để tìm các dấu hiệu hoặc vết trầy xước, các sự cố cơ học và quãng đường trước và sau ca làm việc có thể giúp bạn tránh khỏi một thế giới rắc rối khi bảo trì và theo kịp các vấn đề. Hãy chắc chắn rằng việc bảo dưỡng thường xuyên được thực hiện trên các phương tiện theo số dặm và nếu bạn không làm việc đó trong nhà, hãy giữ các cuộc hẹn thường xuyên với một cửa hàng tự động để giữ cho đội xe của bạn được điều chỉnh và sửa chữa.
Lưu trữ tất cả các hồ sơ cả vật lý và kỹ thuật số. Nếu bạn chuyển các bản ghi qua máy tính thì chúng sẽ dễ dàng tra cứu, nhưng bản sao vật lý cũng nên được lưu trữ trong trường hợp bạn cần xác minh những gì máy tính nói với bạn.
Đặt thiết bị theo dõi GPS trên xe của hạm đội của bạn. Điều này là không cần thiết, nhưng nó rất hữu ích, đặc biệt nếu các phương tiện hạm đội của bạn đi rất xa, chẳng hạn như với đội xe bán tải. Các thiết bị theo dõi GPS sẽ cho bạn biết các phương tiện đang ở đâu vào thời gian nào và nó có thể loại bỏ sự cần thiết của tài xế để gọi và kiểm tra với căn cứ. Nó cũng sẽ loại bỏ việc lái xe không cần thiết bởi vì mô hình lái xe có thể được kiểm tra. Cuối cùng, các thiết bị theo dõi GPS rất hữu ích trong trường hợp một chiếc xe hạm đội bị đánh cắp.
