Cho dù bạn được chỉ định làm chủ tịch gây quỹ cho một tổ chức hoặc quyết định tự mình hành động, việc lên kế hoạch cho một sự kiện gây quỹ thành công đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Một sự kiện bữa tối bí ẩn là một sự thay thế thú vị cho một buổi gây quỹ bữa tối cà vạt đen truyền thống. Một đoàn kịch diễn xuất một vở kịch bí ẩn trong khi khách thưởng thức một bữa ăn được phục vụ. Thông thường, các diễn viên tương tác với khán giả, mời họ thử giải bí ẩn. Là người tổ chức, bạn sẽ có sự hài lòng không chỉ gây quỹ cho tổ chức của mình mà còn tổ chức một sự kiện đáng nhớ cho khách của bạn.
Tranh thủ sự giúp đỡ của những người khác trong tổ chức. Đối với một sự kiện từ trung bình đến lớn, có lẽ bạn sẽ cần phải ủy thác một số nhiệm vụ để hoàn thành tất cả các mục tiêu của mình. Bạn sẽ cần những người có thể giúp tổ chức phục vụ ăn uống, giải trí và các khía cạnh tài chính của sự kiện. Nếu bạn có đủ tình nguyện viên, bạn có thể muốn thành lập các ủy ban được giao cho các nhiệm vụ khác nhau.
Đặt mục tiêu gây quỹ. Tính toán số tiền bạn muốn quyên góp cho tổ chức và thêm chi phí tổ chức sự kiện. Ngân sách của bạn nên bao gồm giá của địa điểm, quảng cáo, trang trí, dịch vụ ăn uống, đoàn kịch và dọn dẹp. Giữ hồ sơ của tất cả các khía cạnh tài chính của sự kiện cho mục đích thuế.
Đặt ngày cho sự kiện và lên lịch các cuộc họp với các tình nguyện viên hoặc ủy ban khác. Các cuộc họp này sẽ đóng vai trò kiểm tra tiến độ và có thể giúp ngăn ngừa các vấn đề và xung đột trong quá trình lập kế hoạch. Thảo luận về kế hoạch dự phòng trong trường hợp có vấn đề tiềm ẩn, chẳng hạn như các diễn viên không xuất hiện.
Đặt một địa điểm. Không gian cần để chứa một khu vực ăn uống, khu vực tổ chức và nhà bếp cho người phục vụ. Nhiều địa điểm cộng đồng lấp đầy nhanh chóng, vì vậy hãy đặt một địa điểm ngay khi bạn đặt một ngày cho bữa tối bí ẩn của bạn.
Thuê một đoàn kịch và công ty phục vụ. Bạn sẽ cần một đoàn chuyên về các vở kịch bí ẩn hoặc có kinh nghiệm biểu diễn cho các sự kiện bữa tối bí ẩn. Khi thuê một người cung cấp thực phẩm, hãy tìm một chuyên gia về bữa tối gây quỹ và cung cấp các tùy chọn trong ngân sách của bạn.
Đặt giá vé dựa trên chi phí tổ chức sự kiện. Bạn sẽ cần tính toán chi phí cho mỗi đầu người. Ví dụ: nếu chi phí phục vụ là 10 đô la một người và chi phí cho đoàn kịch diễn xuất trung bình 10 đô la mỗi người, chi phí cho mỗi đầu người của bạn là khoảng 20 đô la. Hầu hết các tổ chức đặt giá vé ở mức gấp đôi chi phí trên đầu người, vì vậy trong ví dụ này, vé tham dự sự kiện sẽ là 40 đô la.
Quảng cáo sự kiện của bạn. Thiết lập một trang web và hướng mọi người đến trang web để biết thêm thông tin về tất cả các tài liệu quảng cáo. Trang web phải chứa thông tin về ngày, thời gian, địa điểm và chi phí vé cũng như thông tin về tổ chức của bạn và cách thức huy động vốn sẽ được sử dụng.
Lời khuyên
-
Ý tưởng quảng cáo rẻ tiền bao gồm các trang web mạng xã hội, tờ quảng cáo và áp phích. Một số tờ báo và đài phát thanh cho phép các tổ chức phi lợi nhuận quảng cáo các sự kiện của họ miễn phí.
