Một bản tóm tắt điều hành có thể đi kèm với bất kỳ loại báo cáo nào - nó chỉ đơn giản là tổng hợp các chi tiết quan trọng nếu khán giả của bạn không muốn đọc qua toàn bộ báo cáo. Sự khác biệt là trong các chi tiết tốt hơn. Bạn phải tinh chỉnh định dạng chuẩn để phù hợp với chủ đề và đối tượng của bạn. Nếu đối tượng của bạn là quân đội, Nhóm tiếp thị chiến lược cảnh báo rằng chỉ riêng Hải quân tạo ra hơn 500 triệu trang tài liệu mỗi năm. Giữ điều này trong tâm trí nên là mối quan tâm hàng đầu của bạn bởi vì nhân sự có thể không có nhiều thời gian để dành cho các trang của bạn.
Sắp xếp thông tin của bạn
Thử thách đầu tiên của bạn là sắp xếp thông tin trong báo cáo để bạn có thể kết hợp các phần quan trọng nhất trong một tài liệu ngắn hơn nhiều - tóm tắt của bạn. Xem lại toàn bộ báo cáo và loại bỏ thông tin bạn muốn đưa vào tóm tắt của bạn. Thứ tự trình bày phải tương tự như cách thông tin xuất hiện trong bản báo cáo. Bao gồm các tiêu đề trong tóm tắt của bạn phù hợp hoặc có thể dễ dàng kết nối với các phần trong báo cáo của bạn. Nếu báo cáo của bạn không cho vay theo tiêu đề, bạn có thể tạo các ký hiệu trong bản tóm tắt của mình khi bạn viết nó, hướng dẫn người đọc của bạn đến nơi trong báo cáo dài hơn, anh ta có thể tìm thấy thông tin sâu hơn. Bạn không muốn đưa dữ liệu cụ thể vào tóm tắt của mình nhưng người đọc của bạn sẽ có thể tìm thấy nó nếu anh ta muốn biết thêm.
Viết tóm tắt
Mục đích của một bản tóm tắt là giải thích một cách nhanh chóng nhất có thể tất cả các thông tin cơ bản mà người đọc của bạn cần để đưa ra quyết định liên quan đến vấn đề mà bạn đã giải quyết. Cấu trúc tóm tắt của bạn để thông tin quan trọng nhất xuất hiện ở đầu. Điều này nên bao gồm đề cập đến mục đích và phạm vi báo cáo của bạn và có thể cả kết luận của bạn nữa. Bạn có thể không muốn để khán giả quân sự của mình đoán cho đến khi tóm tắt đoạn cuối của bạn. Tùy thuộc vào nội dung của báo cáo, sau đó bạn có thể làm theo các quy trình sẽ được thực hiện, nghiên cứu bạn đã thực hiện, phân tích, lựa chọn và quyết định cuối cùng của bạn. Giữ các đoạn văn của bạn ngắn, không quá bảy hoặc tám câu và dành mỗi đoạn cho một phần trong báo cáo của bạn. Ở trong vòng ba trang trừ khi bạn tóm tắt báo cáo kỹ thuật. Trong trường hợp này, tóm tắt của bạn có thể lên tới 10 phần trăm các trang trong báo cáo của bạn, nhưng nếu quá dài, bạn có thể viết hai bản tóm tắt riêng biệt. Bài viết dài hơn có thể giải quyết các vấn đề kỹ thuật và bản tóm tắt 3 trang ngắn hơn có thể cung cấp tổng quan về toàn bộ báo cáo. Don lồng nhảy qua lại giữa thì quá khứ, hiện tại và tương lai - điều này làm chậm khả năng đọc.
Phát biểu với khán giả quân sự
Nhóm tiếp thị chiến lược khuyên rằng phong cách viết tiêu chuẩn của Quân đội đòi hỏi một thông điệp rõ ràng thúc đẩy việc đọc nhanh. Nếu báo cáo của bạn liên quan đến việc đưa ra một cú ném cho bất kỳ ai trong bất kỳ nhánh nào của lực lượng vũ trang, hãy giữ các câu tóm tắt ngắn gọn của bạn và cho điểm. Tránh nêu ý kiến, chẳng hạn như, tôi nghĩ điều này sẽ hiệu quả vì X bằng Z. Trọng Bạn có thể bỏ sáu từ bằng cách chỉ rõ, Nghĩa X bằng Z, Sau đó đưa ra các sự kiện quan trọng nhất của bạn và tương quan với kết quả dự đoán của bạn.
Thận trọng
Hãy xem xét độc giả của bạn nếu bạn đang thảo luận về các vấn đề quân sự. Nếu bạn là thành viên của lực lượng vũ trang và bạn viết thư cho một thực thể dân sự, hãy đảm bảo rằng bạn không bao gồm bất kỳ thông tin nào mà bí mật mà bí mật hoặc vi phạm an ninh. Nếu bạn đang viết báo cáo và tóm tắt cho cấp trên, cả hai có thể chuyển qua tay khác trước khi đến bàn của anh ấy, vì vậy hãy đảm bảo mọi người liên quan đều được xóa để đọc những gì bạn đã viết.
