Các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung, hoặc GAAP, chỉ định số dư tự nhiên của các tài khoản và cho các công ty biết liệu một tài khoản cụ thể nên có số dư tín dụng hay ghi nợ. Các tài khoản tài chính vận hành gam từ tài sản và nợ đến các khoản mục vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí. Ủy ban Chứng khoán và Giao dịch Hoa Kỳ xác định cân bằng tài khoản là một tính năng trung tâm của báo cáo tài chính hợp lý.
Số dư tài khoản
Trong kế toán, tài sản và chi phí thường có số dư nợ, nghĩa là một kế toán viên của công ty ghi nợ chúng để tăng số tiền tài khoản. Doanh thu, các khoản mục vốn và nợ phải trả có số dư tín dụng, vì vậy kế toán ghi có các tài khoản này để tăng chúng. Bất kỳ thay đổi nào đối với thứ tự thông thường này đều tạo ra sự không chính xác trong quy trình lưu giữ hồ sơ và có thể dẫn đến báo cáo tài chính sai sót. Ví dụ: nếu một nhân viên kế toán ghi nhầm vào tài khoản chi phí bảo hiểm để ghi lại khoản thanh toán phí bảo hiểm, thì mục đó nhấn mạnh số tiền chi phí bảo hiểm được báo cáo trong báo cáo lãi lỗ. Gạch dưới có nghĩa là đại diện ít quan trọng hơn hoặc giảm số lượng của một khoản mục kế toán.
Báo cáo tài chính
Để có được sự tin tưởng của công chúng và các nhà đầu tư, một công ty phải ghi lại đúng các giao dịch và báo cáo dữ liệu hiệu suất vào cuối một giai đoạn nhất định, chẳng hạn như một quý hoặc năm tài chính. Báo cáo chính xác đòi hỏi phải xem xét kỹ lưỡng số dư tài khoản. Một bộ báo cáo tài chính hoàn chỉnh bao gồm báo cáo thay đổi vốn cổ đông, báo cáo thu nhập, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và báo cáo tình hình tài chính, còn được gọi là bảng cân đối.
Hướng dẫn kiểm toán
Kiểm toán viên bên ngoài đào sâu vào hồ sơ của công ty để đánh giá độ chính xác của số hiệu suất, chú ý đến từng tài khoản chính để xác định số dư của nó. Các nhà đánh giá doanh nghiệp xem xét các tài khoản phụ từ trong ra ngoài và cả từ bên ngoài để hiểu các giao dịch đã thực hiện trong tài khoản chính. Ví dụ, kiểm toán viên có thể xem xét các tài khoản phải trả trong bảng cân đối kế toán và xác định tất cả các mục nhật ký dẫn đến số dư tài khoản. Điều này thể hiện một bên ngoài theo cách tiếp cận của người Viking Trong kịch bản này, một bài đánh giá bên trong ra bên ngoài sẽ có hành trình phân tích ngược lại.
Sự tham gia của nhân viên
Trong bối cảnh doanh nghiệp, nhân sự đảm bảo rằng các tài khoản có số dư chính xác bao gồm kế toán, kế toán và quản lý tài chính. Kiểm soát chi phí và giám sát ngân sách cũng giúp lưu trữ hồ sơ và báo cáo.
